Formation - Gérer les archives sans être archiviste

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • présentiel ou à distance
  • Réf PA12
  • Coup de
  • Session garantie

Vous n'êtes pas un spécialiste de l'archivage, pourtant la gestion des archives vous a été confiée.

 Rendez vous sur la formation "Gérer les archives sans être archiviste" pour y voir clair parmi les normes, supports, modes de classement et organiser efficacement votre système d'archivage.

Objectifs

  • Décrypter les outils et les procédures d'archivage
  • Identifier les différents supports de stockage
  • Analyser les obligations légales de la gestion des archives

Pré-requis

  • Travailler dans un service de documentation / d'archives ou être en charge de la gestion des archives

Cibles

  • Toute personne amenée à gérer des archives (or dossiers patients dans le cadre d'archives hospitalières)

Les plus

  • Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

  • 3 Ateliers pratiques permettent aux participants de repartir de la formation avec des outils immédiatement utilisables : un bordereau de versement, un tableau de gestion type, des délais de conservation bien identifiés.

Suivi et évaluation des acquis

  • Evaluation des acquis en amont, pendant et en aval de la formation
  • Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])

Indicateurs de résultats

  • Satisfaction 2021 : 100% / 1er Semestre 2022 : 100%

Découvrir l'archivage : métier et contexte réglementaire

Que veut dire archiver ?

  • Identifier les documents dont on aura besoin demain
  • Conserver les archives dans le temps
  • Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage

Découvrir les archives

  • Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
  • Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
  • Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

La chaîne de traîtement archivistique

  • Evaluer les documents
  • Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
  • Archives et documentation
  • Original et copie
  • Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

Législation et réglementation

  • Archives publiques et archives privées
  • Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques

Connaître les procédures et outils de l'archivage

Le versement

  • Le bordereau de versement
  • La qualité du versement
  • Le rôle de l'archiviste et des correspondants archives

Les communications internes et externes

  • La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
  • Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
  • Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations

  • La sélection des éliminables : règles à respecter
  • Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
  • Les destructions : comment et par qui ?

Atelier : réaliser un bordereau de versement

Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination

Organiser un projet d'archivage

Créer des outils adaptés

  • Le tableau de gestion
  • Les durées de conservation (DUA)
  • Le plan de classement
  • Inventaire et récolement

Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

  • Les locaux d'archivage
  • Vocabulaire et règles d’organisation
  • Estimer le volume d’archives
  • Récolement de l’existant documentaire

Conditionnement et rangement

  • Les locaux et le choix du matériel
  • Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

Elaborer une politique d'archivage

Focus sur l'archivage électronique

  • Les supports d’archives dans l’environnement électronique
  • Normes et premières notions de dématérialisation
  • Les archives natives électroniques

Le rôle de la charte

  • Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
  • A quoi sert une charte d’archivage ?

Le coût de l’archivage

  • Comment le mesurer ?
  • Choisir les bonnes options
  • Coûts techniques et coûts d’organisation

Atelier : analyser une charte d'archivage type, élaborer les points essentiels

Chaque participant repart avec une charte type

Tiers archiveurs et prestataires

  • Place de l’externalisation
  • La sous-traitance
  • Contractualiser avec un tiers : les points de vigilance

Du 09 au 10 févr. 2023 Session garantie

Paris

Du 14 au 15 mars 2023

A distance

Du 11 au 12 mai 2023

A distance

Du 27 au 28 sept. 2023

A distance

Du 09 au 10 oct. 2023

Paris

Du 07 au 08 déc. 2023

Paris

Françoise COMET

Françoise C. - Formatrice et consultante en gestion de l'information et ingénierie documentaire

Professionnelle de la gestion de l’information, responsable de centres de documentation dans le domaine économique, elle fonde une structure de formation et de conseil en ingénierie documentaire. Consultante et formatrice elle a acquis une...

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Corinne DELORD

Corinne D. - Consultante Formatrice

Documentaliste indépendante depuis 2004, elle est spécialisée en ingénierie documentaire et organisation des services d'information de grands groupes. Assistante commerciale de 1986 à 1992, puis documentaliste et responsable de centres...

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