Formation - Assistant(e), collaborateur et collaboratrice des services généraux

Développez votre autonomie et gagnez en efficacité

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • présentiel ou à distance
  • Réf PW20
  • Best
circonstances sanitaires

Depuis la crise sanitaire, Comundi propose l’intégralité de son offre en présentiel ou à distance. Pour des raisons d’efficacité pédagogique, Comundi peut transformer une session présentielle en distanciel, tout en conservant le programme et la durée.

Les missions des Services généraux sont hétérogènes : gestion du patrimoine immobilier, fonctionnement du batiment, gestion des espaces communs, organisation des outils de travail de l'entreprise et de leur maintenance, gestion du courrier, de l'accueil, des déménagement...

L’assistant et/ou le collaborateur des services généraux est la plaque tournante du service. On lui demande de seconder le responsable, de savoir qui fait quoi dans le service, de lire la documentation, de connaître l’état d’avancement des dossiers, d'être proche des clients internes, d'être attentif à l’image qu’il renvoie, au confort des salariés...

Cette formation vous donnera une boîte à outils "organisation, réglementation et communication" pour vous aider à vous affirmer pleinement dans votre fonction et contribuer à la qualité de service auprès des clients internes.

Objectifs

  • Garantir une meilleure qualité de service aux clients internes
  • Améliorer son organisation et sa communication
  • Maîtriser la réglementation des services généraux

Pré-requis

  • Connaissance de base des activités des services généraux

Cibles

  • Assistant(e) des services généraux
  • Assistante de direction
  • Tout collaborateur des services généraux

Les plus

  • Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

  • Exercices de planification de son activité, construction de cahier des charges, mise en situation avec la planification d'un transfert de site, analyse de plans d'immeubles pour définir la sécurité des salariés... : une formation résolument pratique !

Suivi et évaluation des acquis

  • A l'issue de la formation, les participants évaluent la formation, la pédagogie mise en œuvre et l'atteinte de leurs objectifs.

Jour 1 de la formation

CERNER LE METIER DES SERVICES GENERAUX ET S'AFFIRMER DANS SA FONCTION

Identifier le rôle des services généraux au sein de l'entreprise

  • L'évolution du métier et les 6 domaines des services généraux
  • Les missions des services généraux
  • Identifier les rôles de chacun et l'organigramme des services généraux

Cas pratique : se situer dans l'organigramme

Cas pratique : listez vos actions importantes et déterminez les tâches et activités quotidiennes qui en découlent

Communiquer efficacement et répondre aux besoins des clients

  • Maîtriser les outils de communication utiles aux services généraux
  • Se valoriser et optimiser sa communication auprès des clients internes
  • Evaluer la qualité de service
  • Comment intégrer le développement durable dans les services généraux

Cas pratique : suis-je un bon communicant ?

Gérer son temps et ses priorités

  • Les outils pour gérer son temps
  • Optimiser le rapport résultats/énergie
  • Neutraliser les éléments chronophages dans les services généraux

Cas pratique : planifier une semaine d'activités

GERER LES SERVICES GENERAUX AU QUOTIDIEN

Participer à la démarche de facilities management

  • Identifier les objectifs de la direction en matière d'externalisation
  • Pourquoi externaliser : quels coûts ? Avantages et inconvénients ?
  • Renégocier les contrats de prestations

Les outils pour contribuer efficacement au pilotage des services généraux

  • Mettre en place des outils de mesure et de suivi
  • Planifier l'activité : planning de Gantt, tableau de bord
  • Contribuer à l'aménagement des espaces de travail

Exercice pratique : élaborez votre planning de Gantt

JOUR 2 DE LA FORMATION

Contribuer à l'aménagement des espaces de travail

  • Savoir identifier les contraintes et les reporter sur un plan
  • Effectuer plusieurs inventaires
  • Planifier une opération d'aménagement avec réalisme

Connaître la législation indispensable aux services généraux

  • Connaître les principaux textes réglementaires
  • Identifier les risques professionnels
  • Connaître l'essentiel sur le Document Unique, le plan de prévention

FOCUS TECHNIQUE

Elaborer un cahier des charges

  • Définir les besoins en fonction de la stratégie de l’entreprise
  • Méthodologie pour élaborer un cahier des charges

Cas pratique : construire un cahier des charges

Piloter un déménagement

  • Maîtriser les étapes d’un déménagement
  • Sélectionner les prestataires adaptés à vos besoins

Cas pratique : planifier un transfert de site

Les participants étudieront des plans d'immeubles pour définir la sécurité et l'évacuation des salariés.

Mettre en place des outils de suivi et d'évaluation des prestataires

  • Les différents contrats de prestation
  • Gérer la relation avec les prestataires

Savoir gérer la sécurité

  • La nécessité d’une organisation claire : affichage, procédures, savoir lire un plan
  • Gérer les évacuations
  • Connaître les règles de sécurité APSAD

Cas pratique : analyse de plans d'immeubles pour définir la sécurité et l'évacuation des salariés

Du 14 au 15 oct. 2021

A distance

Du 07 au 08 déc. 2021

Paris

Georges ABAD

Georges A. - Président

Ancien directeur des services généraux du journal Le Monde, Georges ABAD est président de MSGA, un GIE expert en services généraux. Avec plus de 30 années d'expérience dans les services généraux, il possède une solide expérience dans les...

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1 400 € HT

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