Formation - Gérer les archives sans être archiviste

2 Jours - 14 Heures
Formation
présentiel ou à distance
Réf PA12

Best

Vous n'êtes pas un spécialiste de l'archivage, pourtant la gestion des archives vous a été confiée.

Rendez vous sur la formation "Gérer les archives sans être archiviste" pour y voir clair parmi les normes, supports, modes de classement et organiser efficacement votre système d'archivage.

Objectifs

Décrypter les outils et les procédures d'archivage
Identifier les différents supports de stockage
Analyser les obligations légales de la gestion des archives

Pré-requis

Travailler dans un service de documentation / d'archives ou être en charge de la gestion des archives

Cibles

Toute personne amenée à gérer des archives (or dossiers patients dans le cadre d'archives hospitalières)

Les plus

Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

3 Ateliers pratiques permettent aux participants de repartir de la formation avec des outils immédiatement utilisables : un bordereau de versement, un tableau de gestion type, des délais de conservation bien identifiés.

Suivi et évaluation des acquis

Evaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

SATISFACTION Année 2021 : 100% | 1er Semestre 2022 : 100% | 2eme Semestre 2022 : 100% (03 apprenants)
ATTEINTE DES OBJECTIFS 2eme Semestre 2022 : 67% Acquis / 33% A mettre en pratique en situation professionnelle (03 apprenants)

Découvrir l'archivage : métier et contexte réglementaire

Que veut dire archiver ?

Identifier les documents dont on aura besoin demain
Conserver les archives dans le temps
Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage

Découvrir les archives

Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

La chaîne de traîtement archivistique

Evaluer les documents
Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
Archives et documentation
Original et copie
Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

Législation et réglementation

Archives publiques et archives privées
Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques

Connaître les procédures et outils de l'archivage

Le versement

Le bordereau de versement
La qualité du versement
Le rôle de l'archiviste et des correspondants archives

Les communications internes et externes

La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations

La sélection des éliminables : règles à respecter
Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
Les destructions : comment et par qui ?

Atelier : réaliser un bordereau de versement

Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination

Organiser un projet d'archivage

Créer des outils adaptés

Le tableau de gestion
Les durées de conservation (DUA)
Le plan de classement
Inventaire et récolement

Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

Les locaux d'archivage
Vocabulaire et règles d’organisation
Estimer le volume d’archives
Récolement de l’existant documentaire

Conditionnement et rangement

Les locaux et le choix du matériel
Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

Elaborer une politique d'archivage

Focus sur l'archivage électronique

Les supports d’archives dans l’environnement électronique
Normes et premières notions de dématérialisation
Les archives natives électroniques

Le rôle de la charte

Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
A quoi sert une charte d’archivage ?

Le coût de l’archivage

Comment le mesurer ?
Choisir les bonnes options
Coûts techniques et coûts d’organisation

Atelier : analyser une charte d'archivage type, élaborer les points essentiels

Chaque participant repart avec une charte type

Tiers archiveurs et prestataires

Place de l’externalisation
La sous-traitance
Contractualiser avec un tiers : les points de vigilance

Du 11 au 12 mai 2023

A distance

Du 27 au 28 sept. 2023

A distance

Du 09 au 10 oct. 2023

Paris

Du 07 au 08 déc. 2023

Paris

Françoise C. - Formatrice et consultante en gestion de l'information et ingénierie documentaire

Professionnelle de la gestion de l’information, responsable de centres de documentation dans le domaine économique, elle fonde une structure de formation et de conseil en ingénierie documentaire. Consultante et formatrice elle a acquis une...

Corinne D. - Consultante Formatrice

Documentaliste indépendante depuis 2004, elle est spécialisée en ingénierie documentaire et organisation des services d'information de grands groupes. Assistante commerciale de 1986 à 1992, puis documentaliste et responsable de centres...