Formation : Savoir travailler avec plusieurs managers

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • Présentiel ou à distance
  • Réf DM16

Pour bien travailler avec plusieurs managers, il faut savoir reconnaitre et s'adapter aux différentes personnalités, s'organiser et bien gérer ses priorités et développer ses softs skills pour bien communiquer au quotidien.

Objectifs

  • Définir ses priorités
  • Développer des méthodes et des outils pour être plus efficace
  • S'adapter aux personnalités des différents managers

Pré-requis

  • Cette formation ne nécessite aucun pré-requis.
  • Il est cependant recommandé de connaître les fondamentaux du métier de secrétaires / d'assistante et de travailler avec plusieurs managers

Cibles

  • Tout(e) Secrétaire et Assistant(e) qui travaille pour plusieurs personnes, dans le cadre d'un assistanat partagé, d'une équipe ou d'un service.

Les plus

  • « Deux journées enrichissantes, très bien organisées et qui nous apportent des pistes pour travailler avec plusieurs managers » - Assistante de direction service client

Modalités pédagogiques

  • Exposés suivis de questions-réponses et d'échanges avec les participants, cas pratiques.
  • Remise d'un support pédagogique.

Suivi et évaluation des acquis

  • Evaluation de la formation par les participants.
  • Remise d'une attestation de fin de formation.

Autodiagnostic : Évaluer le contenu de votre poste

Analyser son poste pour mieux l'appréhender

  • Outils, intranet, agenda partagés… de quels moyens disposez-vous ?
  • Découvrir les dysfonctionnements et leur chercher des parades
  • Mettre en évidence les besoins des « clients internes »
  • Comprendre les objectifs, besoins, motivations, valeurs et modes de fonctionnement de chacun de ses interlocuteurs.

Mettre en évidence les besoins des “clients internes”

  • Définir les besoins des donneurs d'ordre, prendre en compte leurs impératifs
  • Bien comprendre les objectifs de chacun, repérer leur mode de fonctionnement et d'organisation

Choisir les meilleures méthodes d'organisation pour être efficace

  • Connaître les outils pour optimiser la gestion partagée du temps
  • Agenda partagé, messagerie, planning et tableaux de bord... maîtriser les outils de gestion du temps
  • Optimiser les tâches réalisées à plusieurs
  • Assurer la fiabilité et la ponctualité dans la réalisation du travail

Cas pratique : création d'un agenda d'assistant(e)

Apprendre à évaluer la charge de travail pour mieux gérer les demandes

  • Evaluer les besoins de ses managers
  • Délais, durée, faisabilité… : évaluer le « poids » de chaque tâche
  • Analyser les processus et les tâches récurrentes pour créer des outils facilitateurs

Définir et hiérarchiser ses priorités ainsi que celles de ses interlocuteurs

  • Urgent ou prioritaire : déterminer le niveau d'importance de chaque chose
  • Organiser la gestion des différentes tâches
  • Savoir déléguer lorsque cela est possible

Cas pratique : construire un questionnement pour établir les priorités

Mettre en place une organisation personnalisée

  • Installer des tableaux de bord accessibles à tous
  • En expliquer les apports et les bénéfi ces aux utilisateurs
  • Evaluer la satisfaction des clients internes et externes

Mieux communiquer pour une plus grande efficacité

  • Ecouter pour entendre et comprendre : savoir décrypter le discours des personnes
  • Optimiser les informations à votre disposition
  • Rechercher l'information : demander clairement et complètement pour se tenir informé de tout
  • Savoir maintenir la confidentialité entre vos interlocuteurs
  • Acquérir le réflexe de communication systématique et de mise en commun des informations

Mise en situation : transmettre une information

Développer un bon relationnel dans l'équipe

  • Comprendre les diverses personnalités et savoir s'adapter
  • Etablir des relations de confiance dans l'équipe et avec vos managers

S'affirmer pour éviter les situations tendues

  • Gérer les demandes contradictoires ou incompatibles, les conflits d’intérêts
  • Savoir s’affirmer quand cela est nécessaire

Mise en situation : entraînement à la négociation

Dominique CHARMES

Dominique C. - Formatrice en management, communication et développement personnel

Dominique Charmes, formatrice en management, communication et développement personnel. Ses activités en tant que manager et son métier de coach, l'ont amenée à formaliser des méthodes de formations dynamiques et basées sur des expériences...

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