Formation - Mettre en place un Archivage Electronique et organiser votre Gestion Documentaire

Les enjeux de pérennité de la conservation des documents électroniques

Les archives électroniques : place dans l'entreprise et intégration au système d'information

• Documents électroniques et spécificités des nouveaux documents : origine, typologie, formats, production, gestion, original et copie, stockage et relecture des données
• L'archivage électronique au sein du système d'information

Mesurer l'importance des archives vitales

• Quelle différence entre documents vitaux et documents sensibles ?
• Exemple d'archives vitales : statuts légaux et financiers, conseils et comités, assurances, patentes, stocks...

Le cadre légal de l'archivage électronique et son évolution : loi, décrets, instructions

• La signature électronique et la loi du 13 mars 2000 : confidentialité, tiers de confiance, certification électronique...
• Archiver la valeur probante des documents électroniques

Les normes organisationnelles et techniques applicables

Comprendre les implications des normes de management de l'archivage électronique

• Impact de la norme internationale sur le Records Management, ISO/15489-1-2
• Positionner la Norme AFNOR NF Z 42-013 dans son cadre juridique, normatif et réglementaire

Point sur les normes techniques : support de stockage et format

• Projet ISO 18509 sur le stockage à long terme des données dans les systèmes informatiques
• Les différents formats possibles pour la conservation et la diffusion : XML, PDF/A

Cas pratique : dématérialiser les contrats clients avec l'application de la norme NF Z42-013

Choix des solutions applicatives et mise oeuvre

Panorama des solutions matérielles et progiciels : solution interne ou externalisation ?

• CD, DVD, disque optique, microfilm : maîtriser les spécificités des différents supports de stockage
• Identifier les solutions logiciels applicatives : avantages et inconvénients 
• Les choix de mise en oeuvre et audit : coûts, avantages et inconvénients

L'information technique nécessaire pour assurer un accès futur aux documents numériques

• Générer une information détaillée sur les documents eux-mêmes 
• Les métadonnées relatives au document : information d'identification, de provenance, de contexte, de fixité, de gestion, préservation, de recherche...
• Les métadonnées relatives au système d'information : information sur les hommes, les techniques

Point sur la fiabilité des solutions d'archivage électronique proposées

• Migrations technologiques, émulation, compilation, encapsulage, ordinateur universel... : définition et comparaison
• Choisir les documents à conserver, à faire évoluer et arbitrer entre les différentes solutions en fonction des coûts et de la valeur stratégique ou juridique de vos documents

Etude de cas : analyser une stratégie de migration technologique de documents électroniques

Conduite de projet et cahier des charges

La gestion du projet pour la mise en oeuvre : cahier des charges, appel d'offres, acteurs, rôles, tâches, phases, contenu et choix des prestataires...

• Le démarrage de votre projet : information et formation au sein de votre entreprise
• Le déploiement du système après sa réalisation

Cas d'entreprise : construire une trame de cahier des charges de mise en oeuvre pour garantir le respect de la norme Z42-013