Formation : Réussir dans sa fonction d’Office Manager

2 jours (14 heures)
À distance

Objectifs

Identifier les compétences clés du poste d'Office Manager
Reconnaître sa position auprès des Managers et des autres assistantes
Appliquer des méthodes pour motiver son équipe sans pour autant en être le responsable hiérarchique direct

Pré-requis

Aucun pré-requis n'est nécessaire pour suivre cette formation

Cibles

Office Manager en prise de poste ou souhaitant revisiter ses bonnes pratiques
Assistante de direction ayant en charge l’animation d’une équipe de secrétaires sans en avoir nécessairement le statut…

Les plus

“Bonne qualité du stage, excellente formatrice.” - Corinne B. Assistante de direction

Suivi et évaluation des acquis

Évaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

Indicateurs de résultat et taux de réussite prochainement disponibles

Définir les rôles, missions et enjeux de l’Office Manager

Office Manager : le référent de l’entreprise, le lien indispensable entre tous
Point sur les missions clés : gestion du service administratif, suivi du budget, des services généraux, achats, RH, communication…
Faire face à une multiplicité d’interlocuteurs et identifier leurs attentes
Délimiter les niveaux de prise de décisions, les zones de responsabilités et les limites du poste

Brainstorming collectif

Faire le point, le bilan sur son rôle, ses missions et sa zone de responsabilité par rapport à l’équipe de direction, les autres assistant(e)s, ainsi que les autres acteurs de l’entreprise
• Où vous situez-vous dans l’organigramme ?
• Quel lien avec votre responsable, l’équipe et les autres Managers ?
• Comment vous positionnez-vous : Manager, Coordinateur, Rapporteur, Responsable informel ?
• Qu’attend-on de vous ? Lister les attentes de votre Manager, de l’équipe de direction, des autres assistant(e)s et membres du personnel administratif

Manager direct ou coordinateur transversal : Se positionner en tant que responsable et recueillir l’adhésion de son équipe

S’affirmer dans sa fonction d’Office Manager avec souplesse et fermeté
Situer et assoir sa position et fixer les règles du jeu
S’affirmer dans son rôle d’interface entre la direction et les clients internes et externes (gestion relationnelle des entités internes et externes)
Instaurer un climat de confiance et de respect

Cas pratique : Prendre conscience de la nature de son équipe : contexte, degré d’adhésion, maturité, cohésion…

Chaque participant analyse les particularités de son équipe :
- Qui constitue mon équipe ? (Expérience, ancienneté, spécialisation, appréhension des projets…)
- Sur qui vais-je m’appuyer ? Analyser les compétences et les potentiels individuels
- Comment vais-je créer la cohésion ?

Devenir l’animateur de l’équipe au quotidien : identifier son style et bien se connaître

Qu’est-ce que « coordonner une équipe » ?
Comprendre les enjeux et analyser les fonctionnements d’une équipe de travail : les fondamentaux du management
Diagnostiquer son propre fonctionnement et repérer ses points forts/points d’amélioration
Identifier les leviers de motivation et percevoir les freins de chacun
Comprendre et analyser les composantes de son équipe
Clarifier les rôles et contributions de chacun et répartir le travail selon les compétences et les potentiels

Cas pratique : Déléguer et responsabiliser

Jeu de rôle : Les participants réfléchissent aux moyens et méthodes de délégation : à qui déléguer ? Comment ? Pourquoi et quand ?

Organiser et gérer efficacement l’activité de son service

Apprendre à fixer des objectifs individuels et collectifs pour impliquer tous les membres de l’équipe selon les compétences et les potentiels
Établir les responsabilités personnelles, le niveau et les zones d’autonomie
Coordonner un projet de la conception à la réalisation
Assurer un suivi qualitatif, effectuer un recentrage si nécessaire (Conception d’indices de satisfaction et de résultats par l’équipe elle-même)

Cas pratique : choisir et utiliser ses outils de gestion et de suivi.

À partir des modèles proposés par la formatrice, chacun travaille à la création de ses propres outils de gestion

Parfaire sa communication relationnelle

Valoriser et renforcer l’esprit d’équipe
Pratiquer l’écoute active favorisant la compréhension : proposer, faire adhérer, ne pas imposer
Donner des directives, les faire respecter, oser féliciter, encourager, formuler une remarque, des exigences, recadrer…
Tisser des relations interpersonnelles positives et adopter une attitude constructive et formatrice
Prendre du recul
Favoriser l’intégration des nouveaux membres de l’équipe

Cas pratique : solutionner les situations délicates

Techniques de communication pour « restaurer la sérénité propice au bon fonctionnement de l’équipe »