Formation : Classer, trier, ranger

1 jour pour reprendre la main sur son organisation

1 Jour - 7 Heures
Formation
Présentiel ou à distance
Réf 2568

Comme gérer son temps, organiser son bureau et ses dossiers est un facteur important de l'efficacité et du bien-être.

Qu'il soit électronique ou papier, un bon classement permet de retrouver vite toutes les informations. Découvrez comment reprendre la main sur votre organisation !

Objectifs

Appliquer des méthodes efficaces pour classer vite et bien
Organiser ses documents pour tout retrouver en moins de 30 secondes
Développer une capacité de prise du recul sur ses pratiques permettant de revoir son système d'organisation

Pré-requis

Maitriser les fondamentaux de la bureautique

Cibles

Toute personne souhaitant acquérir les méthodes d'organisation et de classement pour gagner en efficacité

Les plus

Alternance d'exercices pratique et de méthodes
1 jour pour acquérir les méthodes d'organisation efficace

Modalités pédagogiques

Exposés suivis de questions-réponses et d'échanges avec les participants, cas pratiques.
Remise d'un support pédagogique.

Suivi et évaluation des acquis

Evaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

Indicateurs de résultat et taux de réussite prochainement disponibles

Autodiagnostic : quel ordonné / désordonné êtes-vous ?

Connaître et maîtriser les règles d'un bon classement

Qu'est-ce qu'un « bon classement » ? : les règles de base du rangement dans le monde physique et le monde numérique
Quelles en sont les conditions d'efficacité?
Rappel sur les fondamentaux : objectifs, principes et règles
Alphabétique, numérique, thématiques : découvrir les principales méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
Quels critères prendre en compte : disponibilité de l'information, degré d'utilité du document, fréquence de consultation

Cas pratique : poser un diagnostic sur ses méthodes de classement : quels sont ses points forts ? comment l'optimiser ? quels sont vos objectifs ?

Clarifier et améliorer l'organisation de ses dossiers physiques et virtuels

Connaître le cycle de vie de ses documents : du document dynamique au document statique
Savoir analyser le flux d'informations (sources, support, etc.)
Structurer un dossier clair et complet : méthodes et outils
Choisir des titres, sous-titres, index, entrées évocateurs
Garantir l'accessibilité et la clarté de ses données
Couleurs, fiches de synthèses, synopsis, mappings… rendre l'information visuelle
Le cas particulier de l'organisation en télétravail ou travail à distance

Cas pratique : construire un plan de classement efficace

Optimiser son classement électronique

Elaborer son arborescence : méthodes et outils
Comment coordonner classement « matériel » et classement informatique ?
Organiser sa messagerie pour retrouver aisément les informations : arborescence, archivage, marqueurs de suivi…
Créer des règles de suivi et d'archivage
Savoir « se retrouver »

Cas pratique : gérer sa boite mail avec efficacité

Vivre son classement au quotidien : les règles d'or pour devenir un collaborateur « organisé »

Savoir faire le tri et archiver… et jeter
Veiller à l'actualisation et à la fiabilité des données et des dossiers pour avoir des références complètes et à jour
Prendre le temps de synthétiser et compiler les données pour ne pas accumuler les « miettes d'informations »
Dépoussiérer ses dossiers « divers » et « autres »
Aménager son environnement de travail

Cas pratique : créer ses réflexes

Repérer ses habitudes improductives et les transformer en habitudes utiles