Formation - Gérer et organiser l'information

Identifier et comprendre rapidement l'information importante dans tous types de contenus

• Diagnostic des pratiques et « inventaire » des informations à traiter en fonction du poste, du contexte, des situations, des priorités...
• Repérer l'information utile pour soi, pour son équipe, pour sa hiérarchie. Quels sont les flux associés ?
• Prendre en compte la diversité des supports et des sources
• Distinguer l'urgent de l'important, l'essentiel de l'accessoire...
• Détecter toutes les sources d'informations internes, externes
• Hiérarchiser l'information et décider quand traiter, transmettre, ranger ou jeter...

Cas pratique : faire un état des lieux de son traitement de l'information, repérer les axes d’amélioration.

Quels sont vos enjeux ? Quels sont les enjeux de votre entreprise ?

S'organiser pour mieux faire face aux flux croissants d'informations : méthode, outils, stratégie

• Maîtriser les processus de gestion de classement de l'information
• Mettre en oeuvre des méthodes pour optimiser sa recherche d'information
• Intégrer la veille à son activité
• Gérer l'information : traçabilité, diffusion, classement, archivage et... élimination

Cas pratique : définir et mettre en place sa stratégie personnelle.

Travail sur le traitement des mails (Outlook...), plan de classement, bases de données (Excel, Access...), liens hypertextes, gestion des flux...

Optimiser ses compétences personnelles pour gagner du temps

• Repérer rapidement l'information essentielle grâce à la lecture active
• Le QQOQCPC et la lecture macroscopique
• La technique du survol
• Synthétiser, structurer, organiser les informations : communiquer mieux et plus vite
• Présenter de rapports clairs, concrets, précis et utiles
• Trucs et astuces pour mieux utiliser sa mémoire

Cas pratique : exercices de gymnastique cérébrale.

Partager, diffuser, communiquer : optimiser son rôle d'interface

• Harmoniser les méthodes de traitement de l'information, partager les bonnes pratiques (cohérence documents papier et électroniques, éliminer les doublons, centraliser, etc.)
• Organiser la circulation et la conservation de l'information
• Veiller à la cohérence des dossiers
• Tirer le meilleur parti des NTIC en fonction de ses besoins (réseau, l'intranet, GED, ERP, sharepoint...)

Cas pratique : développer un véritable outil collaboratif, un gain de temps et d'efficacité pour tous.

Cas pratique : cas final sur le système personnel des participants.

Recueillir, sélectionner et diffuser l'information pertinente et utile, en fonction d'une demande, d'un contexte et de destinataires spécifiques.