Formation - Organiser un événement professionnel

Devenir le chef de projet d'un événement réussi

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • à distance
  • Réf 2046

De la plus simple réunion autour d'une table à organiser dans une salle au sein de l'entreprise au voyage de promotion itinérant autour du monde, la méthode est la même ! Seuls changent le nombre de personnes impliquées et le périmètre d'action.

Que vous soyez en charge d'organiser des événements régulièrement ou de manière ponctuelle, que vous soyez un rouage efficace dans une partie de l'organisation ou le chef d'orchestre, cela demande méthode, rigueur et implication.

Objectifs

  • Acquérir une méthodologie pour organiser une manifestation ou un événement.
  • S'affirmer dans son rôle de chef de projet pour assurer la réussite de l'événement.
  • Communiquer autour de l'évènement.

Pré-requis

  • Cette formation s'adresse à toute personne souhaitant acquérir l'essentiel pour organiser un événement occasionnel

Cibles

  • Toute personne souhaitant acquérir les fondamentaux de la gestion de projet événementiel et les méthodes pour professionnaliser ses pratiques

Les plus

  • Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

  • Réalisation d'une étude de cas fil rouge en sous-groupe autour de différents événements professionnels.
  • Travaux en ateliers et approches pratiques d’événements en préparation.
  • Remise d'un kit méthodologique complet pour réussir un événement.

Suivi et évaluation des acquis

  • Evaluation de la formation par les participants.
  • Remise d'une attestation de fin de formation.

Comprendre les enjeux d'un événement professionnel

  • Identifier les différents types d'événements professionnels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes…
  • Connaitre les enjeux et les spécificités de chaque type d'évènement
  • Choisir un événement légitime, marquant, original

Cas pratique : identifier son rôle et sa valeur ajoutée dans l'organisation d'un événement

Préparer et piloter son événement en mode projet

  • Poser le cadre du projet : contexte, objectifs, délais, budget, facteurs de succès 
  • Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires 
  • Construire ses outils: liste de tâches, tableaux de bord, retroplanning, budget…
  • Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation

Cas pratique : dérouler les différentes étapes de préparation d'un événement

Suivre et maîtriser l'événement : délais, budget et logistique

  • Construire son rétro-planning des actions à mener… et s'y tenir
  • Bâtir le budget et assurer le suivi des dépenses 
  • Organiser les différents aspects logistiques et pratiques : déplacements, présences, etc.
  • Contrôler, alerter et montrer ses talents de gestionnaire

Cas pratique : construire un budget et un rétro-planning.

Choisir les prestataires et négocier son budget

  • Rédiger un cahier des charges et rechercher les fournisseurs 
  • Construire un outil d'aide à la décision pour sélectionner les prestataires.
  • Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget.
  • Soumettre des recommandations à sa direction.

Cas pratique : rédiger un cahier des charges et négocier auprès de son prestataire

Prendre sa place de chef de projet

  • Coordonner les différents contributeurs 
  • Définir les rôles et missions dans l'organisation de l'événement.
  • S'assurer que chacun connaisse ses responsabilités et objectifs
  • Suivre les avancées du projet et savoir relancer avec tact
  • Affirmer ses talents d'organisateur

Cas pratique : Oser dire, oser demander et savoir dire non lorsque c'est nécessaire.

Communiquer sur l'événement et autour de celui-ci

  • Identifier les objectifs et les cibles de la communication.
  • Choisir et réaliser les supports de communication selon le type d'événement : invitations, catalogues, tarifs…
  • Informer en interne sur l'événement : newsletter, courriels, …
  • Organiser les relations presse : dossier et communiqué de presse, relations média et promotion numérique
  • Assurer la couverture de l'événement : vidéo, photo

Cas Pratique : rédiger un communiqué de presse, préparation d'un dossier presse

Gérer le jour J : être au cœur de l'événement

  • Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
  • Gérer les demandes particulières et assurer les relations publiques
  • Tenir son rôle d'interface entre l'entreprise et les fournisseurs
  • Superviser la clôture de l'événement
  • Trucs et astuces pour gérer le prévisible et anticiper l'imprévisible

Cas pratique : travailler à la stratégie du pire pour anticiper les difficultés

Faire le bilan de l'événement et exploiter les résultats

  • Mettre à jour le budget et débriefer avec chaque prestataire
  • Remercier les participants, les médias et les contributeurs
  • Analyser le retour des participants et gérer les réclamations si nécessaire
  • Traiter les informations recueillies avec les services concernés (marketing, commercial, RP, communication…)
  • Établir un plan d'action post-événement
  • Valoriser l'événement en interne et en externe

Exercice d'application : Finaliser un bilan pour préparer le futur événement

Organiser un tableau bilan pour une analyse à froid de l'événement

Du 04 au 05 nov. 2021

A distance

Du 02 au 03 mai 2022

A distance

Du 12 au 13 sept. 2022

A distance

Du 07 au 08 déc. 2022

A distance

Dominique CHARMES

Dominique C. - Formatrice en management, communication et développement personnel

Dominique Charmes, formatrice en management, communication et développement personnel. Ses activités en tant que manager et son métier de coach, l'ont amenée à formaliser des méthodes de formations dynamiques et basées sur des expériences...

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