Module 1 - 1 jour
M1 - Maîtriser les fondamentaux du métier d'assistante (1 jour)
Identifier les compétences clés du métier : savoir, savoir-faire, savoir être
- Comprendre son rôle et se positionner dans l'entreprise
- Clarifier son périmètre d'action et ses limites de responsabilité
- Connaître les domaines de compétences exigées
Cas pratique : évaluer le contenu de son poste
Cas pratique : évaluer le contenu de son poste et analyser son organisation pour identifier des axes d'optimisation en matière d'actions et de compétences
Construire un binôme efficace avec son manager
- Accompagner son manager dans l'exercice de ses fonctions
- Bien comprendre les rôles du manager
- Identifier les conditions d'une collaboration réussie
- Définir les attentes de son manager et anticiper ses besoins
Exercice d'application : formaliser les règles de fonctionnement en commun
Organiser la vie du service et faciliter le travail collaboratif
- Mettre en place des pratiques et des procédures communes
- Créer des tableaux de bords et de suivi accessibles par tous
- Optimiser la gestion partagée du temps : agenda partagé,messagerie, suivi partagé des dossiers...
- Travailler avec les nouveaux outils : smartphones, etc.
Cas pratique : travailler avec plusieurs managers
Se positionner clairement et s'affirmer dans son rôle de partenaire
- Prendre sa place au sein de l'équipe
- Comprendre son propre mode de fonctionnement, celui de son manager et de ses collègues
- S'adapter à son manager et renforcer la complémentarité.
- Faire face aux délégations
- Accroître son autonomie et sa polyvalence
Cas pratique : être force de proposition
Oser intervenir et aider à la prise de décision
Module 2 - 1 jour
M2 - Optimiser son temps et son organisation (1 jour)
Autodiagnostic de sa gestion du temps
- Comprendre sa façon personnelle d'appréhender le temps
- Identifier ses sources d'inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles
Prévoir, hiérarchiser et organiser ses activités
- Maîtriser les règles d'or de la gestion du temps et adopter les bons réflexes
- Aller à l'essentiel : distinguer les priorités, arbitrer l'urgent et l'important
- Composer son propre panel d'outils de gestion du temps (GANTT, PERT , matrice d'Eisenhower)
- Adapter son fonctionnement aux besoins du service
- Rester flexible et faire face aux imprévus du quotidien
- Identifier et éradiquer "les voleurs de temps"
Cas pratique : construire sa méthode de gestion du temps
Gérer les informations et classer avec méthode
- Gérer sa boîte e-mail avec efficacité
- Conserver et retrouver l'information
- Optimiser ses méthodes de classement pour rendre l'information accessible à tous
- Savoir archiver et définir les règles de conservation des documents
- Organiser le classement électronique des documents.
- Travailler en réseau et partager des savoir-faire individuels
Cas pratique : être un relais d'information efficace
Faire circuler les informations auprès des bons interlocuteurs internes ou externes
Module 3 - 1 jour
M3 - Renforcer l'impact de ses écrits professionnels (1 jour)
Concevoir et rédiger des écrits structurés
- Maîtriser les techniques et règles des écrits professionnels
- Acquérir une méthode pour gagner du temps dans sa rédaction
- Savoir construire ses arguments et valoriser ses messages
- Rédiger des emails clairs et professionnels
Cas pratique : synthétiser sa pensée et structurer son message
Ecrire sans faute de grammaire... ni de présentation
- Chasser les fautes de français les plus courante
- Soigner la mise en forme même dans l'urgence
- Rédiger compte rendu et synthèses efficaces
- Faire la différence entre rapport, PV et compte rendu
- Produire un compte-rendu structuré, factuel et clair
- S'approprier le style professionnel lié au compte-rendu
Communiquer efficacement par mail
- Rédiger des emails clairs et professionnels
- Bien choisir son objet et ses destinataires
- Acquérir les "bons réflexes" avant d'envoyer un email : trucs et astuces pour bien se relire
Module 4 - 2 jours
M4 - Renforcer son aisance relationnelle (2 jours)
Comprendre les enjeux relationnels d'une assistante de direction
- Identifier les situations difficiles liées à la fonction
- Découvrir son style de communication
- Etablir des relations constructives et harmonieuses
Développer son potentiel de communication
- Comprendre l'autre et se faire comprendre par l'autre
- Prendre conscience du poids des mots, des gestes, du langage
- Développer ses qualités d'écoute et sa flexibilité face à l'autre : pratiquez l'empathie !
- Gérer des difficultés et des malentendus de manière positive et directe
- Savoir convaincre avec les bons arguments
Etude des cas : oser demander, questionner, négocier, refuser
- Choisir ses mots et adapter sa stratégie de communication à chacun de ses interlocuteurs
- Devenir force de proposition
Anticiper, détecter et prévenir une situation conflictuelle
- Détecter, anticiper, prévenir et désamorcer les conflits
- Eviter les manipulations et sortir des jeux de pouvoir
- Harmoniser les rapports avec l'autorité Instaurer des relations positives au quotidien
Etude de cas : s'entraîner à la médiation
Gérer ses émotions et bien réagir aux situations stressantes
- Comprendre et accepter à canaliser les émotions des autres
- Connaître ses propres " signaux d'alerte" pour mieux les accepter
- Agir plus que subir : reconstruire son équilibre quand il est ébranlé
Cas pratiques : techniques pour gérer son stress et celui des autres
Développer son impact personnel et professionnel
- Travailler son image, son expression orale et sa gestuelle
- Savoir représenter son l'entreprise
- Valoriser son esprit qualité de service
- Savoir parler de son travail et valoriser ses compétences
Etude des cas : présentation de son dossier de certification