Formation : Profession Assistant(e)

  • 5 Jours - 35 Heures
  • Formation / E-Learning
  • Présentiel ou à distance
  • Réf 2097
  • Best

Le parcours en un clin d'oeil

Module 1 - Maîtriser les fondamentaux du métier d'assistante1 Jour

Module 2 - Optimiser son temps et son organisation1 Jour

Module 3 - Renforcer l'impact de ses écrits professionnels1 Jour

Module 4 - Renforcer son aisance relationnelle2 Jours

Cycle de 5 jours pour maîtriser les compétences fondamentales du métier d'assistante, s'approprier les bons outils pour développer sa performance et son efficacité professionnelle et renforcer excellence relationnelle, autonomie et confiance en soi

Objectifs

  • Maîtriser les compétences fondamentales du métier d'assistante
  • Expérimenter les outils pour développer sa performance et son efficacité professionnelle
  • S'affirmer en situation professionnelle

Pré-requis

  • Cette formation ne nécessite aucun prérequis.

Cibles

  • Assistant(e)s et secrétaires souhaitant acquérir une expertise complète de leur métier.
  • Toute personne récemment nommée au poste d'assistant(e)s ou amenée à en remplir les fonctions.

Les plus

  • Un parcours complet, proposant des outils et méthodes très opérationnels
  • Une approche personnalisée : expérimentations sur des situations professionnelles à partir des situations vécues des participants
  • Possibilité d'inclure dans la formation le certificat Voltaire et les modules en ligne (cela permet de rendre le module sur les écrits professionnels éligible au CPF)

Modalités pédagogiques

  • Exposés suivis de questions-réponses et d'échanges avec les participants, cas pratiques.
  • Remise d'un support pédagogique.

Suivi et évaluation des acquis

  • E-quizz des compétences visées en amont et en aval de la formation
  • Evaluation de la formation par les participants
  • Remise d’une attestation en fin de formation

Module 1 - Maîtriser les fondamentaux du métier d'assistante - 1 Jour

Identifier les compétences clés du métier : savoir, savoir-faire, savoir être

  • Comprendre son rôle et se positionner dans l'entreprise
  • Clarifier son périmètre d'action et ses limites de responsabilité
  • Connaître les domaines de compétences exigées

CAS PRATIQUE

ÉVALUER LE CONTENU DE SON POSTE

CAS PRATIQUE

ÉVALUER LE CONTENU DE SON POSTE ET ANALYSER SON ORGANISATION POUR IDENTIFIER DES AXES D'OPTIMISATION EN MATIÈRE D'ACTIONS ET DE COMPÉTENCES

Construire un binôme efficace avec son manager

  • Accompagner son manager dans l'exercice de ses fonctions
  • Bien comprendre les rôles du manager
  • Identifier les conditions d'une collaboration réussie
  • Définir les attentes de son manager et anticiper ses besoins

EXERCICE D'APPLICATION

FORMALISER LES RÈGLES DE FONCTIONNEMENT EN COMMUN

Organiser la vie du service et faciliter le travail collaboratif

  • Mettre en place des pratiques et des procédures communes
  • Créer des tableaux de bords et de suivi accessibles par tous
  • Optimiser la gestion partagée du temps : agenda partagé,messagerie, suivi partagé des dossiers...
  • Travailler avec les nouveaux outils : smartphones, etc.

CAS PRATIQUE

TRAVAILLER AVEC PLUSIEURS MANAGERS

Se positionner clairement et s'affirmer dans son rôle de partenaire

  • Prendre sa place au sein de l'équipe
  • Comprendre son propre mode de fonctionnement, celui de son manager et de ses collègues
  • S'adapter à son manager et renforcer la complémentarité.
  • Faire face aux délégations
  • Accroître son autonomie et sa polyvalence

CAS PRATIQUE : ÊTRE FORCE DE PROPOSITION

Oser intervenir et aider à la prise de décision

Autodiagnostic de sa gestion du temps

  • Comprendre sa façon personnelle d'appréhender le temps
  • Identifier ses sources d'inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles

Prévoir, hiérarchiser et organiser ses activités

  • Maîtriser les règles d'or de la gestion du temps et adopter les bons réflexes
  • Aller à l'essentiel : distinguer les priorités, arbitrer l'urgent et l'important
  • Composer son propre panel d'outils de gestion du temps (GANTT, PERT , matrice d'Eisenhower)
  • Adapter son fonctionnement aux besoins du service
  • Rester flexible et faire face aux imprévus du quotidien
  • Identifier et éradiquer "les voleurs de temps"

