Formation : Bureau des entrées : optimiser vos pratiques

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • Présentiel ou à distance
  • Réf SN01

Une formation qui mettra en perspective les axes d'amélioration de votre organisation face aux nouveaux enjeux de la facturation.

Objectifs

  • Perfectionner la nouvelle organisation du bureau des entrées
  • Maîtriser et optimiser votre trésorerie en consolidant les relations entre services
  • Assurer l'encadrement de vos équipes

Pré-requis

  • Cette formation nécessite d'exercer dans un établissement de santé

Cibles

  • Responsable du Bureau des Entrées
  • Responsable des Admissions
  • Directeur de service

Les plus

  • Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

  • Les cas pratiques et les mises en situation de cette formation vous ameneront à penser l'organisation du travail du service, à établir des indicateurs de performance et construire vos propres tableaux de suivi

Suivi et évaluation des acquis

  • Evaluation de la formation par les participants.
  • Remise d'une attestation de fin de formation.

Jour 1 de la formation

Les enjeux de la T2A et ses implications pour le Bureau des Entrées

  • Rappel des principes et de la mise en place de la Tarification à l'Activité 
  • Réforme de l'Assurance Maladie
  • L'importance du bureau des entrées pour le passage à la facturation individuelle des établissements de santé (FIDES)
  • La certification des comptes : un enjeu à prendre en compte

Zoom sur FIDES

Les nouvelles modalités de facturation et impact sur le bureau des entrées
Les acteurs concernés
Le rôle de la Caisse de Paiement Unique (CPU)
Le nouveau circuit de facturation et de paiement
Les conditions de passage en production
Conséquences sur l'encaissement : recouvrement, rejets, délais de paiement
Retours d'expérience sur l'expérimentation FIDES
Le calendrier de mise en place

Faire du Bureau des Entrées un acteur clé de la chaîne de facturation

  • Identifier les différents acteurs de la chaîne de facturation
  • Définir une politique d'identification du patient 
  • Définir les règles d'identification, mettre en place les instances (Autorité de gestion de l’identification, cellule d’identito-vigilance),
  • Répondre aux exigences de l'HAS en terme d'identito-vigilance (Pratique Exigible Prioritaire du manuel V2010)

Organiser le circuit du patient et maîtriser le circuit de production des informations administratives et médicales

  • Centralisation versus Décentralisation : identifier les avantages et les inconvénients de chaque organisation
  • La connaissance des codes et la codification en temps réel
  • Présentation d’outils de recueil d’informations, de fiches d’aide à la saisie, de procédures de contrôles
  • Obtenir les bonnes informations pour l’activité externe (NGAP, CCAM, etc) et l’hospitalisation (codage PMSI, suppléments journaliers, etc) 
  • Améliorer la productivité de la facturation grâce à un système de contrôle croisé
  • Se doter d’indicateurs et de tableaux de bords
  • Exemples d’indicateurs, comment les produire et les analyser

Collaborer avec l'ensemble des acteurs et diffuser la culture T2A

  • Informer le patient et son entourage
  • Définir une campagne de communication interne auprès de l'ensemble du personnel et sensibilisation sur les problématiques de la facturation : exhaustivité, fiabilité, rapidité, productivité de la facturation
  • Supports de communication (affiches, diaporamas)
  • Réflexion sur les missions confiées aux pôles d’activité
  • Identifier les convergences inter et intra secteurs, DIM, DAF, SIH, soins externes. Qui fait quoi et comment mieux travailler ensemble 
  • Développer des partenariats extérieurs : Assurance maladie, Trésorerie, Mutuelles

Zoom : outils d'aide à l'audit de votre bureau des entrées

Quick-diagnostic au sein du bureau des entrées
Evaluation de chaque étape du processus de facturation
Recouvrement
Elaboration d’un plan d’actions

Jour 2 de la formation

Maitriser les éléments de dématérialisation des échanges

  • Mettre en place un SIH performant
  • Télétransmission, le fichier B2

Comment gérer et éviter les rejets

  • Comprendre les mécanismes de recouvrement et de rejets 
  • Analyser les différents formats de facturation : CMU, étrangers, mutuelles
  • Améliorer les relations entre hôpitaux, assurance maladie et partenaires externes

Améliorer le recouvrement de vos produits hospitaliers

  • Développer les régies de recettes
  • Maîtriser les pré-admissions 
  • Prestations hôtelières et régime particulier
  • Nouveaux modes de paiement (paiement en ligne, TIP)
  • Moderniser les relations avec les Mutuelles (dématérialisation des titres, des accords de prise en charge, partenariats)
  • Exemples d’outils

Réorganiser le Bureau des Entrées autour de ses nouvelles responsabilités

  • Organisation et contraintes : quelles sont ses ressources, équipements et délais ?
  • Nouveaux processus d’organisation à définir 
  • Déterminer des formations sur certains points techniques fondamentaux : logiciels, métiers, saisie de dossiers
  • Identifier les nouveaux métiers issus de la réforme de la facturation
  • Management des agents : relationnel, opérationnel, motivation

Cas pratique : organisation et mesure de la performance du bureau des entrées

La formatrice vous fournira des outils et indicateurs pour vous permettre de :

Réorganiser et optimiser le travail du personnel du bureau des entrées
Identifier les éléments à mettre en place et les délais d'exécution
Rythmer la facturation
Adaptation des équipements
Ressources allouées
Mesurer la performance du bureau des entrées
Mode d'organisation
Organiser les relations
Cas particuliers et soins externes
Monter des tableaux de suivi

Débat, échanges de fin de formation

Echanges de bonnes pratiques, réussites, échecs
Bilan de formation

Katia DELAHAYE

Katia D. - Responsable de l'accueil et la gestion des consultants

Katia DELAHAYE est responsable de l’accueil et la gestion des consultants après avoir été Techniciennne d’Information Médicale puis Contrôleur de gestion dans un établissement de santé. En tant que contrôleur de gestion, elle se...

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