Formation - Mettre en place un Archivage Electronique et organiser votre Gestion Documentaire

Enjeux stratégiques et organisationnels, réglementations, normes

2 Jours - 14 Heures
Formation
présentiel ou à distance
Réf DU35

En attribuant une valeur probatoire équivalente aux "Ecrits" sur support numérique et sur support papier, la loi du 13 mars 2000 a créé les conditions qui fondent l'Archivage Electronique.

Aujourd’hui la dématérialisation des documents est une condition préalable pour introduire la Transformation Numérique des entreprises. Les volumes croissants des documents en format numérique et la conformité aux exigences légales et règlementaires justifient pleinement l'intégration d'une Gestion Documentaire et d'un Archivage Electronique au sein du système d'information des entreprises.

Pour cela, l’identification, la collecte, la gestion des documents puis la conservation des archives en format numérique nécessitent une approche et une gestion globale des documents tout au long de leur cycle de vie, c’est-à-dire depuis leur création ou leur réception jusqu'à leur destruction.

Comundi organise cette formation afin de vous aider à mettre en place et exploiter un système d'archivage électronique (SAE) conforme et efficace, mais également et principalement à organiser et structurer votre gestion documentaire, en amont de l’archivage, selon les principes du Records Management.

Vous pouvez suivre cette formation avec le certificat DiGiTT en complément : Certification DIGITT - Mettre en place un Archivage Electronique et organiser votre Gestion Documentaire

Objectifs

Cerner le cadre légal et réglementaire de l'archivage électronique
Maîtriser les technologies, les outils et solutions existantes d’archivage électroniques : supports, formats, progiciels...
Organiser votre Gestion Documentaire et votre Archivage selon les principes du Records Management

Pré-requis

Travailler dans un service de documentation / d'archives ou être en charge de la gestion des archives

Cibles

Délégué à la protection des données, archiviste...
Toute personne devant organiser l'archivage électronique de documents et gérer leur conservation pérenne et réglementaire

Les plus

Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

Exemples concrets de documents pour illustrer les différents types/natures des fonds documentaires des entreprises.
Utilisation d’une solution en ligne pour illustrer les fonctionnalités : logiciel MAARCH.
Retours d’expériences : Transformation Numérique, GED, Archivage.

Suivi et évaluation des acquis

Evaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

Satisfaction (2021) : 100%

1/ De l'archivage traditionnel à l'archivage électronique

Rappel des principes et obligations attachés à l'archivage traditionnel
De la GED au records management : évolution de la dématérialisation des documents depuis 2000
Enjeux de l'archivage électronique et du "records management" : un projet d’entreprise, toutes les activités sont concernées

Illustration : le cycle de vis des documents et le cas des factures fournisseurs et clients

2/ Contextes juridique et normatif attachés aux documents numériques

Le contexte juridique : la valeur probante, la copie fidèle, les évolutions des règlementations
Le contexte normatif : la norme NFZ42-013 et la définition du SAE (Système d’Archivage Electronique)
Intégrer l'archivage électronique au sein du système d'information – Nécessité du records management

3/ Intégration de la gestion des documents et des archives électroniques au S.I.

Périmètre fonctionnel du système d’archivage électronique et du records management.
Les bonnes pratiques documentaires versus les processus métiers
Alimentation et gestion des documents et des archives en format numériques

Démonstration en ligne du SAE Maarch et de la GED LogicalDOC

4/ Mise en oeuvre d'un Système d’Archivage Electronique

Le projet pour la mise en œuvre d'un SAE : démarche, organisation, …
Solutions et prestataires du marché pour le choix d'un Système d’Archivage Electronique
Coûts et retours d'expérience
Synthèse et bilan : ce qu'il faut retenir …

Etude de cas : analyse d'une stratégie de migration technologique de documents éléctroniques

Du 11 au 12 avr. 2023

A distance

Du 03 au 04 juill. 2023

Paris

Du 11 au 12 oct. 2023

A distance

Jacques L. - Consultant expert en projet de dématérialisation (BPM, GED-ECM, Archivage, Collaboratif, Gouvernance, …)

Jacques LERET (ESTP 78) a débuté sa carrière dans le domaine du Calcul de Structures (Kléber Colombes) pour la simulation des pneumatiques.Première activité qui le conduit naturellement vers la CFAO, naissante à l’époque, comme...