Formation : Dossier patient et archives médicales à l'hôpital

Jour 1 de la formation

Le cadre juridique du dossier patient et des archives médicales

• Évolution législative du dossier patient, du DMP et des archives : points clés de la Loi Kouchner mars 2002 à aujourd'hui, cadre légal et règlementaire
• Exigences du dossier patient, du DMP et des archives : distinction, définition légale et opérationnelle des archives, cycle de vie des archives, lien entre dossier patient, DMP et archives

Le contenu et la valeur probante du dossier patient

• Contenu juridique du dossier patient : liste des documents et informations, contenu du dossier médical, règles de tenue du dossier
• Valeur probante du dossier papier et dossier dématérialisé : textes relatifs à la preuve de l'écrit (support papier et informatique)
• Lien entre dossier et archives

Lieu de conservation du dossier patient et des archives

• Distinction entre archives médicales et archives administratives
• Localisation des archives à l'hôpital et GHT : références légales et règlementaires, entités assurant la conservation sur support papier, lieu de conservation sur support informatique pour les EPS, communauté Hospitalière et Groupement Hospitalier de Territoire, normes d'archivage
• Qui peut utiliser les dossiers patients à l'Hôpital ou chez le PSL ?
• Qui gère le dossier (habilitation, traçabilité, sécurité et hébergement) : prise en charge, gestion des habilitations et du dossier patient papier et informatisé (traçabilité et sécurité des accès)
• Les garants des données de santé à caractère personnel : responsable du traitement, DIM, Médecin de l'hébergeur

Jour 2 de la formation

Conservation des dossiers patient

• Durée de conservation des archives, du dossier patient et DMP
• Prescription de l'action en responsabilité
• Délais de communication et accès aux archives publiques des dossiers de santé

Élimination des archives

• Conditions d'élimination des archives et obligations de destruction du dossier patient : textes et principes
• Procédure d'élimination des archives : élimination à l'issue de la période légale de conservation, élimination anticipée des dossiers médicaux après numérisation
• Copies inutiles

Accès au dossier patient par le patient ou les ayant-droits

• Qui peut y accéder ?
• À qui demander ?
• Accès au dossier médical
• Informations consultables : principe et réalité

Externalisation des archives informatisées et papier

• Contenu des archives (article R.1112-2 du CSP)
• Cadres légaux et règlementaires
• Processus d'hébergement sur support papier ou informatisé
• Processus de demande d'avis aux archives
• Agrément : hébergeurs support papier et hébergeurs support informatisé

Numérisation des archives

• Panorama des normes et des standards de transfert de données médicales
• Documents électroniques : quels supports d'archivage choisir
• Conservation des dossiers : microfiches et logiciels caducs
• Sécurité et horodatage électronique

Adapter la gestion du dossier patient et des archives médicales aux évolutions de l'hôpital et établir un diagnostic sur le service concerné

• Moderniser la gestion des archives médicales et du dossier patient : l'impact de la mise en place du DMP et la place des archives dans la coopération sanitaire
• Confronter les besoins des services médicaux et le fonctionnement du service des archives : délais de réponse, dysfonctionnements, chasse aux copies inutiles
• Comprendre les différentes logiques de travail des services de l'hôpital pour assurer une accessibilité optimale aux archives médicales
• Situer le service archives dans le système d'information de l'hôpital
• Gérer vos nouvelles archives électroniques : assurer l'interopérabilité des différents systèmes et harmoniser les niveaux d'avancement de chaque service
• Quelle nouvelle organisation du service des archives face à ces évolutions ?

Achat DPI, externalisation d'archivage et numérisation

• Enjeux financier des achats pour les archives : minimiser l'impact budgétaire du processus d'acquisition, les solutions logistiques de numérisation (logique d'achat et choix de procédure)
• Exigences légales, règlementaires, normatives et cadre contractuel
• Recommandation de rédaction : trames de cahier des charges d'une solution progiciel DPI, d'externalisation d'archivage et de numérisation 
• Choix des meilleures procédures

Sanctions du non-respect des obligations légales

Respect de sa vie privée et secret des informations