Formation : Assistant(e) gestion de projet

1. Maîtriser les fondamentaux de la gestion de projet

• Qu’est-ce qu’un projet ? Comprendre la démarche, les différents types de projets, les enjeux et les phases-clés
• Acquérir le vocabulaire clé du projet
• Identifier les différents acteurs d’un projet, leurs rôles, leurs missions et leurs attentes
• Comprendre l’organisation du projet au sein de l’équipe de de l’entreprise
• Positionner l’assistant (e) de projet au sein de l’équipe : quel est son rôle ? Ses missions ? Ses responsabilités ? Sa valeur ajoutée ? ses leviers d’action ?

Cas pratique : autodiagnostic : “se positionner au sein de l’équipe projet” ; définir son rôle, ses missions et son positionnement dans l’équipe projet. Mind Mapping®.

2. Préparer et cadrer le projet

• Cadrer le projet : l’importance du cahier des charges, de la note de cadrage
• Préparer l’organigramme de l’équipe et la planification des différentes étapes
• Établir l’ordonnancement des tâches et en assurer le suivi
• Déterminer le budget prévisionnel
• Maîtriser les outils de suivi du chef de projet (PERT , GANTT , Tableaux de bords, WBS…)
• Établir une charte de fonctionnement avec le chef de projet et l’équipe projet

Cas pratique : préparer le plan de management du projet.

3. Coordonner l’avancée du projet

• Aider au pilotage de l’avancement du projet : mettre à jour les tableaux de bords, gérer les documents et les plans d’avancement
• Établir un rétro planning prévisionnel et organiser son actualisation
• Surveiller les délais, gérer les ressources et maîtriser le budget
• Suivre les indicateurs et alerter le chef de projet en cas d’écarts (délais, coûts, qualité…)
• Gérer la documentation, partager et exploiter le retour d’expérience
• Faire face aux risques projet : les dysfonctionnements et les impondérables

Cas pratique  construire les outils et tableaux de bord de suivi du projet.

4. Assurer la communication au sein de l’équipe projet

• Établir un plan de communication et des rendez-vous/ réunions périodiques
• Rédiger et diffuser le compte-rendu de chaque réunion et gérer la diffusion de l’information et des documents
• Co-construire et participer à la mise en place d’une bonne dynamique d’équipe
• Être proactif et force de proposition
• Adopter un comportement assertif et communiquer ses idées
• Construire un binôme efficace avec le chef de projet

Cas pratique : mettre en place les réunions de l’équipe projet : organiser et animer une réunion de lancement, réunion de suivi, revues de projet…