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Formation : Outlook et Gmail : maîtriser sa messagerie électronique pour gagner du temps
Les 5 clés pour exploiter tout le potentiel de votre messagerie électronique professionnelle
- 1 jour (7 heures)
- À distance
Dans un environnement numérique où les emails et les messages affluent chaque jour, savoir gérer efficacement sa messagerie électronique devient une compétence indispensable. Cette formation pratique vous guide pour mieux utiliser Outlook et Gmail, deux des logiciels les plus répandus. Vous apprendrez à organiser votre boîte de réception, à automatiser les tâches récurrentes, et à classer vos courriers électroniques pour gagner en efficacité et en sérénité. Grâce à des exercices concrets, vous transformerez votre messagerie en véritable outil de gestion du temps, simplifiant ainsi votre quotidien professionnel.
- Maîtriser les fonctionnalités avancées d'Outlook et Gmail, pour une gestion optimale des emails.
- Automatiser les actions répétitives grâce aux règles et filtres.
- Organiser et classer efficacement les messages pour éviter l'encombrement de votre boîte de réception.
- Utiliser les fonctionnalités collaboratives pour optimiser la communication avec les collaborateurs.
- Découvrir des astuces pour une utilisation plus efficace de votre messagerie dans un contexte professionnel.
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Formation : Outlook et Gmail : maîtriser sa messagerie électronique pour gagner du temps
Objectifs
- Optimiser l'interface et automatiser la gestion des emails pour gagner du temps
- Archiver et retrouver rapidement les informations grâce à des outils de recherche avancés
- Planifier et prioriser ses tâches et événements avec l’agenda partagé et des indicateurs visuels
Pré-requis
- Apporter son ordinateur portable
Cibles
- Collaborateurs souhaitant maximiser leur efficacité dans l'utilisation d'Outlook et/ou Gmail
Les plus
- Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure
Modalités pédagogiques
- Des journées pratico-pratiques : chaque participant repart avec son plan d’action immédiat
Suivi et évaluation des acquis
- Evaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
- Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
- Un support de cours est remis à chaque stagiaire
Indicateurs de résultats
Indicateurs de résultat et taux de réussite prochainement disponibles
1. Transformer sa boîte de réception en un véritable outil de gestion du temps
- Personnaliser son interface : rubans, dossiers favoris et catégories d’emails
- Définir une stratégie de gestion des emails : analyse des méthodes existantes pour traiter un volume important
- Création d’un système d’automatisation personnalisé : règles de tri, réponses automatiques (catégorisation automatique, classement par priorité), actions rapides par tâches spécifiques
- Filtrer efficacement : utiliser les filtres avancés pour identifier les emails urgents et éliminer les spams ou messages indésirables
1
Cas pratique
Personnaliser son interface et créer sa stratégie pour traiter et prioriser en fonction de son quotidien professionnel.
2. Exploiter les fonctionnalités avancées de recherche et d'archivage
- Gérer intelligemment les archives : créer un plan d’archivage et de suppression automatique pour alléger la boîte de réception tout en conservant l'accès aux informations importantes
- Retrouver rapidement des informations précises : utiliser les options avancées de recherche (mots-clés, filtres spécifiques, types d’attachements)
- Exploiter les pièces jointes et emails lourds : réduire les volumes d’emails
2
Cas pratique
Organiser et archiver ses emails selon un plan d’archivage, avec un exercice sur la recherche d’un email spécifique dans une boîte encombrée.
3. Organiser son temps et ses priorités avec l’agenda
- Suivi des emails et des tâches : transformer un email en tâche ou en rendez-vous, mettre en place des rappels automatiques et utiliser des tableaux de bord
- Planifier efficacement avec l’agenda : gérer les événements ponctuels et récurrents, planifier des réunions collaboratives et synchroniser son agenda
- Collaborer via l’agenda partagé : utiliser les fonctionnalités collaboratives pour partager des calendriers, organiser des réunions et suivre des tâches en commun
- Indicateurs de suivi : utiliser des indicateurs visuels (couleurs, catégories) pour hiérarchiser les tâches et les événements dans l’agenda
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Cas pratique
Planifier un projet commun incluant des réunions, des événements, la création et le suivi des tâches avec des tableaux de bord et des rappels.
4. Structurer son carnet d’adresses et gérer ses absences
- Optimiser la gestion du carnet d’adresses : catégoriser ses contacts, créer des listes de diffusion, et synchroniser les informations
- Configurer les réponses automatiques d’absence : personnaliser les messages d'absence pour maintenir une bonne communication
4
Cas pratique
Organiser son carnet d’adresses professionnel et créer des groupes de contacts pour des communications ciblées. Configurer un message d’absence.
Formateurs
Ce produit a été mis à jour le 18/09/2025
800 € HT
Inscription possible 48h avant la formation. En deçà, vous pouvez contacter notre Service Clients pour vous assurer de la disponibilité.
À réception de votre demande, la validation et la mise en œuvre de votre projet sur une formation sera possible sous 48h.
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