Formation : Contrôle de gestion à l'hôpital

Jour 1 de la formation

Retour sur les enjeux du contrôle de gestion pour les établissements de santé

• Intégrer le contexte : environnement hospitalier, tarification à l'activité...
• Les spécificités du contrôleur de gestion hospitalier
• Maîtriser les conditions d'efficacité du contrôle de gestion : les trois préalables

Actualiser vos outils existants du contrôle de gestion hospitalier

• Mettre en cohérence le contrôle de gestion avec les exigences de l'EPRD
• Le compte de résultat par pôle, le niveau des dépenses affectées, l'imputation des autres coûts et assurer le suivi en cours d'année

Elaborer vos comptes de résultats par pôles : méthode pour travailler de façon simple et pertinente

• Intégrer les méthodologies existantes en coûts complets et déterminer leurs limites
• Méthode d'élaboration en coûts partiels : le niveau des recettes et des charges affectées
• Le suivi en cours d'année des comptes de résultat partiels

Mise au point sur la démarche et les outils du contrôle de gestion

• Concevoir les tableaux de bord : déterminer vos objectifs, identifier vos destinataires, élaborer des tableaux de bord métiers
• Connaître les différents indicateurs et sélectionner les plus adaptés
• Définir le nombre optimal d'indicateurs à mettre en place et les mettre en forme 
• Construire des tableaux de bord : maîtriser la réalisation et la mise en oeuvre opérationnelle

Illustrations et cas pratiques : réaliser des tableaux de bords de gestion opérationnels et stratégiques

• Décliner des objectifs en indicateurs et remplir une fiche de définition des indicateurs
• Les tableaux de bord opérationnels : cas concrets (activité des pôles, recettes, dépenses, suivi particuliers)
• Les tableaux de bord stratégiques

Communiquer en interne autour des tableaux de bord pour impliquer le personnel à la gestion budgétaire des pôles et de l'hôpital

• Expliquer les objectifs de gestion au personnel de l'établissement : soignants, administratifs...
• Déterminer les différents tableaux de bord à construire pour répondre aux besoins de communication interne
• Transmettre régulièrement les résultats en interne pour maintenir la motivation et responsabiliser les équipes

Jour 2 de la formation

Exemples introductifs sur la sélection des indicateurs du contrôle de gestion hospitalier

• La mesure de phénomènes par des indicateurs
• Les différents types de mesures
• Le détournement d'indicateurs

Construire des tableaux de bord prospectifs

• Faire de vos tableaux de bord des outils de stratégie et de management
• Collecter les informations nécessaires à la prospective
• Evaluer les impacts de vos investissements sur vos activités, sur la qualité de vos services, sur vos coûts
• Améliorer la lisibilité de vos décisions en vous référant à vos outils de gestion

Démarche de construction d'un indicateur

• Décliner les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels
• Décliner les objectifs opérationnels en indicateurs

Sélectionner des indicateurs pertinents

• Déterminer vos qualités "molles" et "dures"
• Identifier les grandes familles d'indicateurs : pilotage médico-économique, ressources humaines, qualité des soins, satisfaction des patients
• Les indicateurs sentinelle : définition, avantages et inconvénients
• Exemples d'indicateurs sentinelles liés à l'activité
• Quel est le juste équilibre d'un indicateur ?

Cas pratique

Répartis en sous-groupes, vous déclinerez des objectifs stratégiques en objectifs opérationnels et en indicateurs. Vous documenterez le calcul de ces indicateurs et évaluerez les difficultés techniques.

Atelier pratique

Répartis en sous-groupes, vous disposez du tableau de bord d'un service clinique.
Vous devrez :

• prendre connaissance du projet de service, des activités cliniques à partir des données du PMSI et des évolutions envisagées,
• élaborer un diagnostic de la situation du service, en lien avec la surveillante et le chef de service,
• proposer un plan d'action pour redresser la situation et décliner vos trois objectifs prioritaires en indicateurs,
• émettre des propositions pour améliorer la lisibilité des informations présentées sur le tableau de bord.

Identifier voire dépasser les pièges algébriques

• Parer les difficultés liées à la structure de l'établissement
• Intégrer la notion de "nombre de ... différents"
• Cerner les pièges particuliers liés au PMSI (naissances, séances...)
• Mesurer l'exhaustivité d'un processus temporel
• Mesurer un délai moyen et médian
• Durée de séjour, quantification de l'écart à la référence, performance globale
• Calculer l'occupation d'une unité médicale
• Représenter la distribution d'une durée
• Représentation d'information de recrutement
• Répartir les recettes : rappel des recettes, exemples d'algorithmes de répartition, simulation, évaluation visuelle...
• Comparaison à des références, détection d'atypie
• Regrouper les GHM à l'aide de la classification OAP

Cas pratique : échanges autour de différents exemples de tableaux de bord

Vous passerez en revue des tableaux de bord plus ou moins adaptés, et critiquerez pour chacun la véracité des calculs, la présentation, l'adaptation au type de diffusion et de public.