Formation : Savoir travailler avec plusieurs managers

2 Jours - 14 Heures
Formation
Présentiel ou à distance
Réf DM16

Pour bien travailler avec plusieurs managers, il faut savoir reconnaitre et s'adapter aux différentes personnalités, s'organiser et bien gérer ses priorités et développer ses softs skills pour bien communiquer au quotidien.

Objectifs

Définir ses priorités
Appliquer des méthodes et des outils pour être plus efficace
Employer des techniques pour s'adapter aux personnalités des différents managers

Pré-requis

Cette formation ne nécessite aucun pré-requis.
Il est cependant recommandé de connaître les fondamentaux du métier de secrétaires / d'assistante et de travailler avec plusieurs managers

Cibles

Tout(e) Secrétaire et Assistant(e) qui travaille pour plusieurs personnes, dans le cadre d'un assistanat partagé, d'une équipe ou d'un service.

Les plus

« Deux journées enrichissantes, très bien organisées et qui nous apportent des pistes pour travailler avec plusieurs managers » - Assistante de direction service client

Modalités pédagogiques

Exposés suivis de questions-réponses et d'échanges avec les participants, cas pratiques.
Remise d'un support pédagogique.

Suivi et évaluation des acquis

Evaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

Indicateurs de résultat et taux de réussite prochainement disponibles

Autodiagnostic : Évaluer le contenu de votre poste

Analyser son poste pour mieux l'appréhender

Outils, intranet, agenda partagés… de quels moyens disposez-vous ?
Découvrir les dysfonctionnements et leur chercher des parades
Mettre en évidence les besoins des « clients internes »
Comprendre les objectifs, besoins, motivations, valeurs et modes de fonctionnement de chacun de ses interlocuteurs.

Mettre en évidence les besoins des “clients internes”

Définir les besoins des donneurs d'ordre, prendre en compte leurs impératifs
Bien comprendre les objectifs de chacun, repérer leur mode de fonctionnement et d'organisation

Choisir les meilleures méthodes d'organisation pour être efficace

Connaître les outils pour optimiser la gestion partagée du temps
Agenda partagé, messagerie, planning et tableaux de bord... maîtriser les outils de gestion du temps
Optimiser les tâches réalisées à plusieurs
Assurer la fiabilité et la ponctualité dans la réalisation du travail

Cas pratique : création d'un agenda d'assistant(e)

Apprendre à évaluer la charge de travail pour mieux gérer les demandes

Evaluer les besoins de ses managers
Délais, durée, faisabilité… : évaluer le « poids » de chaque tâche
Analyser les processus et les tâches récurrentes pour créer des outils facilitateurs

Définir et hiérarchiser ses priorités ainsi que celles de ses interlocuteurs

Urgent ou prioritaire : déterminer le niveau d'importance de chaque chose
Organiser la gestion des différentes tâches
Savoir déléguer lorsque cela est possible

Cas pratique : construire un questionnement pour établir les priorités

Mettre en place une organisation personnalisée

Installer des tableaux de bord accessibles à tous
En expliquer les apports et les bénéfi ces aux utilisateurs
Evaluer la satisfaction des clients internes et externes

Mieux communiquer pour une plus grande efficacité

Ecouter pour entendre et comprendre : savoir décrypter le discours des personnes
Optimiser les informations à votre disposition
Rechercher l'information : demander clairement et complètement pour se tenir informé de tout
Savoir maintenir la confidentialité entre vos interlocuteurs
Acquérir le réflexe de communication systématique et de mise en commun des informations

Mise en situation : transmettre une information

Développer un bon relationnel dans l'équipe

Comprendre les diverses personnalités et savoir s'adapter
Etablir des relations de confiance dans l'équipe et avec vos managers

S'affirmer pour éviter les situations tendues

Gérer les demandes contradictoires ou incompatibles, les conflits d’intérêts
Savoir s’affirmer quand cela est nécessaire

Mise en situation : entraînement à la négociation

Anne C.D.L.B. - Consultante, formatrice et executive coach, certifiée en Process Com®

Après une formation littéraire et en communication d'entreprise et une pratique de responsable de Formation en entreprise, Anne CHERRET crée, il y a plus de dix ans, une société de formation et de conseil, spécialisée notamment dans le...