Formation - Gérer les archives sans être archiviste

Réf. PA12
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Formation présentielle ou à distance
2 jours - 14 h 1 400 € HT
circonstances sanitaires

Face à la crise sanitaire actuelle, Comundi s'engage et continue de vous proposer l'intégralité de son offre de formations à distance


Objectifs


Modalités pédagogiques


Pré-requis


Suivi et évaluation


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

Découvrir l'archivage : métier et contexte réglementaire

Que veut dire archiver ?

  • Identifier les documents dont on aura besoin demain
  • Conserver les archives dans le temps
  • Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage

Découvrir les archives

  • Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
  • Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
  • Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

La chaîne de traîtement archivistique

  • Evaluer les documents
  • Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
  • Archives et documentation
  • Original et copie
  • Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

Législation et réglementation

  • Archives publiques et archives privées
  • Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques

Connaître les procédures et outils de l'archivage

Le versement

  • Le bordereau de versement
  • La qualité du versement
  • Le rôle de l'archiviste et des correspondants archives

Les communications internes et externes

  • La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
  • Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
  • Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations

  • La sélection des éliminables : règles à respecter
  • Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
  • Les destructions : comment et par qui ?

Atelier : réaliser un bordereau de versement

Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination

Organiser un projet d'archivage

Créer des outils adaptés

  • Le tableau de gestion
  • Les durées de conservation (DUA)
  • Le plan de classement
  • Inventaire et récolement

Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

  • Les locaux d'archivage
  • Vocabulaire et règles d’organisation
  • Estimer le volume d’archives
  • Récolement de l’existant documentaire

Conditionnement et rangement

  • Les locaux et le choix du matériel
  • Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

Elaborer une politique d'archivage

Focus sur l'archivage électronique

  • Les supports d’archives dans l’environnement électronique
  • Normes et premières notions de dématérialisation
  • Les archives natives électroniques

Le rôle de la charte

  • Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
  • A quoi sert une charte d’archivage ?

Le coût de l’archivage

  • Comment le mesurer ?
  • Choisir les bonnes options
  • Coûts techniques et coûts d’organisation

Atelier : analyser une charte d'archivage type, élaborer les points essentiels

Chaque participant repart avec une charte type

Tiers archiveurs et prestataires

  • Place de l’externalisation
  • La sous-traitance
  • Contractualiser avec un tiers : les points de vigilance

Témoignage

Liste des sessions
Du 27 au 28 mai 2021
A distance
1 400 € HT
S’inscrire Du 27 au 28 mai 2021 à A distance
Du 14 au 15 juin 2021
A distance
1 400 € HT
S’inscrire Du 14 au 15 juin 2021 à A distance
Du 17 au 18 juin 2021
A distance
1 400 € HT
S’inscrire Du 17 au 18 juin 2021 à A distance
Du 30 septembre 2021 au 01 octobre 2021
A distance
1 400 € HT
S’inscrire Du 30 septembre 2021 au 01 octobre 2021 à A distance
Du 07 au 08 octobre 2021
Paris
1 400 € HT
S’inscrire Du 07 au 08 octobre 2021 à Paris
Du 22 au 23 novembre 2021
A distance
1 400 € HT
S’inscrire Du 22 au 23 novembre 2021 à A distance
Du 25 au 26 novembre 2021
Paris
1 400 € HT
S’inscrire Du 25 au 26 novembre 2021 à Paris
Du 02 au 03 décembre 2021
Paris
1 400 € HT
S’inscrire Du 02 au 03 décembre 2021 à Paris
Du 09 au 10 décembre 2021
A distance
1 400 € HT
S’inscrire Du 09 au 10 décembre 2021 à A distance

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