Formation - Organiser un événement professionnel

Devenir le chef de projet d'un événement réussi

2 Jours - 14 Heures
Formation
présentiel ou à distance
Réf 2046

Best

De la plus simple réunion autour d'une table à organiser dans une salle au sein de l'entreprise au voyage de promotion itinérant autour du monde, la méthode est la même ! Seuls changent le nombre de personnes impliquées et le périmètre d'action.

Que vous soyez en charge d'organiser des événements régulièrement ou de manière ponctuelle, que vous soyez un rouage efficace dans une partie de l'organisation ou le chef d'orchestre, cela demande méthode, rigueur et implication.

Objectifs

Acquérir une méthodologie pour organiser une manifestation ou un événement.
S'affirmer dans son rôle de chef de projet pour assurer la réussite de l'événement.
Communiquer autour de l'évènement.

Pré-requis

Cette formation s'adresse à toute personne souhaitant acquérir l'essentiel pour organiser un événement occasionnel

Cibles

Toute personne souhaitant acquérir les fondamentaux de la gestion de projet événementiel et les méthodes pour professionnaliser ses pratiques

Les plus

Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

Réalisation d'une étude de cas fil rouge en sous-groupe autour de différents événements professionnels
Travaux en ateliers et approches pratiques d’événements en préparation
Remise d'un kit méthodologique complet pour réussir un événement

Suivi et évaluation des acquis

Evaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

SATISFACTION Année 2021 : 100%
ATTEINTE DES OBJECTIFS 2eme Semestre 2022 : 33% Acquis / 67% A mettre en pratique en situation professionnelle (03 apprenants)

Comprendre les enjeux d'un événement professionnel

Identifier les différents types d'événements professionnels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes…
Connaitre les enjeux et les spécificités de chaque type d'évènement
Choisir un événement légitime, marquant, original

Cas pratique : identifier son rôle et sa valeur ajoutée dans l'organisation d'un événement

Préparer et piloter son événement en mode projet

Poser le cadre du projet : contexte, objectifs, délais, budget, facteurs de succès
Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
Construire ses outils: liste de tâches, tableaux de bord, retroplanning, budget…
Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation

Cas pratique : dérouler les différentes étapes de préparation d'un événement

Suivre et maîtriser l'événement : délais, budget et logistique

Construire son rétro-planning des actions à mener… et s'y tenir
Bâtir le budget et assurer le suivi des dépenses
Organiser les différents aspects logistiques et pratiques : déplacements, présences, etc.
Contrôler, alerter et montrer ses talents de gestionnaire

Cas pratique : construire un budget et un rétro-planning.

Choisir les prestataires et négocier son budget

Rédiger un cahier des charges et rechercher les fournisseurs
Construire un outil d'aide à la décision pour sélectionner les prestataires.
Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget.
Soumettre des recommandations à sa direction.

Cas pratique : rédiger un cahier des charges et négocier auprès de son prestataire

Prendre sa place de chef de projet

Coordonner les différents contributeurs
Définir les rôles et missions dans l'organisation de l'événement.
S'assurer que chacun connaisse ses responsabilités et objectifs
Suivre les avancées du projet et savoir relancer avec tact
Affirmer ses talents d'organisateur

Cas pratique : Oser dire, oser demander et savoir dire non lorsque c'est nécessaire.

Communiquer sur l'événement et autour de celui-ci

Identifier les objectifs et les cibles de la communication.
Choisir et réaliser les supports de communication selon le type d'événement : invitations, catalogues, tarifs…
Informer en interne sur l'événement : newsletter, courriels, …
Organiser les relations presse : dossier et communiqué de presse, relations média et promotion numérique
Assurer la couverture de l'événement : vidéo, photo

Cas Pratique : rédiger un communiqué de presse, préparation d'un dossier presse

Gérer le jour J : être au cœur de l'événement

Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
Gérer les demandes particulières et assurer les relations publiques
Tenir son rôle d'interface entre l'entreprise et les fournisseurs
Superviser la clôture de l'événement
Trucs et astuces pour gérer le prévisible et anticiper l'imprévisible

Cas pratique : travailler à la stratégie du pire pour anticiper les difficultés

Faire le bilan de l'événement et exploiter les résultats

Mettre à jour le budget et débriefer avec chaque prestataire
Remercier les participants, les médias et les contributeurs
Analyser le retour des participants et gérer les réclamations si nécessaire
Traiter les informations recueillies avec les services concernés (marketing, commercial, RP, communication…)
Établir un plan d'action post-événement
Valoriser l'événement en interne et en externe

Exercice d'application : Finaliser un bilan pour préparer le futur événement

Organiser un tableau bilan pour une analyse à froid de l'événement

Du 15 au 16 juin 2023

A distance

Du 25 au 26 sept. 2023

A distance

Du 16 au 17 nov. 2023

Paris

Sophie B.C. - Responsable de communication

Directrice Communication et événementielle, en agences, média et annonceurs, Sophie aide les marques à concevoir une stratégie de communication vers tous leurs publics (clients, prospects , partenaires, actionnaires, collaborateurs...).Elle s...