Formation : Piloter les prestataires des services généraux

  • 1 Jour - 7 Heures
  • Formation
  • Présentiel ou à distance
  • Réf 2043

Une prestation peu ou pas suivie peut coûter cher ou faire perdre du temps sur le long terme. Les prestations des services généraux (propreté, gardiennage, accueil, maintenance, courrier...) nécessitent un suivi et des contrôles réguliers pour garantir le respect du cahier des charges.

Cette formation méthodologique vous permettra de mettre en place un pilotage efficace de vos prestataires et d'améliorer vos pratiques.

Objectifs

  • Suivre les prestataires des services généraux : outils et méthodes
  • Contrôler les prestations et veiller au respect du cahier des charges
  • S'organiser et piloter la relation dans la durée

Pré-requis

  • Avoir un minimum de connaissance dans les services généraux

Cibles

  • Responsable et chargé des services généraux
  • Assistant des services généraux
  • Acheteur
  • Toute personne qui pilote les prestations des services généraux

Les plus

  • Réalisez votre Auto-diagnostic : comment pilotez-vous vos prestations SGX ?

Modalités pédagogiques

  • Une formation illustrée par des expériences vécues.
  • De nombreux outils pratiques utiles au quotidien.
  • Un jeu de rôle pour améliorer vos entretiens avec vos prestataires.

Suivi et évaluation des acquis

  • A l'issue de la formation, les participants évaluent la formation, la pédagogie mise en œuvre et l'atteinte de leurs objectifs.

Jour 1 de la formation

Auto-diagnostic : comment pilotez-vous vos prestations dédiées à l'environnement de travail et aux services généraux aujourd'hui ?

Etude de cas : analyse de prestations de propreté, gardiennage, accueil, maintenance et courrier

Sélectionner vos prestataires

  • Identifier les besoins de l'entreprise et la prestation attendue
  • Définir des critères de sélection pertinents pour ensuite faciliter le suivi
  • Quel prix payer ?

Les outils pour assurer un suivi efficace des prestataires des services généraux

  • Rédiger le cahier des charges : comment indiquer précisément les besoins
  • S'appuyer sur le contrat pour piloter les prestations
  • Construire un tableau de bord de suivi : indicateurs clés
  • Piloter les interventions ponctuelles du bon de commande à la recette de la prestation
  • S'organiser au quotidien : conseils pratiques

Mettre en place des contrôles réguliers

  • Planifier les contrôles pour gagner du temps
  • Les contrôles « qualité » et les visites de site : identifier les dysfonctionnements
  • Le contrôle des ressources mise en place par le prestataire
  • Le contrôle économique et la facturation
  • La main-courante : constater les anomalies et les actions curatives

Repérer les points clés d'un contrat de prestations

  • S'assurer que la prestation attendue corresponde au cahier des charges et puisse évoluer
  • Evaluer l'aptitude du prestataire à être force de proposition pendant la durée du contrat
  • Veiller à la qualité de la formation du personnel employé par le prestataire
  • Le plan de progrès

Développer une relation constructive dans la durée

  • Comment organiser les rencontres avec le prestataire
  • Communiquer efficacement : les bonnes pratiques
  • Savoir travailler en coordination avec le service achats

Mettre en place un plan de progrès

  • Assurer une veille technologique et un benchmark (pratiques du marché, principaux fournisseurs…) : les sources utiles au quotidien pour les services généraux
  • Fixer des objectifs et vérifier leur atteinte

Jeu de rôle : simulation d'un entretien avec un prestataire

Le formateur joue le rôle du prestataire et le stagiaire celui du client. Chaque participant fera le point sur une activité de son choix (accueil, propreté, gardiennage…) en posant les questions qu'il juge utiles. Un débriefing lui apportera des clés pour mieux conduire ses prochains entretiens.

Georges ABAD

Georges A. - Président

Ancien directeur des services généraux du journal Le Monde, Georges ABAD est président de MSGA, un GIE expert en services généraux. Avec plus de 30 années d'expérience dans les services généraux, il possède une solide expérience dans les...

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