Formation : Bureau des entrées : optimiser vos pratiques

Jour 1 de la formation

Les enjeux de la T2A et ses implications pour le Bureau des Entrées

• Rappel des principes et de la mise en place de la Tarification à l'Activité 
• Réforme de l'Assurance Maladie
• L'importance du bureau des entrées pour le passage à la facturation individuelle des établissements de santé (FIDES)
• La certification des comptes : un enjeu à prendre en compte

Zoom sur FIDES

• Les nouvelles modalités de facturation et impact sur le bureau des entrées
• Les acteurs concernés
• Le rôle de la Caisse de Paiement Unique (CPU)
• Le nouveau circuit de facturation et de paiement
• Les conditions de passage en production
• Conséquences sur l'encaissement : recouvrement, rejets, délais de paiement
• Retours d'expérience sur l'expérimentation FIDES
• Le calendrier de mise en place

Faire du Bureau des Entrées un acteur clé de la chaîne de facturation

• Identifier les différents acteurs de la chaîne de facturation
• Définir une politique d'identification du patient 
• Définir les règles d'identification, mettre en place les instances (Autorité de gestion de l’identification, cellule d’identito-vigilance),
• Répondre aux exigences de l'HAS en terme d'identito-vigilance (Pratique Exigible Prioritaire du manuel V2010)

Organiser le circuit du patient et maîtriser le circuit de production des informations administratives et médicales

• Centralisation versus Décentralisation : identifier les avantages et les inconvénients de chaque organisation
• La connaissance des codes et la codification en temps réel
• Présentation d’outils de recueil d’informations, de fiches d’aide à la saisie, de procédures de contrôles
• Obtenir les bonnes informations pour l’activité externe (NGAP, CCAM, etc) et l’hospitalisation (codage PMSI, suppléments journaliers, etc) 
• Améliorer la productivité de la facturation grâce à un système de contrôle croisé
• Se doter d’indicateurs et de tableaux de bords
• Exemples d’indicateurs, comment les produire et les analyser

Collaborer avec l'ensemble des acteurs et diffuser la culture T2A

• Informer le patient et son entourage
• Définir une campagne de communication interne auprès de l'ensemble du personnel et sensibilisation sur les problématiques de la facturation : exhaustivité, fiabilité, rapidité, productivité de la facturation
• Supports de communication (affiches, diaporamas)
• Réflexion sur les missions confiées aux pôles d’activité
• Identifier les convergences inter et intra secteurs, DIM, DAF, SIH, soins externes. Qui fait quoi et comment mieux travailler ensemble 
• Développer des partenariats extérieurs : Assurance maladie, Trésorerie, Mutuelles

Zoom : outils d'aide à l'audit de votre bureau des entrées

• Quick-diagnostic au sein du bureau des entrées
• Evaluation de chaque étape du processus de facturation
• Recouvrement
• Elaboration d’un plan d’actions

Jour 2 de la formation

Maitriser les éléments de dématérialisation des échanges

• Mettre en place un SIH performant
• Télétransmission, le fichier B2

Comment gérer et éviter les rejets

• Comprendre les mécanismes de recouvrement et de rejets 
• Analyser les différents formats de facturation : CMU, étrangers, mutuelles
• Améliorer les relations entre hôpitaux, assurance maladie et partenaires externes

Améliorer le recouvrement de vos produits hospitaliers

• Développer les régies de recettes
• Maîtriser les pré-admissions 
• Prestations hôtelières et régime particulier
• Nouveaux modes de paiement (paiement en ligne, TIP)
• Moderniser les relations avec les Mutuelles (dématérialisation des titres, des accords de prise en charge, partenariats)
• Exemples d’outils

Réorganiser le Bureau des Entrées autour de ses nouvelles responsabilités

• Organisation et contraintes : quelles sont ses ressources, équipements et délais ?
• Nouveaux processus d’organisation à définir 
• Déterminer des formations sur certains points techniques fondamentaux : logiciels, métiers, saisie de dossiers
• Identifier les nouveaux métiers issus de la réforme de la facturation
• Management des agents : relationnel, opérationnel, motivation

Cas pratique : organisation et mesure de la performance du bureau des entrées

La formatrice vous fournira des outils et indicateurs pour vous permettre de :

• Réorganiser et optimiser le travail du personnel du bureau des entrées
• Identifier les éléments à mettre en place et les délais d'exécution
• Rythmer la facturation
• Adaptation des équipements
• Ressources allouées
• Mesurer la performance du bureau des entrées
• Mode d'organisation
• Organiser les relations
• Cas particuliers et soins externes
• Monter des tableaux de suivi

Débat, échanges de fin de formation

• Echanges de bonnes pratiques, réussites, échecs
• Bilan de formation