Formation - Mettre en place un Archivage Electronique et organiser votre Gestion Documentaire

Enjeux stratégiques et organisationnels, réglementations, normes

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • présentiel ou à distance
  • Réf DU35
circonstances sanitaires

Depuis la crise sanitaire, Comundi propose l’intégralité de son offre en présentiel ou à distance. Pour des raisons d’efficacité pédagogique, Comundi peut transformer une session présentielle en distanciel, tout en conservant le programme et la durée.

En attribuant une même valeur probatoire aux Ecrits en format numérique et/ou papier, la loi du 13 mars 2000 est a l’origine de l'Archivage Electronique.

Aujourd’hui la Transformation Numérique des entreprises et la Dématérialisation des échanges, les volumes d’archives électroniques justifient pleinement le recours à l’Archivage Electronique : les exigences légales et règlementaires s’imposent à tous les entreprises, quelle que soit la nature des documents à conserver.

Pour cela l’identification, la collecte et la conservation des archives numériques nécessitent une approche et une organisation globale tout au long du cycle de vie des documents.

Comundi organise cette formation afin de vous aider à mettre en place et exploiter votre système d'archivage électronique conforme et efficace.
Mais également et principalement à organiser et structurer votre gestion documentaire, nécessaire en amont de l’archivage, selon les principes du Records Management.

Vous pouvez suivre cette formation dans le cadre d'un parcours certifiant éligible au CPF : Certification DIGITT - Mettre en place un Archivage Electronique et organiser votre Gestion Documentaire

Objectifs

  • Cerner le cadre légal et réglementaire de l'archivage électronique
  • Maîtriser les technologies, les outils et solutions existantes d’archivage électroniques : supports, formats, progiciels...
  • Organiser votre Gestion Documentaire et votre Archivage selon les principes du Records Management

Pré-requis

  • Travailler dans un service de documentation / d'archives ou être en charge de la gestion des archives

Cibles

  • Toute personne devant organiser l'archivage électronique de documents et gérer leur conservation pérenne et réglementaire : délégué à la protection des données, archiviste, etc.

Les plus

  • Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

  • Exemples concrets de documents pour illustrer les différents types/natures des fonds documentaires des entreprises.
  • Utilisation d’une solution en ligne pour illustrer les fonctionnalités : logiciel MAARCH.
  • Retours d’expériences : Transformation Numérique, GED, Archivage.

Suivi et évaluation des acquis

  • Evaluation de la formation par les participants
  • Remise d'une attestation de fin de formation

Les enjeux de pérennité de la conservation des documents électroniques

Les archives électroniques : place dans l'entreprise et intégration au système d'information

  • Documents électroniques et spécificités des nouveaux documents : origine, typologie, formats, production, gestion, original et copie, stockage et relecture des données
  • L'archivage électronique au sein du système d'information

Mesurer l'importance des archives vitales

  • Quelle différence entre documents vitaux et documents sensibles ?
  • Exemple d'archives vitales : statuts légaux et financiers, conseils et comités, assurances, patentes, stocks...

Le cadre légal de l'archivage électronique et son évolution : loi, décrets, instructions

  • La signature électronique et la loi du 13 mars 2000 : confidentialité, tiers de confiance, certification électronique...
  • Archiver la valeur probante des documents électroniques

Les normes organisationnelles et techniques applicables

Comprendre les implications des normes de management de l'archivage électronique

  • Impact de la norme internationale sur le Records Management, ISO/15489-1-2
  • Positionner la Norme AFNOR NF Z 42-013 dans son cadre juridique, normatif et réglementaire

Point sur les normes techniques : support de stockage et format

  • Projet ISO 18509 sur le stockage à long terme des données dans les systèmes informatiques
  • Les différents formats possibles pour la conservation et la diffusion : XML, PDF/A

Cas pratique : dématérialiser les contrats clients avec l'application de la norme NF Z42-013

Choix des solutions applicatives et mise oeuvre

Panorama des solutions matérielles et progiciels : solution interne ou externalisation ?

  • CD, DVD, disque optique, microfilm : maîtriser les spécificités des différents supports de stockage
  • Identifier les solutions logiciels applicatives : avantages et inconvénients 
  • Les choix de mise en oeuvre et audit : coûts, avantages et inconvénients

L'information technique nécessaire pour assurer un accès futur aux documents numériques

  • Générer une information détaillée sur les documents eux-mêmes 
  • Les métadonnées relatives au document : information d'identification, de provenance, de contexte, de fixité, de gestion, préservation, de recherche...
  • Les métadonnées relatives au système d'information : information sur les hommes, les techniques

Point sur la fiabilité des solutions d'archivage électronique proposées

  • Migrations technologiques, émulation, compilation, encapsulage, ordinateur universel... : définition et comparaison
  • Choisir les documents à conserver, à faire évoluer et arbitrer entre les différentes solutions en fonction des coûts et de la valeur stratégique ou juridique de vos documents

Etude de cas : analyser une stratégie de migration technologique de documents électroniques

Conduite de projet et cahier des charges

La gestion du projet pour la mise en oeuvre : cahier des charges, appel d'offres, acteurs, rôles, tâches, phases, contenu et choix des prestataires...

  • Le démarrage de votre projet : information et formation au sein de votre entreprise
  • Le déploiement du système après sa réalisation

Cas d'entreprise : construire une trame de cahier des charges de mise en oeuvre pour garantir le respect de la norme Z42-013

Du 14 au 15 oct. 2021

A distance

Du 29 au 30 nov. 2021

A distance

Du 07 au 08 mars 2022

Paris

Du 23 au 24 juin 2022

A distance

Du 29 au 30 sept. 2022

Paris

Du 16 au 17 nov. 2022

A distance

Jacques LERET

Jacques L. - Consultant expert en projet de dématérialisation (BPM, GED-ECM, Archivage, Collaboratif, Gouvernance, …)

Jacques LERET (ESTP 78) a débuté sa carrière dans le domaine du Calcul de Structures (Kléber Colombes) pour la simulation des pneumatiques.Première activité qui le conduit naturellement vers la CFAO, naissante à l’époque, comme...

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