Formation - Assistant(e), collaborateur et collaboratrice des services généraux

Développez votre autonomie et gagnez en efficacité

2 Jours - 14 Heures
Formation
présentiel ou à distance
Réf PW20

Best

Les missions des Services généraux sont hétérogènes : gestion du patrimoine immobilier, fonctionnement du batiment, gestion des espaces communs, organisation des outils de travail de l'entreprise et de leur maintenance, gestion du courrier, de l'accueil, des déménagement...

L’assistant et/ou le collaborateur des services généraux est la plaque tournante du service. On lui demande de seconder le responsable, de savoir qui fait quoi dans le service, de lire la documentation, de connaître l’état d’avancement des dossiers, d'être proche des clients internes, d'être attentif à l’image qu’il renvoie, au confort des salariés...

Cette formation vous donnera une boîte à outils "organisation, réglementation et communication" pour vous aider à vous affirmer pleinement dans votre fonction et contribuer à la qualité de service auprès des clients internes.

Objectifs

Garantir une meilleure qualité de service aux clients internes
Améliorer son organisation et sa communication
Maîtriser la réglementation des services généraux

Pré-requis

Connaissance de base des activités des services généraux

Cibles

Assistant(e) des services généraux
Assistante de direction
Tout collaborateur des services généraux

Les plus

Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

Exercices de planification de son activité, construction de cahier des charges, mise en situation avec la planification d'un transfert de site, analyse de plans d'immeubles pour définir la sécurité des salariés... : une formation résolument pratique !

Suivi et évaluation des acquis

Evaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

SATISFACTION Année 2021 : 91% | 2eme Semestre 2022 : 100% (02 apprenants)
ATTEINTE DES OBJECTIFS 2eme Semestre 2022 : 45% Acquis / 55% A mettre en pratique en situation professionnelle (11 apprenants)

Jour 1 de la formation

CERNER LE METIER DES SERVICES GENERAUX ET S'AFFIRMER DANS SA FONCTION

Identifier le rôle des services généraux au sein de l'entreprise

L'évolution du métier et les 6 domaines des services généraux
Les missions des services généraux
Identifier les rôles de chacun et l'organigramme des services généraux

Cas pratique : se situer dans l'organigramme

Cas pratique : listez vos actions importantes et déterminez les tâches et activités quotidiennes qui en découlent

Communiquer efficacement et répondre aux besoins des clients

Maîtriser les outils de communication utiles aux services généraux
Se valoriser et optimiser sa communication auprès des clients internes
Evaluer la qualité de service
Comment intégrer le développement durable dans les services généraux

Cas pratique : suis-je un bon communicant ?

Gérer son temps et ses priorités

Les outils pour gérer son temps
Optimiser le rapport résultats/énergie
Neutraliser les éléments chronophages dans les services généraux

Cas pratique : planifier une semaine d'activités

GERER LES SERVICES GENERAUX AU QUOTIDIEN

Participer à la démarche de facilities management

Identifier les objectifs de la direction en matière d'externalisation
Pourquoi externaliser : quels coûts ? Avantages et inconvénients ?
Renégocier les contrats de prestations

Les outils pour contribuer efficacement au pilotage des services généraux

Mettre en place des outils de mesure et de suivi
Planifier l'activité : planning de Gantt, tableau de bord
Contribuer à l'aménagement des espaces de travail

Exercice pratique : élaborez votre planning de Gantt

JOUR 2 DE LA FORMATION

Contribuer à l'aménagement des espaces de travail

Savoir identifier les contraintes et les reporter sur un plan
Effectuer plusieurs inventaires
Planifier une opération d'aménagement avec réalisme

Connaître la législation indispensable aux services généraux

Connaître les principaux textes réglementaires
Identifier les risques professionnels
Connaître l'essentiel sur le Document Unique, le plan de prévention

FOCUS TECHNIQUE

Elaborer un cahier des charges

Définir les besoins en fonction de la stratégie de l’entreprise
Méthodologie pour élaborer un cahier des charges

Cas pratique : construire un cahier des charges

Piloter un déménagement

Maîtriser les étapes d’un déménagement
Sélectionner les prestataires adaptés à vos besoins

Cas pratique : planifier un transfert de site

Les participants étudieront des plans d'immeubles pour définir la sécurité et l'évacuation des salariés.

Mettre en place des outils de suivi et d'évaluation des prestataires

Les différents contrats de prestation
Gérer la relation avec les prestataires

Savoir gérer la sécurité

La nécessité d’une organisation claire : affichage, procédures, savoir lire un plan
Gérer les évacuations
Connaître les règles de sécurité APSAD

Cas pratique : analyse de plans d'immeubles pour définir la sécurité et l'évacuation des salariés

Du 11 au 12 avr. 2023

A distance

Du 22 au 23 mai 2023

Paris

Du 04 au 05 juill. 2023

A distance

Du 04 au 05 sept. 2023

Paris

Du 10 au 11 oct. 2023

A distance

Du 27 au 28 nov. 2023

Paris

Hakim B. - Directeur de projet – Expert en Facility Management

Hakim BOUSSETTA a créé en 2015 le cabinet Geximm Solutions, spécialisé dans les métiers de l’environnement de travail. Son objectif est d’améliorer la performance de l’environnement de travail en proposant les meilleures pratiques à...