CAS PRATIQUE

CONSTRUIRE SA MÉTHODE DE GESTION DU TEMPS

Gérer les informations et classer avec méthode

  • Gérer sa boîte e-mail avec efficacité
  • Conserver et retrouver l'information
  • Optimiser ses méthodes de classement pour rendre l'information accessible à tous
  • Savoir archiver et définir les règles de conservation des documents
  • Organiser le classement électronique des documents.
  • Travailler en réseau et partager des savoir-faire individuels

CAS PRATIQUE : ÊTRE UN RELAIS D'INFORMATION EFFICACE

Faire circuler les informations auprès des bons interlocuteurs internes ou externes

Concevoir et rédiger des écrits structurés

  • Maîtriser les techniques et règles des écrits professionnels
  • Acquérir une méthode pour gagner du temps dans sa rédaction
  • Savoir construire ses arguments et valoriser ses messages
  • Rédiger des emails clairs et professionnels

CAS PRATIQUE

SYNTHÉTISER SA PENSÉE ET STRUCTURER SON MESSAGE

Ecrire sans faute de grammaire... ni de présentation

  • Chasser les fautes de français les plus courante
  • Soigner la mise en forme même dans l'urgence
  • Rédiger compte rendu et synthèses efficaces
  • Faire la différence entre rapport, PV et compte rendu
  • Produire un compte-rendu structuré, factuel et clair
  • S'approprier le style professionnel lié au compte-rendu

Communiquer efficacement par mail

  • Rédiger des emails clairs et professionnels
  • Bien choisir son objet et ses destinataires
  • Acquérir les "bons réflexes" avant d'envoyer un email : trucs et astuces pour bien se relire

Comprendre les enjeux relationnels d'une assistante de direction

  • Identifier les situations difficiles liées à la fonction
  • Découvrir son style de communication
  • Etablir des relations constructives et harmonieuses

Développer son potentiel de communication

  • Comprendre l'autre et se faire comprendre par l'autre
  • Prendre conscience du poids des mots, des gestes, du langage
  • Développer ses qualités d'écoute et sa flexibilité face à l'autre : pratiquez l'empathie !
  • Gérer des difficultés et des malentendus de manière positive et directe
  • Savoir convaincre avec les bons arguments

ETUDE DES CAS : OSER DEMANDER, QUESTIONNER, NÉGOCIER, REFUSER

- Choisir ses mots et adapter sa stratégie de communication à chacun de ses interlocuteurs
- Devenir force de proposition

Anticiper, détecter et prévenir une situation conflictuelle

  • Détecter, anticiper, prévenir et désamorcer les conflits
  • Eviter les manipulations et sortir des jeux de pouvoir
  • Harmoniser les rapports avec l'autorité Instaurer des relations positives au quotidien

ETUDE DE CAS

S'ENTRAÎNER À LA MÉDIATION

Gérer ses émotions et bien réagir aux situations stressantes

  • Comprendre et accepter à canaliser les émotions des autres
  • Connaître ses propres " signaux d'alerte" pour mieux les accepter
  • Agir plus que subir : reconstruire son équilibre quand il est ébranlé

CAS PRATIQUES

TECHNIQUES POUR GÉRER SON STRESS ET CELUI DES AUTRES

Développer son impact personnel et professionnel

  • Travailler son image, son expression orale et sa gestuelle
  • Savoir représenter son l'entreprise
  • Valoriser son esprit qualité de service
  • Savoir parler de son travail et valoriser ses compétences

ETUDE DES CAS

PRÉSENTATION DE SON PLAN D'ACTION PERSONNALISE

Capucine BERLIET

Capucine B. - Formatrice et Coach certifiée PNL et experte en développement personnel

Capucine BERLIET, Formatrice et Coach certifiée PNL. Elle est diplômée en management et titulaire d'un MBA « Luxury Brand Marketing and International Management » à l'I.S.M.L.Après une expérience de management de 5 ans dans un grand groupe...

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Dominique C. - Formatrice en management, communication et développement personnel

Dominique Charmes, formatrice en management, communication et développement personnel. Ses activités en tant que manager et son métier de coach, l'ont amenée à formaliser des méthodes de formations dynamiques et basées sur des expériences...

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Marie-Françoise CROUAIL

Marie-Françoise C. - Formatrice en efficacité professionnelle et développement personnel

Marie-Françoise Crouail,Société UP United Partners, formatrice en efficacité professionnelle et développement personnel. Elle transmet avec passion et pragmatisme son savoir-faire en méthodologie des écrits professionnels et de gestion de...

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