Formation : Bureau des entrées : optimiser vos pratiques

Réf. SN01
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Formation présentielle
Cette formation est disponible en session individuelle ou intra-entreprise uniquement

Objectifs


Modalités pédagogiques


Pré-requis


Suivi et évaluation


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

Jour 1 de la formation

Les enjeux de la T2A et ses implications pour le Bureau des Entrées

  • Rappel des principes et de la mise en place de la Tarification à l'Activité 
  • Réforme de l'Assurance Maladie
  • L'importance du bureau des entrées pour le passage à la facturation individuelle des établissements de santé (FIDES)
  • La certification des comptes : un enjeu à prendre en compte

Zoom sur FIDES

  • Les nouvelles modalités de facturation et impact sur le bureau des entrées
  • Les acteurs concernés
  • Le rôle de la Caisse de Paiement Unique (CPU)
  • Le nouveau circuit de facturation et de paiement
  • Les conditions de passage en production
  • Conséquences sur l'encaissement : recouvrement, rejets, délais de paiement
  • Retours d'expérience sur l'expérimentation FIDES
  • Le calendrier de mise en place

Faire du Bureau des Entrées un acteur clé de la chaîne de facturation

  • Identifier les différents acteurs de la chaîne de facturation
  • Définir une politique d'identification du patient 
  • Définir les règles d'identification, mettre en place les instances (Autorité de gestion de l’identification, cellule d’identito-vigilance),
  • Répondre aux exigences de l'HAS en terme d'identito-vigilance (Pratique Exigible Prioritaire du manuel V2010)

Organiser le circuit du patient et maîtriser le circuit de production des informations administratives et médicales

  • Centralisation versus Décentralisation : identifier les avantages et les inconvénients de chaque organisation
  • La connaissance des codes et la codification en temps réel
  • Présentation d’outils de recueil d’informations, de fiches d’aide à la saisie, de procédures de contrôles
  • Obtenir les bonnes informations pour l’activité externe (NGAP, CCAM, etc) et l’hospitalisation (codage PMSI, suppléments journaliers, etc) 
  • Améliorer la productivité de la facturation grâce à un système de contrôle croisé
  • Se doter d’indicateurs et de tableaux de bords
  • Exemples d’indicateurs, comment les produire et les analyser

Collaborer avec l'ensemble des acteurs et diffuser la culture T2A

  • Informer le patient et son entourage
  • Définir une campagne de communication interne auprès de l'ensemble du personnel et sensibilisation sur les problématiques de la facturation : exhaustivité, fiabilité, rapidité, productivité de la facturation
  • Supports de communication (affiches, diaporamas)
  • Réflexion sur les missions confiées aux pôles d’activité
  • Identifier les convergences inter et intra secteurs, DIM, DAF, SIH, soins externes. Qui fait quoi et comment mieux travailler ensemble 
  • Développer des partenariats extérieurs : Assurance maladie, Trésorerie, Mutuelles

Zoom : outils d'aide à l'audit de votre bureau des entrées

  • Quick-diagnostic au sein du bureau des entrées
  • Evaluation de chaque étape du processus de facturation
  • Recouvrement
  • Elaboration d’un plan d’actions

Jour 2 de la formation

Maitriser les éléments de dématérialisation des échanges

  • Mettre en place un SIH performant
  • Télétransmission, le fichier B2

Comment gérer et éviter les rejets

  • Comprendre les mécanismes de recouvrement et de rejets 
  • Analyser les différents formats de facturation : CMU, étrangers, mutuelles
  • Améliorer les relations entre hôpitaux, assurance maladie et partenaires externes

Améliorer le recouvrement de vos produits hospitaliers

  • Développer les régies de recettes
  • Maîtriser les pré-admissions 
  • Prestations hôtelières et régime particulier
  • Nouveaux modes de paiement (paiement en ligne, TIP)
  • Moderniser les relations avec les Mutuelles (dématérialisation des titres, des accords de prise en charge, partenariats)
  • Exemples d’outils

Réorganiser le Bureau des Entrées autour de ses nouvelles responsabilités

  • Organisation et contraintes : quelles sont ses ressources, équipements et délais ?
  • Nouveaux processus d’organisation à définir 
  • Déterminer des formations sur certains points techniques fondamentaux : logiciels, métiers, saisie de dossiers
  • Identifier les nouveaux métiers issus de la réforme de la facturation
  • Management des agents : relationnel, opérationnel, motivation

Cas pratique : organisation et mesure de la performance du bureau des entrées

La formatrice vous fournira des outils et indicateurs pour vous permettre de :

  • Réorganiser et optimiser le travail du personnel du bureau des entrées
  • Identifier les éléments à mettre en place et les délais d'exécution
  • Rythmer la facturation
  • Adaptation des équipements
  • Ressources allouées
  • Mesurer la performance du bureau des entrées
  • Mode d'organisation
  • Organiser les relations
  • Cas particuliers et soins externes
  • Monter des tableaux de suivi

Débat, échanges de fin de formation

  • Echanges de bonnes pratiques, réussites, échecs
  • Bilan de formation