Mettre en place un Archivage Electronique et organiser votre Gestion Documentaire - Avec Certificat DIGITT

  • Cursus de digital learning + formation en présentiel ou classe virtuelle + évaluation
  • Formation
  • présentiel ou à distance
  • Réf 6100

Profitez d’un parcours complet pour cerner le cadre légal et réglementaire de l'archivage électronique, organiser votre Gestion Documentaire selon les principes du Records Management et certifier vos compétences digitales via le certificat DiGiTT.

Objectifs

  • Identifier les enjeux du numérique et maîtriser les nouveaux usages associés en matière de communication, web marketing, contenus, mobilité, expérience client, collaboratif, data, technologie et commerce connecté
  • Maîtriser les technologies, les outils et solutions existantes d’archivage électroniques : supports, formats, progiciels...
  • Organiser votre Gestion Documentaire et votre Archivage selon les principes du Records Management

Certification

Véritable cartographie des compétences digitales, le certificat DiGiTT permet aux individus de se positionner face aux exigences numériques du monde professionnel, de relever le défi des emplois de demain et d’être dans une dynamique de formation tout au long de la vie.

Le certificat DiGiTT permet d'évaluer les 9 grandes compétences des actifs liées à la transformation numérique des organisations. Il garantit le profil numérique de l’individu et reste valide pendant 3 ans.

La moyenne des résultats obtenus à la certification DIGiTT par les participants formés par Comundi était de 817/1000 en 2020.

Pré-requis

  • Il est nécessaire de savoir utiliser un ordinateur ou une tablette, et de savoir lire.
  • Travailler dans un service de documentation / d'archives ou être en charge de la gestion des archives

Cibles

  • Toute personne devant organiser l'archivage électronique de documents et gérer leur conservation pérenne et réglementaire : délégué à la protection des données, archiviste, etc.

Les plus

  • Un parcours très complet pour développer vos compétences digitales
  • Identifier son profil numérique via un pré-diagnostic de vos compétences digitales
  • Votre employabilité renforcée grâce à l’obtention du certificat DiGiTT, certification reconnue par l’Etat et demandée par les entreprises

Modalités pédagogiques

  • Formations en ligne individualisées (e-learning) d'une durée de 10 à 20 heures avec formation en présentiel de 7 heures.
  • Exemples concrets de documents pour illustrer les différents types/natures des fonds documentaires des entreprises.
  • Utilisation d’une solution en ligne pour illustrer les fonctionnalités : logiciel MAARCH.

Suivi et évaluation des acquis

  • Evaluation à chaud de la formation en présentielle : questionnaires de satisfaction complétés par les participants et le formateur
  • Passage de la certification DiGiTT en fin de formation à distance via une plateforme sécurisée – un certificat reconnu composé de 100 questions (90 minutes)                                     
  • La certification en ligne se fait sur un créneau de 2 heures, depuis le lieu de son choix, avec un poste de travail équipé d’une webcam et d’un micro avec une bonne connexion Internet.
  • A l’issue du test, l’étudiant reçoit par mail un accès à sa restitution individuelle et détaillée ainsi que son certificat. Cela lui permet de se situer et de progresser.

1/ Auto diagnostic pour identifier votre profil numérique suivi d’une restitution personnelle et détaillée donnant lieu à une préparation au certificat DiGiTT.

2/ Accès à une digithèque en auto-formation avec plus de 300 contenus pédagogiques (vidéos, articles, … ) sélectionnés et mis à jour par des experts.

La restitution personnalisée remise suite à votre pré-diagnostic permet de vous guider dans votre apprentissage sur le choix des rubriques, des vidéos et des articles à consulter en priorité.

9 grandes compétences digitales sont couvertes à travers ce dispositif de digital learning.

  • 1. Les bases de la transformation numérique - Comprendre en quoi le digital impacte son métier et son secteur d'activité au quotidien, dans un proche avenir et sur le long terme
  • 2. Communication et Collaboration - Communiquer et travailler avec les autres grâce aux outils digitaux
  • 3. Contenus numériques - Créer, développer et partager les contenus numériques
  • 4. Sécurité & Technologie - Se protéger des menaces liées à l'utilisation d'outils numériques
  • 5. Résolution de problèmes - Trouver et résoudre les problèmes liés à l'utilisation des outils numériques, rester à la pointe en faisant évoluer ses compétences
  • 6. Mobilité - Utiliser les moyens de communication en situation de mobilité
  • 7. Webmarketing - Appliquer les techniques du marketing sur les supports numériques pour toucher les prospects et les clients
  • 8. Data & innovation - Gérer de grandes quantités de données générées par les usages du numérique et intégrer les innovations
  • 9. E-commerce - Acheter ou vendre sur Internet grâce aux différents sites et plateformes, en toute sécurité

3/ Formation en présentiel ou classe virtuelle : Mettre en place un Archivage Electronique et organiser votre Gestion Documentaire

Les archives électroniques : place dans l'entreprise et intégration au système d'information

  • Documents électroniques et spécificités des nouveaux documents

Mesurer l'importance des archives vitales

  • Exemple d'archives vitales : statuts légaux et financiers, conseils et comités, assurances, patentes, stocks...

Le cadre légal de l'archivage électronique et son évolution : loi, décrets, instructions

  • La signature électronique et la loi du 13 mars 2000

Les normes organisationnelles et techniques applicables

  • Comprendre les implications des normes de management de l'archivage électronique

Point sur les normes techniques : support de stockage et format

  • Projet ISO 18509 sur le stockage à long terme des données dans les systèmes informatiques
  • Les différents formats possibles pour la conservation et la diffusion : XML, PDF/A

Cas pratique : dématérialiser les contrats clients avec l'application de la norme NF Z42-013

Choix des solutions applicatives et mise oeuvre

  • Panorama des solutions matérielles et progiciels : solution interne ou externalisation ?

L'information technique nécessaire pour assurer un accès futur aux documents numériques

  • Les métadonnées relatives au document et au système d'information

Point sur la fiabilité des solutions d'archivage électronique proposées

  • Migrations technologiques, émulation, compilation, encapsulage, ordinateur universel

Etude de cas : analyser une stratégie de migration technologique de documents électroniques

Conduite de projet et cahier des charges

  • La gestion du projet pour la mise en œuvre : cahier des charges, appel d'offres, acteurs, rôles, tâches, phases, contenu et choix des prestataires...

Cas d'entreprise : construire une trame de cahier des charges de mise en œuvre pour garantir le respect de la norme Z42-013

4/ Passage de la certification DiGiTT

Du 09 au 10 janv. 2023

Paris

Du 16 au 17 févr. 2023

Paris

Du 11 au 12 avr. 2023

A distance

Du 03 au 04 juill. 2023

Paris

Du 11 au 12 oct. 2023

A distance

Jacques LERET

Jacques L. - Consultant expert en projet de dématérialisation (BPM, GED-ECM, Archivage, Collaboratif, Gouvernance, …)

Jacques LERET (ESTP 78) a débuté sa carrière dans le domaine du Calcul de Structures (Kléber Colombes) pour la simulation des pneumatiques.Première activité qui le conduit naturellement vers la CFAO, naissante à l’époque, comme...

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