Formation : Mesurer et maîtriser l'absentéisme dans la fonction publique : les meilleures pratiques managériales

Jour 1 de la formation

COMPRENDRE L'ABSENTEISME POUR MIEUX AGIR

Absentéisme : de quoi parle-t-on ? A partir de quand peut-on parler de dysfonctionnement ?

• Distinguer absentéisme compressible et absentéisme incompressible, absentéisme structurel et social
• Mesurer les enjeux financiers, sociaux, managériaux et organisationnels de l'absentéisme

Evaluer les différentes formes et catégories d'absences

• Diagnostiquer les différentes situations d'absentéisme : maladie ordinaire, accident du travail, maternité, longue maladie, congé de longue durée...
• Choisir des indicateurs pour suivre le phénomène
• Quel regard peut-on porter sur le climat social, la santé des agents, l'organisation et la planification des temps de repos et de récupération
• Les indicateurs de base : taux de gravité, absentéisme par agent, durée moyenne, fréquence
• Réaliser le calcul de ces taux 
• Le traitement de l'information : quelle saisie, par qui, quels calculs automatiser

INTEGRER LES IMPACTS DE L'ABSENTEISME ET CONSTRUIRE DES OUTILS DE SUIVI

Déterminer les coûts de l'absentéisme pour votre établissement

• Quels sont les coûts concernés : indemnités, opérations administratives, régulation des absences, perte de la qualité du service rendu au citoyen, lassitude des agents présents
• Comment mesurer les coûts subjectifs de l'absentéisme
• Comparer vos taux d'absentéisme par rapport aux taux moyens nationaux

Focus : comment a été déterminé l'effectif de votre service

Les participants sont invités à identifier les indicateurs existants sur l'absentéisme dans leur service et ce qui les caractérise

Construire vos tableaux de bord de contrôle et de mesure de l'absentéisme

• Principe et utilité du tableau de bord : comment rendre le tableau de bord facilement exploitable 
• Déterminer les indicateurs pertinents pour votre service et votre établissement
• Comment présenter vos tableaux de bord 
• Décrypter votre tableau de bord pour prendre les bonnes décisions

Cas pratique : concevoir un tableau de bord de mesure de l'absentéisme

Jour 2 de la formation

Droits et obligations de l'employeur et des agents en matière de congés maladie et d'accidents du travail

• Les conséquences de l'absence sur le contrat : primes, indemnités, rémunération, congés
• Comment agir face au certificat médical de complaisance
• Les actions disciplinaires possibles
• Comment utiliser au mieux le contrôle médical

METHODE POUR REDUIRE ET PREVENIR L'ABSENTEISME

Mise en situation : comment faire face à un cas d'absence jugée «abusive» : la méthode d'entretien

- Organiser le retour de l'agent
- Préparer et structurer l'argumentaire de l'entretien
- Analyser le comportement de l'agent et les causes de l'absentéisme
- Créer un échange constructif
- Proposer des solutions à l'agent
- Envisager des sanctions

Agir pour réduire les absences : les étapes clés

• Rechercher et analyser les causes de l'absentéisme
• Déterminer un taux acceptable
• Analyser l'écart du taux réel par rapport au taux attendu
• Mettre en place des règles de fonctionnement des absences
• Valoriser le présentéisme

Utiliser le levier managérial pour réduire l'absentéisme

• Les leviers du manager pour mettre en oeuvre une stratégie de réduction de l'absentéisme sur le long terme
• Mener une réflexion sur la motivation et la mobilisation des agents

Cas pratique : identifier les leviers d'action les plus efficaces pour augmenter la présence de vos agents

- Agir sur la motivation et l'implication des agents : projets de service motivants, gestion des compétences, adaptation des postes et des temps de travail, formation de l'encadrement
- Etablir un partenariat efficace avec les médecins et les services de protection sociale ou d'assurance maladie dans le cadre de la prévention
- Les absences liées au stress ou au burnout : agir sur les causes, quels arguments évoquer
- Mener des entretiens avec les agents

Savoir communiquer sur le thème de l'absentéisme

• Quelle communication, quand et via quels supports