Formation : Collaborateur et collaboratrice des services généraux

Développez votre autonomie et gagnez en efficacité

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • présentiel ou à distance
  • Réf 11029
  • Best
  • Session garantie

Les missions des services généraux sont hétérogènes : gestion du patrimoine immobilier, fonctionnement du batiment, gestion des espaces communs, organisation des outils de travail de l'entreprise et de leur maintenance, gestion du courrier, de l'accueil, des déménagement...

Quel est l’objectif d'un collaborateur des services généraux ?

L’assistant et/ou le collaborateur des services généraux est la plaque tournante du service. On lui demande de seconder le responsable, de savoir qui fait quoi dans le service, de lire la documentation, de connaître l’état d’avancement des dossiers, d'être proche des clients internes, d'être attentif à l’image qu’il renvoie, au confort des salariés...

Cette formation vous donnera une boîte à outils "organisation, règlementation et communication" pour vous aider à vous affirmer pleinement dans votre fonction et contribuer à la qualité de service auprès des clients internes.

Objectifs

  • Garantir une meilleure qualité de service aux clients internes
  • Améliorer son organisation et sa communication
  • Maîtriser la règlementation des services généraux

Pré-requis

  • Connaissance de base des activités des services généraux

Cibles

  • Tout collaborateur des services généraux
  • Assistant des services généraux/Assistant de direction
  • Office Manager

Les plus

  • Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

  • Exercices de planification de son activité, construction de cahier des charges, mise en situation avec la planification d'un transfert de site, analyse de plans d'immeubles pour définir la sécurité des salariés... : une formation résolument pratique !

Suivi et évaluation des acquis

  • Évaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
  • Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
  • Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

  • SATISFACTION 2021 : 91% (14 apprenants) | 2022 : 100% (16 apprenants) | 1er Semestre 2023 : 100% (4 apprenants) | 2ème Semestre 2023 : 100% (10 apprenants)
  • ATTEINTE DES OBJECTIFS 2022 : 45% Acquis (11 apprenants) /55% À mettre en pratique (11 apprenants) | 1er Semestre 2023 : 75% Acquis (4 apprenants) / 25% À mettre en pratique (4 apprenants) | 2ème Semestre 2023 : 77% Acquis (13 apprenants) / 23% À mettre en pratique (13 apprenants) 

Ce produit a été mis à jour le 13 juin 2024

Jour 1 de la formation

CERNER LE MÉTIER DES SERVICES GÉNÉRAUX ET S'AFFIRMER DANS SA FONCTION

Identifier le rôle des services généraux au sein de l'entreprise

  • L'évolution du métier et les 6 domaines des services généraux
  • Les missions des services généraux
  • Identifier les rôles de chacun et l'organigramme des services généraux

Cas pratique : se situer dans l'organigramme

Cas pratique : listez vos actions importantes et déterminez les tâches et activités quotidiennes qui en découlent

Communiquer efficacement et répondre aux besoins des clients

  • Maîtriser les outils de communication utiles aux services généraux
  • Se valoriser et optimiser sa communication auprès des clients internes
  • Évaluer la qualité de service
  • Comment intégrer le développement durable dans les services généraux

Cas pratique : suis-je un bon communicant ?

Gérer son temps et ses priorités

  • Les outils pour gérer son temps
  • Optimiser le rapport résultats/énergie
  • Neutraliser les éléments chronophages dans les services généraux

Cas pratique : planifier une semaine d'activités

GÉRER LES SERVICES GÉNÉRAUX AU QUOTIDIEN

Participer à la démarche de facilities management

  • Identifier les objectifs de la direction en matière d'externalisation
  • Pourquoi externaliser : quels coûts ? Avantages et inconvénients ?
  • Renégocier les contrats de prestations

Les outils pour contribuer efficacement au pilotage des services généraux

  • Mettre en place des outils de mesure et de suivi
  • Planifier l'activité : planning de Gantt, tableau de bord
  • Contribuer à l'aménagement des espaces de travail

Exercice pratique : élaborez votre planning de Gantt

JOUR 2 DE LA FORMATION

Contribuer à l'aménagement des espaces de travail

  • Savoir identifier les contraintes et les reporter sur un plan
  • Effectuer plusieurs inventaires
  • Planifier une opération d'aménagement avec réalisme

Connaître la législation indispensable aux services généraux

  • Connaître les principaux textes réglementaires
  • Identifier les risques professionnels
  • Connaître l'essentiel sur le Document Unique, le plan de prévention

FOCUS TECHNIQUE

Élaborer un cahier des charges

  • Définir les besoins en fonction de la stratégie de l’entreprise
  • Méthodologie pour élaborer un cahier des charges

Cas pratique : construire un cahier des charges

Piloter un déménagement

  • Maîtriser les étapes d’un déménagement
  • Sélectionner les prestataires adaptés à vos besoins

Cas pratique : planifier un transfert de site

Les participants étudieront des plans d'immeubles pour définir la sécurité et l'évacuation des salariés.

Mettre en place des outils de suivi et d'évaluation des prestataires

  • Les différents contrats de prestation
  • Gérer la relation avec les prestataires

Savoir gérer la sécurité

  • La nécessité d’une organisation claire : affichage, procédures, savoir lire un plan
  • Gérer les évacuations
  • Connaître les règles de sécurité APSAD

Cas pratique : analyse de plans d'immeubles pour définir la sécurité et l'évacuation des salariés

Du 04 au 05 juill. 2024 Session garantie

A distance

Du 09 au 10 sept. 2024

Paris

Du 14 au 15 nov. 2024

Paris

Du 12 au 13 déc. 2024

A distance

Corine AUBERT

Corine A. - Responsable Moyens généraux et logistiques, Estee Lauder companies Europe

Corine Aubert bénéficie de plus de 25 années d'expérience comme responsable des moyens généraux. Elle souhaite aujourd'hui transmettre son expertise comme formatrice. Elle a été plus de 10 ans responsable des achats hors production et...

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Hakim BOUSSETTA

Hakim B. - Directeur de projet – Expert en Facility Management

Hakim BOUSSETTA a créé en 2015 le cabinet Geximm Solutions, spécialisé dans les métiers de l’environnement de travail. Son objectif est d’améliorer la performance de l’environnement de travail en proposant les meilleures pratiques à...

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