Formation - Gérer son temps et ses priorités, sans stress

1. Maîtriser les 4 clés de l’efficacité opérationnelle : décider - s’adapter - négocier - coordonner

• Évaluer, hiérarchiser et organiser ses activités : la matrice des priorités.
• Faire le tri entre les activités à valeur ajoutée, les impératifs, les urgences selon les enjeux.
• Prendre les bonnes décisions pour faire face aux urgences et priorités contradictoires.
• Faire émerger les priorités essentielles personnelles et collectives

Cas pratique : ajuster son rapport avec le temps, l’échéance, les urgences, les priorités, les rythmes et définir sa matrice de priorisation.

Réaliser un diagnostic de son organisation : auto-évaluation de sa capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, des relances ou des sollicitations diverses.

2. Structurer le temps et celui des autres

• Respecter le temps des autres et délimiter le sien en situation de communication.
• Savoir dire non, négocier un délai, relancer un interlocuteur, gérer les interruptions.
• Établir des règles de fonctionnement partagées pour communiquer et se synchroniser rapidement.
• Identifier et réduire les activités ou les comportements chronophages pour soi et les autres
• Développer les outils collaboratifs pour optimiser le temps du collectif

Cas pratique : Apprendre à gérer les imprévus, à négocier un délai, à dire non
S’entraîner à utiliser les outils collaboratifs dans des mises en situation d’équipe

3. Mettre en place une organisation optimale grâce aux outils de travail en mode projet

• Appréhender les attentes et contraintes des autres
• Mettre en place des temps collectifs : réunions, entretiens…
• Recentrer sur les priorités : informer et argumenter, bâtir son plan d’actions
• Gérer son temps comme on gère un projet en équipe : mettre au point un système de gestion du temps en mode projet avec des outils de planification et de suivi (GANTT, applications, logicielset des tableaux de partage de tâches

Cas pratique : être force de proposition pour participer à la prise de décision.
Concevoir un plan d’action personnalisé pour travailler en mode projet avec les équipes : process et outils d’efficacité collective.

4. Gérer son stress et celui des autres pour gagner en efficacité professionnelle

• Lutter contre le stress : méthodes et outils
• Analyser réactions et limites face au stress
• Apporter une réponse complète au stress : intellectuelle, mentale et corporelle
• S’approprier les techniques qui permettent de traiter et prévenir les tensions.
• Améliorer sa capacité de récupération
• Mettre l’énergie produite par le stress au service de l’action

Cas pratique : analyse de son type de stress et préconisation de réponses adaptées. Techniques de mentalisation, de visualisation, de relaxation, de ré-énergisation et de prévention des tensions