Formation : Organiser un évènement professionnel

Devenir le chef de projet d'un évènement réussi

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • présentiel ou à distance
  • Réf 10004
  • Best

Que ce soit pour l'organisation d'une simple réunion en entreprise ou pour la planification d'un périple promotionnel à travers le monde, la méthode est la même ! Seuls changent le nombre de personnes impliquées et le périmètre d'action.

Que vous soyez en charge d'organiser des évènements régulièrement ou de manière ponctuelle, que vous soyez un rouage efficace dans une partie de l'organisation ou le chef d'orchestre, cela demande méthode, rigueur et implication.

Objectifs

  • Acquérir une méthodologie pour organiser une manifestation ou un évènement.
  • S'affirmer dans son rôle de chef de projet pour assurer la réussite de l'évènement.
  • Communiquer autour de l'évènement.

Pré-requis

  • Cette formation s'adresse à toute personne souhaitant acquérir l'essentiel pour organiser un évènement occasionnel

Cibles

  • Toute personne souhaitant acquérir les fondamentaux de la gestion de projet évènementiel et les méthodes pour professionnaliser ses pratiques

Les plus

  • Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

  • Réalisation d'une étude de cas fil rouge en sous-groupe autour de différents évènements professionnels
  • Travaux en ateliers et approches pratiques d’évènements en préparation
  • Remise d'un kit méthodologique complet pour réussir un évènement

Suivi et évaluation des acquis

  • Évaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
  • Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
  • Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

  • SATISFACTION 2022 : 80% (6 apprenants) | 1er Semestre 2023 : 100% (1 apprenants) | 2ème Semestre 2023 : 100% (8 apprenants)
  • ATTEINTE DES OBJECTIFS 2022 : 33% Acquis (3 apprenants) /67% A mettre en pratique (3 apprenants) | 2ème Semestre 2023 : 80% "Acquis (10 apprenants) / 20% A mettre en pratique (10 apprenants) 

Ce produit a été mis à jour le 16 février 2024

Comprendre les enjeux d'un évènement professionnel

  • Identifier les différents types d'évènements professionnels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes…
  • Connaitre les enjeux et les spécificités de chaque type d'évènement
  • Choisir un évènement légitime, marquant, original

Cas pratique : identifier son rôle et sa valeur ajoutée dans l'organisation d'un évènement

Préparer et piloter son évènement en mode projet

  • Poser le cadre du projet : contexte, objectifs, délais, budget, facteurs de succès 
  • Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires 
  • Construire ses outils: liste de tâches, tableaux de bord, retroplanning, budget…
  • Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation

Cas pratique : dérouler les différentes étapes de préparation d'un évènement

Suivre et maîtriser l'évènement : délais, budget et logistique

  • Construire son rétroplanning des actions à mener… et s'y tenir
  • Bâtir le budget et assurer le suivi des dépenses 
  • Organiser les différents aspects logistiques et pratiques : déplacements, présences, etc.
  • Contrôler, alerter et montrer ses talents de gestionnaire

Cas pratique : construire un budget et un rétroplanning.

Choisir les prestataires et négocier son budget

  • Rédiger un cahier des charges et rechercher les fournisseurs 
  • Construire un outil d'aide à la décision pour sélectionner les prestataires.
  • Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget.
  • Soumettre des recommandations à sa direction.

Cas pratique : rédiger un cahier des charges et négocier auprès de son prestataire

Prendre sa place de chef de projet

  • Coordonner les différents contributeurs 
  • Définir les rôles et missions dans l'organisation de l'évènement.
  • S'assurer que chacun connaisse ses responsabilités et objectifs
  • Suivre les avancées du projet et savoir relancer avec tact
  • Affirmer ses talents d'organisateur

Cas pratique : oser dire, oser demander et savoir dire non lorsque c'est nécessaire.

Communiquer sur l'évènement et autour de celui-ci

  • Identifier les objectifs et les cibles de la communication.
  • Choisir et réaliser les supports de communication selon le type d'évènement : invitations, catalogues, tarifs…
  • Informer en interne sur l'évènement : newsletter, courriels…
  • Organiser les relations presse : dossier et communiqué de presse, relations média et promotion numérique
  • Assurer la couverture de l'événement : vidéo, photo

Cas pratique : rédiger un communiqué de presse, préparation d'un dossier presse

Gérer le jour J : être au cœur de l'événement

  • Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
  • Gérer les demandes particulières et assurer les relations publiques
  • Tenir son rôle d'interface entre l'entreprise et les fournisseurs
  • Superviser la clôture de l'événement
  • Trucs et astuces pour gérer le prévisible et anticiper l'imprévisible

Cas pratique : travailler à la stratégie du pire pour anticiper les difficultés

Faire le bilan de l'évènement et exploiter les résultats

  • Mettre à jour le budget et débriefer avec chaque prestataire
  • Remercier les participants, les médias et les contributeurs
  • Analyser le retour des participants et gérer les réclamations si nécessaire
  • Traiter les informations recueillies avec les services concernés (marketing, commercial, RP, communication…)
  • Établir un plan d'action post-événement
  • Valoriser l'évènement en interne et en externe

Exercice d'application : finaliser un bilan pour préparer le futur événement

Organiser un tableau bilan pour une analyse à froid de l'événement

Du 14 au 15 mars 2024

Paris

Du 13 au 14 juin 2024

A distance

Du 16 au 17 sept. 2024

A distance

Du 25 au 26 nov. 2024

Paris

Sophie BEDE CARROUE

Sophie B.C. - Responsable de communication

Directrice Communication et événementielle, en agences, média et annonceurs, Sophie aide les marques à concevoir une stratégie de communication vers tous leurs publics (clients, prospects , partenaires, actionnaires, collaborateurs...).Elle s...

En savoir plus

Anne Laure S. - Consultante Communication & marketing / Praticienne Certifiée MBTI et Coach

Anne Laure Saliba s'appuie sur 25 années d'expériences professionnelles passées dans le secteur de la communication, pour accompagner toutes les personnes et les entreprises dans la mise en place du processus et du suivi de leurs stratégies de...

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