Formation : Dossier patient et archives médicales à l'hôpital

Enjeux, outils de gestion et perspectives

2 Jours - 14 Heures
Formation
présentiel ou à distance
Réf PF07

Session garantie

Depuis la crise sanitaire, Comundi propose l’intégralité de son offre en présentiel ou à distance. Pour des raisons d’efficacité pédagogique, Comundi peut transformer une session présentielle en distanciel, tout en conservant le programme et la durée.

Mise à jour suite à la publication :

Des ordonnances de janvier 2017 relatives à la force probante des copies numériques des dossiers patients et à l’agrément des hébergeurs,
De la norme NF Z42-026 de mai 2017 concernant la numérisation fidèle, et prise en compte de l'actualité des GCS et GHT.

Objectifs

Adapter votre organisation aux exigences légales et aux évolutions de l'hôpital
Optimiser la gestion du dossier patient
Maîtriser les processus d'externalisation et de numérisation

Pré-requis

Connaissance du secteur hospitalier

Cibles

Responsable Archives
Toute personne impliquée dans la gestion des archives hospitalières et/ou l'arbitrage sur les solutions organisationnelles et logistiques à mettre en oeuvre

Les plus

Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

Les mises en pratique de cette formation amèneront les participants à repenser les processus de gestion du dossier patient de leur établissement : réduction des archives, informatisation, externalisation

Suivi et évaluation des acquis

Evaluation de la formation par les participants, remise d'une attestation de fin de formation.

Jour 1 de la formation

Echanges de pratiques

Présentation des archives par chacun des participants sous la conduite de l'intervenant avec échanges entre participants et ce afin que chaque participant connaisse d'autres organisations et pratiques en matière d'archivage avec des conseils de l'intervenant.

Le cadre juridique du dossier patient et des archives médicales

Evolution législative du dossier patient, du DMP et des archives : points clés de la Loi Kouchner mars 2002 à aujourd'hui, cadre légal et réglementaire
Exigences du dossier patient, du DMP et des archives : distinction, définition légale et opérationnelle des archives, cycle de vie des archives, lien entre dossier patient, DMP et archives

Le contenu et la valeur probante du dossier patient

Contenu juridique du dossier patient : liste des documents et informations, contenu du dossier médical, règles de tenue du dossier
Valeur probante du dossier papier et dossier dématérialisé : textes relatifs à la preuve de l'écrit (support papier et informatique)
Lien entre dossier et archives

Lieu de conservation du dossier patient et des archives

Distinction entre archives médicales et archives administratives
Localisation des archives à l'hôpital et GHT : références légales et réglementaires, entités assurant la conservation sur support papier, lieu de conservation sur support informatique pour les EPS,
communauté Hospitalière et Groupement Hospitalier de Territoire, normes d'archivage
Qui peut utiliser les dossiers patients à l'Hôpital ou chez le PSL ?
Qui gère le dossier (habilitation, traçabilité, sécurité et hébergement) : prise en charge, gestion des habilitations et du dossier patient papier et informatisé (traçabilité et sécurité des accès)
Les garants des données de santé à caractère personnel : responsable du traitement, DIM, Médecin de l'hébergeur

Jour 2 de la formation

Conservation des dossiers patient

Durée de conservation des archives, du dossier patient et DMP
Prescription de l'action en responsabilité
Délais de communication et accès aux archives publiques des dossiers de santé

Elimination des archives

Conditions d'élimination des archives et obligations de destruction du dossier patient : textes et principes
Procédure d'élimination des archives : élimination à l'issue de la période légale de conservation, élimination anticipée des dossiers médicaux après numérisation
Copies inutiles

Accès au dossier patient par le patient ou les ayant- droits

Qui peut y accéder ?
A qui demander ?
Accès au dossier médical
Informations consultables : principe et réalité

Externalisation des archives informatisée et papier

Contenu des archives (article R.1112-2 du CSP)
Cadres légaux et réglementaires
Processus d'hébergement sur support papier ou informatisé
Processus de demande d'avis aux archives
Agrément : hébergeurs support papier et hébergeurs support informatisé

Numérisation des archives

Panorama des normes et des standards de transfert de données médicales
Documents électroniques : quels supports d'archivage choisir
Conservation des dossiers : microfiches et logiciels caducs
Sécurité et horodatage électronique

Adapter la gestion du dossier patient et des archives médicales aux évolutions de l'hôpital et établir un diagnostic sur le service concerné

Moderniser la gestion des archives médicales et du dossier patient : l'impact de la mise en place du DMP et la place des archives dans la coopération sanitaire
Confronter les besoins des services médicaux et le fonctionnement du service des archives : délais de réponse, dysfonctionnements, chasse aux copies inutiles
Comprendre les différentes logiques de travail des services de l'hôpital pour assurer une accessibilité optimale aux archives médicales
Situer le service archives dans le système d'information de l'hôpital
Gérer vos nouvelles archives électroniques : assurer l'interopérabilité des différents systèmes et harmoniser les niveaux d'avancement de chaque service
Quelle nouvelle organisation du service des archives face à ces évolutions ?

Achat DPI, externalisation d'archivage et numérisation

Enjeux financier des achats pour les archives : minimiser l'impact budgétaire du processus d'acquisition, les solutions logistiques de numérisation (logique d'achat et choix de procédure)
Exigences légales, règlementaires, normatives et cadre contractuel
Recommandation de rédaction : trames de cahier des charges d'une solution progiciel DPI, d'externalisation d'archivage et de numérisation
Choix des meilleures procédures

Sanctions du non-respect des obligations légales

Respect de sa vie privée et secret des informations

Du 06 au 07 oct. 2021 Session garantie

A distance

Du 23 au 24 nov. 2021 Session garantie

Paris

Du 31 mars 2022 au 01 avr. 2022

A distance

Du 07 au 08 juin 2022

Paris

Du 29 au 30 sept. 2022

A distance

Du 05 au 06 déc. 2022

Paris

Roselyne J. - Consultant-formation Senior

Consultante senior spécialisée dans le secteur social et médico-social depuis 20 ans, Roselyne Jossinet est également Directrice d’AGEAL CONSEIL. Elle est aussi membre du conseil d’administration de l’EHPAD L’Eolienne

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