Formation : Classer, trier, ranger

1 jour pour reprendre la main sur son organisation

  • 1 Jour - 7 Heures
  • Formation
  • Présentiel ou à distance
  • Réf 2568

Comme gérer son temps, organiser son bureau et ses dossiers est un facteur important de l'efficacité et du bien-être.

Qu'il soit électronique ou papier, un bon classement permet de retrouver vite toutes les informations. Découvrez comment reprendre la main sur votre organisation !

Objectifs

  • Acquérir les méthodes pour classer vite et bien
  • Savoir organiser ses documents pour tout retrouver en moins de 30 secondes
  • Prendre du recul sur ses pratiques et revoir son système d'organisation

Pré-requis

  • Maitriser les fondamentaux de la bureautique

Cibles

  • Toute personne souhaitant acquérir les méthodes d'organisation et de classement pour gagner en efficacité

Les plus

  • Alternance d'exercices pratique et de méthodes 
  • 2 jours pour aquérir les méthodes d'organisation efficace

Modalités pédagogiques

  • Exposés suivis de questions-réponses et d'échanges avec les participants, cas pratiques.
  • Remise d'un support pédagogique.

Suivi et évaluation des acquis

  • Evaluation de la formation par les participants.
  • Remise d'une attestation de fin de formation.

Autodiagnostic : quel ordonné / désordonné êtes-vous ?

Connaître et maîtriser les règles d'un bon classement

  • Qu'est-ce qu'un « bon classement » ? : les règles de base du rangement dans le monde physique et le monde numérique
  • Quelles en sont les conditions d'efficacité?
  • Rappel sur les fondamentaux : objectifs, principes et règles
  • Alphabétique, numérique, thématiques : découvrir les principales méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
  • Quels critères prendre en compte : disponibilité de l'information, degré d'utilité du document, fréquence de consultation

Cas pratique : poser un diagnostic sur ses méthodes de classement : quels sont ses points forts ? comment l'optimiser ? quels sont vos objectifs ?

Clarifier et améliorer l'organisation de ses dossiers physiques et virtuels

  • Connaître le cycle de vie de ses documents : du document dynamique au document statique
  • Savoir analyser le flux d'informations (sources, support, etc.)
  • Structurer un dossier clair et complet : méthodes et outils
  • Choisir des titres, sous-titres, index, entrées évocateurs
  • Garantir l'accessibilité et la clarté de ses données
  • Couleurs, fiches de synthèses, synopsis, mappings… rendre l'information visuelle
  • Le cas particulier de l'organisation en télétravail ou travail à distance

Cas pratique : construire un plan de classement efficace

Optimiser son classement électronique

  • Elaborer son arborescence : méthodes et outils
  • Comment coordonner classement « matériel » et classement informatique ?
  • Organiser sa messagerie pour retrouver aisément les informations : arborescence, archivage, marqueurs de suivi…
  • Créer des règles de suivi et d'archivage
  • Savoir « se retrouver »

Cas pratique : gérer sa boite mail avec efficacité

Vivre son classement au quotidien : les règles d'or pour devenir un collaborateur « organisé »

  • Savoir faire le tri et archiver… et jeter
  • Veiller à l'actualisation et à la fiabilité des données et des dossiers pour avoir des références complètes et à jour
  • Prendre le temps de synthétiser et compiler les données pour ne pas accumuler les « miettes d'informations »
  • Dépoussiérer ses dossiers « divers » et « autres »
  • Aménager son environnement de travail

Cas pratique : créer ses réflexes

Repérer ses habitudes improductives et les transformer en habitudes utiles

Clara B. - Formatrice spécialisée en efficacité professionnelle

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