Formation : Assistant (e) RH : renforcer son efficacité et optimiser son organisation

JOUR 1 DE LA FORMATION

1 - Se positionner dans ses fonctions d'Assistant RH

 Partage d'expériences sur vos missions actuelles et vos souhaits d'évolution

L'entreprise en pleine mutation : les RH au cœur des changements

• Les étapes de maturation de la fonction
• Où en sommes nous aujourd'hui ?

Faire le point sur l'étendue des missions de l'Assistant RH

• La dualité de la fonction : gestion courante et suivi de projets
• Les effets de la taille, de secteur et de l'historique de la fonction dans
• l'entreprise
• La coopération au coeur du développement de la fonction

Focus : chercher à apporter une plus grande valeur ajoutée dans l'exercice de votre fonction

2 - Gagner du temps et de la sérénité : renforcer son efficacité et celle du service RH

Gérer son activité de manière optimale

• Disposer de l'information en amont
• Questionner et comprendre les demandes avant d'agir
• Identifier ce qui ne relève pas de vous en tout ou en partie
• Identifier les situations délicates et savoir donner l'alerte

Cas Pratique : établir le diagnostic de votre organisation personnelle

Les participants dressent un bilan de leur mode d'organisation : autonomie dans l'atteinte des objectifs, intégration des imprévus, respect des délais... : ils identifient leurs axes d'amélioration

Les règles pour planifier ses activités et éviter les surcharges de travail

• Connaître les principes de base de la gestion du temps
• Identifier vos objectifs prioritaires
• Planifier l'utilisation de votre temps en faisant une part aux imprévus
• Focus : apprendre à sortir de l'urgence

Disposer des informations clés pour votre fonction

• Savoir utiliser le système d'information RH
• Déterminer les informations complémentaires dont vous avez besoin
• Tableaux de bord, rétro-plannings, échéanciers : quels sont les principaux outils de planification, dans quels cas y recourir
• Déterminer des indicateurs de réussite et de suivi des délais

Améliorer le classement et l'archivage de vos dossiers

• Maitriser l'arborescence du système d'information de votre entreprise
• Déterminer un classement hiérarchisé pour vos outils complémentaires
• Partager votre classement complémentaire

Les techniques de prise de note et de compte-rendu

• Les différentes techniques de la prise de note
• Les clés d'une prise de note réussie
• Le suivi des ordres du jour de chaque réunion
• Les listes de diffusion et l'approbation des comptes rendus

Cas Pratique : s'entraîner à rédiger des comptes rendus

À partir de jeux de rôle réalisés dans un contexte CHSCT ou CE, les observateurs rédigent des comptes rendus

JOUR 2 DE LA FORMATION

3 - Développer son relationnel : comment devenir une interface clé au sein et en dehors du service RH

Développer vos compétences comportementales et gagner en responsabilisation

• Le lien entre comportements et performance
• Identifier les comportements que vous acquis et comportements que vous souhaitez développer

Atelier de réflexion personnelle

Chaque participant analyse à l'aide de l'animatrice ses bons et ses mauvais souvenirs professionnels pour repérer les comportements qui lui ont manqué ou au contraire ceux sur lesquels il a pu s'appuyer

Faire preuve de curiosité sur l'entreprise pour développer sa capacité d'analyse et de proposition

• Quel est le positionnement de la DRH dans le système de pouvoir
• Quelle est son image auprès des managers, des salariés
• Comment contribuer à améliorer le fonctionnement de la DRH

Maîtriser les techniques de base de la communication

• Développer votre capacité d'écoute et de questionnement
• Développer votre capacité d'argumentation en relation avec votre rôle
• Savoir s'adapter à différents interlocuteurs et faire face à la critique

Améliorer la communication du service RH

• Connaître les canaux formels et informels de diffusion de l'information
• Identifier les différents niveaux d'urgence et de sensibilité de l'information à diffuser
• Récolter les besoins des salariés (nouveaux embauchés, questions pratiques, demandes spécifiques ...)
• Respecter les différents niveaux de confidentialité

Savoir travailler pour plusieurs interlocuteurs

• Savoir s'adapter aux besoins et priorités de vos interlocuteurs tout en défendant l'intérêt collectif de l'entreprise
• Construire et développer des coopérations fructueuses
• Expliquer vos choix de manière pédagogique
• Focus : Présenter le rôle de la DRH et le vôtre en particulier

Se donner les moyens d'évoluer : affirmer votre implication et être force de proposition auprès de sa hiérarchie

• Gagner en en autonomie sur les missions que l'on vous a confiées
• Savoir vous impliquer dans les projets transverses
• Savoir établir un plan d'action de développement dans votre fonction
• Exprimer vos souhaits d'évolution en défendant vos réalisations et votre implication

Atelier de réflexion personnelle

Chaque participant parcourt l'ensemble des idées qu'il a relevées au cours de la formation et qu'il souhaiterait mettre en oeuvre pour lui et pour l'entreprise, il les hiérarchise et établit un plan d'action détaillé