Formation du catalogue Comundi pour votre entreprise dans vos locaux, chez nous ou à distance.
- Formation
- Réf. 10860
Formation : Mettre en place un archivage électronique et organiser votre gestion documentaire
Enjeux stratégiques et organisationnels, règlementations, normes
- Best
- 2 jours (14 heures)
- Présentiel ou à distance
En attribuant une valeur probatoire équivalente aux "Écrits" sur support numérique et sur support papier, la loi du 13 mars 2000 a créé les conditions qui fondent l'archivage électronique.
Aujourd’hui la dématérialisation des documents est une condition préalable pour introduire la Transformation Numérique des entreprises. Les volumes croissants des documents en format numérique et la conformité aux exigences légales et règlementaires justifient pleinement l'intégration d'une gestion documentaire et d'un archivage électronique au sein du système d'information des entreprises.
Pour cela, l’identification, la collecte, la gestion des documents, puis la conservation des archives en format numérique nécessitent une approche et une gestion globale des documents tout au long de leur cycle de vie, c’est-à-dire depuis leur création ou leur réception jusqu'à leur destruction.
Comundi organise cette formation afin de vous aider à mettre en place et exploiter un système d'archivage électronique (SAE) conforme et efficace, mais également et principalement, à organiser et structurer votre gestion documentaire, en amont de l’archivage, selon les principes du Records Management.
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Formation : Mettre en place un archivage électronique et organiser votre gestion documentaire
Objectifs
- Cerner le cadre légal et règlementaire de l'archivage électronique
- Maîtriser les technologies, les outils et solutions existantes d’archivage électroniques : supports, formats, progiciels...
- Organiser votre gestion documentaire et votre archivage selon les principes du Records Management
Pré-requis
- Travailler dans un service de documentation/d'archives ou être en charge de la gestion des archives
Cibles
- Délégué à la protection des données, archiviste...
- Toute personne devant organiser l'archivage électronique de documents et gérer leur conservation pérenne et règlementaire
Les plus
- Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure
Modalités pédagogiques
- Exemples concrets de documents pour illustrer les différents types/natures des fonds documentaires des entreprises.
- Utilisation d’une solution en ligne pour illustrer les fonctionnalités : logiciel MAARCH.
- Retours d’expériences : Transformation Numérique, GED, Archivage.
Suivi et évaluation des acquis
- Autopositionnement en amont et évaluation des acquis en aval
- Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7
Indicateurs de résultats
- SATISFACTION 2021 : 100% (9 apprenants) | 1er Semestre 2023 : 100% (2 apprenants) | 2ème Semestre 2023 : 100% (4 apprenants)
- ATTEINTE DES OBJECTIFS 2ème Semestre 2023 : 50% Acquis (6 apprenants) / 50% À mettre en pratique (6 apprenants)
1/ De l'archivage traditionnel à l'archivage électronique
- Rappel des principes et obligations attachés à l'archivage traditionnel
- De la GED au Records Management : évolution de la dématérialisation des documents depuis 2000
- Enjeux de l'archivage électronique et du "Records Management" : un projet d’entreprise, toutes les activités sont concernées
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Illustration
2/ Contextes juridique et normatif attachés aux documents numériques
- Le contexte juridique : la valeur probante, la copie fidèle, les évolutions des règlementations
- Le contexte normatif : la norme NFZ42-013 et la définition du SAE (Système d’Archivage Électronique)
- Intégrer l'archivage électronique au sein du système d'information – Nécessité du Records Management
3/ Intégration de la gestion des documents et des archives électroniques au S.I.
- Périmètre fonctionnel du système d’archivage électronique et du Records Management.
- Les bonnes pratiques documentaires versus les processus métiers
- Alimentation et gestion des documents et des archives en format numériques
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Démonstration en ligne du SAE Maarch et de la GED LogicalDOC
4/ Mise en œuvre d'un Système d’Archivage Electronique
- Le projet pour la mise en œuvre d'un SAE : démarche, organisation, …
- Solutions et prestataires du marché pour le choix d'un Système d’Archivage Electronique
- Coûts et retours d'expérience
- Synthèse et bilan : ce qu'il faut retenir …
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Étude de cas
Formateurs
Jacques L.
Consultant expert en projet de dématérialisation (BPM, GED-ECM, Archivage, Collaboratif, Gouvernance, …)
Jacques LERET (ESTP 78) a débuté sa carrière dans le domaine du Calcul de Structures (Kléber Colombes) pour la simulation des pneumatiques.Première activité qui le conduit naturellement vers la CFAO, naissante à l’époque, comme...
En savoir plusCe produit a été mis à jour le 15/09/2025
à partir de 1450 € HT
Inscription possible 48h avant la formation. En deçà, vous pouvez contacter notre Service Clients pour vous assurer de la disponibilité.
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