Autodiagnostic : quel ordonné / désordonné êtes-vous ?
Connaître et maîtriser les règles d'un bon classement
- Qu'est-ce qu'un « bon classement » ? : les règles de base du rangement dans le monde physique et le monde numérique
- Quelles en sont les conditions d'efficacité?
- Rappel sur les fondamentaux : objectifs, principes et règles
- Alphabétique, numérique, thématiques : découvrir les principales méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
- Quels critères prendre en compte : disponibilité de l'information, degré d'utilité du document, fréquence de consultation
Cas pratique : poser un diagnostic sur ses méthodes de classement : quels sont ses points forts ? comment l'optimiser ? quels sont vos objectifs ?
Clarifier et améliorer l'organisation de ses dossiers physiques et virtuels
- Connaître le cycle de vie de ses documents : du document dynamique au document statique
- Savoir analyser le flux d'informations (sources, support, etc.)
- Structurer un dossier clair et complet : méthodes et outils
- Choisir des titres, sous-titres, index, entrées évocateurs
- Garantir l'accessibilité et la clarté de ses données
- Couleurs, fiches de synthèses, synopsis, mappings… rendre l'information visuelle
- Le cas particulier de l'organisation en télétravail ou travail à distance
Cas pratique : construire un plan de classement efficace
Optimiser son classement électronique
- Elaborer son arborescence : méthodes et outils
- Comment coordonner classement « matériel » et classement informatique ?
- Organiser sa messagerie pour retrouver aisément les informations : arborescence, archivage, marqueurs de suivi…
- Créer des règles de suivi et d'archivage
- Savoir « se retrouver »
Cas pratique : gérer sa boite mail avec efficacité
Vivre son classement au quotidien : les règles d'or pour devenir un collaborateur « organisé »
- Savoir faire le tri et archiver… et jeter
- Veiller à l'actualisation et à la fiabilité des données et des dossiers pour avoir des références complètes et à jour
- Prendre le temps de synthétiser et compiler les données pour ne pas accumuler les « miettes d'informations »
- Dépoussiérer ses dossiers « divers » et « autres »
- Aménager son environnement de travail
Cas pratique : créer ses réflexes
Repérer ses habitudes improductives et les transformer en habitudes utiles