Formation : Profession Assistant(e)

Module 1 - 1 jour

M1 - Maîtriser les fondamentaux du métier d'assistante (1 jour)

Identifier les compétences clés du métier : savoir, savoir-faire, savoir être

• Comprendre son rôle et se positionner dans l'entreprise
• Clarifier son périmètre d'action et ses limites de responsabilité
• Connaître les domaines de compétences exigées

Cas pratique : évaluer le contenu de son poste

Cas pratique : évaluer le contenu de son poste et analyser son organisation pour identifier des axes d'optimisation en matière d'actions et de compétences

Construire un binôme efficace avec son manager

• Accompagner son manager dans l'exercice de ses fonctions
• Bien comprendre les rôles du manager
• Identifier les conditions d'une collaboration réussie
• Définir les attentes de son manager et anticiper ses besoins

Exercice d'application : formaliser les règles de fonctionnement en commun

Organiser la vie du service et faciliter le travail collaboratif

• Mettre en place des pratiques et des procédures communes
• Créer des tableaux de bords et de suivi accessibles par tous
• Optimiser la gestion partagée du temps : agenda partagé,messagerie, suivi partagé des dossiers...
• Travailler avec les nouveaux outils : smartphones, etc.

Cas pratique : travailler avec plusieurs managers

Se positionner clairement et s'affirmer dans son rôle de partenaire

• Prendre sa place au sein de l'équipe
• Comprendre son propre mode de fonctionnement, celui de son manager et de ses collègues
• S'adapter à son manager et renforcer la complémentarité.
• Faire face aux délégations
• Accroître son autonomie et sa polyvalence

Cas pratique : être force de proposition

Oser intervenir et aider à la prise de décision

Module 2 - 1 jour

M2 - Optimiser son temps et son organisation (1 jour)

Autodiagnostic de sa gestion du temps

• Comprendre sa façon personnelle d'appréhender le temps
• Identifier ses sources d'inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles

Prévoir, hiérarchiser et organiser ses activités

• Maîtriser les règles d'or de la gestion du temps et adopter les bons réflexes
• Aller à l'essentiel : distinguer les priorités, arbitrer l'urgent et l'important
• Composer son propre panel d'outils de gestion du temps (GANTT, PERT , matrice d'Eisenhower)
• Adapter son fonctionnement aux besoins du service
• Rester flexible et faire face aux imprévus du quotidien
• Identifier et éradiquer "les voleurs de temps"

Cas pratique : construire sa méthode de gestion du temps

Gérer les informations et classer avec méthode

• Gérer sa boîte e-mail avec efficacité
• Conserver et retrouver l'information
• Optimiser ses méthodes de classement pour rendre l'information accessible à tous
• Savoir archiver et définir les règles de conservation des documents
• Organiser le classement électronique des documents.
• Travailler en réseau et partager des savoir-faire individuels

Cas pratique : être un relais d'information efficace

Faire circuler les informations auprès des bons interlocuteurs internes ou externes

Module 3 - 1 jour

M3 - Renforcer l'impact de ses écrits professionnels (1 jour)

Concevoir et rédiger des écrits structurés

• Maîtriser les techniques et règles des écrits professionnels
• Acquérir une méthode pour gagner du temps dans sa rédaction
• Savoir construire ses arguments et valoriser ses messages
• Rédiger des emails clairs et professionnels

Cas pratique : synthétiser sa pensée et structurer son message

Ecrire sans faute de grammaire... ni de présentation

• Chasser les fautes de français les plus courante
• Soigner la mise en forme même dans l'urgence
• Rédiger compte rendu et synthèses efficaces
• Faire la différence entre rapport, PV et compte rendu
• Produire un compte-rendu structuré, factuel et clair
• S'approprier le style professionnel lié au compte-rendu

Communiquer efficacement par mail

• Rédiger des emails clairs et professionnels
• Bien choisir son objet et ses destinataires
• Acquérir les "bons réflexes" avant d'envoyer un email : trucs et astuces pour bien se relire

Module 4 - 2 jours

M4 - Renforcer son aisance relationnelle (2 jours)

Comprendre les enjeux relationnels d'une assistante de direction

• Identifier les situations difficiles liées à la fonction
• Découvrir son style de communication
• Etablir des relations constructives et harmonieuses

Développer son potentiel de communication

• Comprendre l'autre et se faire comprendre par l'autre
• Prendre conscience du poids des mots, des gestes, du langage
• Développer ses qualités d'écoute et sa flexibilité face à l'autre : pratiquez l'empathie !
• Gérer des difficultés et des malentendus de manière positive et directe
• Savoir convaincre avec les bons arguments

Etude des cas : oser demander, questionner, négocier, refuser

- Choisir ses mots et adapter sa stratégie de communication à chacun de ses interlocuteurs
- Devenir force de proposition

Anticiper, détecter et prévenir une situation conflictuelle

• Détecter, anticiper, prévenir et désamorcer les conflits
• Eviter les manipulations et sortir des jeux de pouvoir
• Harmoniser les rapports avec l'autorité Instaurer des relations positives au quotidien

Etude de cas : s'entraîner à la médiation

Gérer ses émotions et bien réagir aux situations stressantes

• Comprendre et accepter à canaliser les émotions des autres
• Connaître ses propres " signaux d'alerte" pour mieux les accepter
• Agir plus que subir : reconstruire son équilibre quand il est ébranlé

Cas pratiques : techniques pour gérer son stress et celui des autres

Développer son impact personnel et professionnel

• Travailler son image, son expression orale et sa gestuelle
• Savoir représenter son l'entreprise
• Valoriser son esprit qualité de service
• Savoir parler de son travail et valoriser ses compétences

Etude des cas : présentation de son dossier de certification