Formation - Gérer et organiser l'information

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • à distance
  • Réf RC65

Le rapport à l'information a beaucoup changé ces dernières années : l'efficacité revient à savoir trier, partager l'information et travailler avec les autres.

Comment identifier et comprendre rapidement l'information importante ? Quels sont les outils, méthodes et stratégies pour mieux faire face aux flux croissants d'informations ? Comment optimiser votre rôle d'interface communicante et vos compétences pour gagner du temps ?

La formation « Gérer et organiser l'information » apporte des méthodes et outils pour traiter, partager et diffuser en situation professionnelle l'information adaptée aux destinataires, mais aussi apprendre à la restituer efficacement et lutter contre la surcharge d'informations dans l'entreprise.

Vous pouvez suivre cette formation dans le cadre d'un parcours certifiant éligible au CPF : Certification DiGiTT - Gérer et organiser l'information

Objectifs

  • Organiser le traitement, la gestion et la diffusion de l’information avec ses clients internes et externes
  • Disposer d’une information claire, précise et utile
  • Gagner du temps et faire gagner du temps

Pré-requis

Les participants sont invités à préparer des situations concrètes afin d’améliorer ou d’établir leur propre système de traitement de l’information

Cibles

  • Toute personne amenée à gérer un volume important d'information et désireuse d'améliorer son efficacité au quotidien

Les plus

  • Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

  • Cas pratiques : analyse des situations concrètes apportées par les participants afin d’améliorer ou d’établir son propre système de traitement de l’information.
  • Tests : traitement de l’information, mode de fonctionnement.
  • Exercices : lecture active (entrainement au repérage), synthèse d’informations.

Suivi et évaluation des acquis

  • Evaluation de la formation par les participants.
  • Remise d'une attestation de fin de formation.

Identifier et comprendre rapidement l'information importante dans tous types de contenus

  • Diagnostic des pratiques et « inventaire » des informations à traiter en fonction du poste, du contexte, des situations, des priorités...
  • Repérer l'information utile pour soi, pour son équipe, pour sa hiérarchie. Quels sont les flux associés ?
  • Prendre en compte la diversité des supports et des sources
  • Distinguer l'urgent de l'important, l'essentiel de l'accessoire...
  • Détecter toutes les sources d'informations internes, externes
  • Hiérarchiser l'information et décider quand traiter, transmettre, ranger ou jeter...

Cas pratique : faire un état des lieux de son traitement de l'information, repérer les axes d’amélioration.

Quels sont vos enjeux ? Quels sont les enjeux de votre entreprise ?

S'organiser pour mieux faire face aux flux croissants d'informations : méthode, outils, stratégie

  • Maîtriser les processus de gestion de classement de l'information
  • Mettre en oeuvre des méthodes pour optimiser sa recherche d'information
  • Intégrer la veille à son activité
  • Gérer l'information : traçabilité, diffusion, classement, archivage et... élimination

Cas pratique : définir et mettre en place sa stratégie personnelle.

Travail sur le traitement des mails (Outlook...), plan de classement, bases de données (Excel, Access...), liens hypertextes, gestion des flux...

Optimiser ses compétences personnelles pour gagner du temps

  • Repérer rapidement l'information essentielle grâce à la lecture active
  • Le QQOQCPC et la lecture macroscopique
  • La technique du survol
  • Synthétiser, structurer, organiser les informations : communiquer mieux et plus vite
  • Présenter de rapports clairs, concrets, précis et utiles
  • Trucs et astuces pour mieux utiliser sa mémoire

Cas pratique : exercices de gymnastique cérébrale.

Partager, diffuser, communiquer : optimiser son rôle d'interface

  • Harmoniser les méthodes de traitement de l'information, partager les bonnes pratiques (cohérence documents papier et électroniques, éliminer les doublons, centraliser, etc.)
  • Organiser la circulation et la conservation de l'information
  • Veiller à la cohérence des dossiers
  • Tirer le meilleur parti des NTIC en fonction de ses besoins (réseau, l'intranet, GED, ERP, sharepoint...)

Cas pratique : développer un véritable outil collaboratif, un gain de temps et d'efficacité pour tous.

Cas pratique : cas final sur le système personnel des participants.

Recueillir, sélectionner et diffuser l'information pertinente et utile, en fonction d'une demande, d'un contexte et de destinataires spécifiques.

Du 16 au 17 sept. 2021

A distance

Du 11 au 12 oct. 2021

A distance

Du 22 au 23 nov. 2021

A distance

Marie-Françoise CROUAIL

Marie-Françoise C. - Formatrice en efficacité professionnelle et développement personnel

Marie-Françoise Crouail,Société UP United Partners, formatrice en efficacité professionnelle et développement personnel. Elle transmet avec passion et pragmatisme son savoir-faire en méthodologie des écrits professionnels et de gestion de...

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1 400 € HT

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