Cycle - Management des services généraux

Piloter l'environnement de travail

  • 10 Jours - 70 Heures
  • Formation
  • présentiel ou à distance
  • Réf PG41
  • Best
circonstances sanitaires

Depuis la crise sanitaire, Comundi propose l’intégralité de son offre en présentiel ou à distance. Pour des raisons d’efficacité pédagogique, Comundi peut transformer une session présentielle en distanciel, tout en conservant le programme et la durée.

Le parcours en un clin d'oeil

Module 1 - Maîtriser l’environnement des services généraux3 Jours

Module 2 - Achats et pilotage des prestataires2 Jours

Module 3 - Gérer le bâtiment et l’aménagement des espaces : tendances3 Jours

Module 4 - Budget, tableaux de bord et construction de votre plan d'action individuel2 Jours

Certification :

  • une évaluation des connaissances des stagiaires sera effectuée en amont du cycle (questionnaire préalable), en fin de chaque module (QCM) et à l'issue du cycle (plan d'action personnalisé).
  • un certificat Comundi vous sera remis à l'issue du cycle en fonction de vos résultats aux évaluations et attestera de l'acquisition de vos connaissances au cours de ce cycle.

Objectifs

  • Prendre en compte les principales évolutions de l’environnement de travail
  • Améliorer la performance de votre service
  • Développer vos compétences en management et pilotage des services généraux

Certification

Les modules sont validés par QCM, questions ouvertes ou mises en situation.

A l'issue du cycle et après la réalisation d'un plan d'action personnalisé, un certificat Comundi cosigné par les formateurs référents atteste des compétences acquises lors du cycle.

Pré-requis

  • Cette formation s'adresse au responsable des services généraux et à ses collaborateurs

Cibles

  • Responsable des services généraux en poste ou en prise de poste
  • Adjoint, assistant, ou collaborateur des services généraux
  • Responsable de site
  • Responsable immobilier
  • Office manager
  • Acheteur

Les plus

  • Des études de cas et mises en situation (brainstorming, analyse d’article ou de cas concret…).
  • 4 formateurs de haut niveau aux expertises complémentaires.
  • Un panorama des meilleures pratiques et des conseils personnalisés.

Modalités pédagogiques

  • Les méthodes, techniques et bonnes pratiques essentielles à votre montée en expertise.
  • Des études de cas et mises en situation (brainstorming, analyse d’article ou de cas concret…).
  • Une demi-journée dédiée à la construction d’un plan d’action personnalisé et à l’évaluation de vos connaissances.

Suivi et évaluation des acquis

  • Evaluation des compétences visées en amont et en aval de la formation
  • Evaluation de la formation par les participants
  • Remise d’une attestation en fin de cycle

Module 1 - Maîtriser l’environnement des services généraux - 3 Jours

Situer votre métier dans son environnement

  • Cartographier l’évolution du mode de fonctionnement des entreprises
  • Se positionner dans les différents types de Services Généraux : publics/privés – TPE/PME/GE – Services/industries -internes/externes/mixtes
  • Comprendre le lien entre la stratégie des entreprises et le fonctionnement des fonctions supports
  • S’approprier la réglementation incontournable et les grandes tendances (ergonomie, bien être, gestion du stress…)
  • Identifier les risques des fonctions services généraux

Etude de cas

Analyse de différentes stratégies d’entreprises

Se positionner par rapport à vos missions et aux pratiques actuelles

  • Identifier les besoins et attentes des parties prenantes (Direction, Equipe interne, Prestataires et agents de prestataires, clients internes)
  • Construire vos objectifs et les inscrire dans un schéma de progrès individuel
  • Comment bien survivre à la multiplicité des missions et à leur urgence : gestion du temps et délégation

Brainstorming

Définir vos axes de progrès concernant vos missions

Répondre aux besoins des clients

  • Les différentes catégories de « clients » : clients internes, directions, DG…
  • Comprendre le rôle majeur de la communication : lien entre savoir-faire et faire-savoir
  • La notion de qualité de service : définition
  • Les trois approches de la qualité : conçue, fournie, perçue
  • Mesurer la qualité : contrôles des prestations, enquêtes de satisfaction
  • Identifier les leviers de performance : le plan de progrès

Savoir communiquer avec les « clients »

  • Bien choisir son support en fonction de l’objectif poursuivi et du destinataire : les écueils à éviter
  • S’adapter aux différents besoins de communication : communication régulière, reporting à la DG, communication de crise, de projet

Cas pratique

Choisir le mode de communication adapté dans différentes situations

Gérer les achats de prestations de services généraux

  • Identifier les différents types d’achats, leurs spécificités et comprendre leurs marchés : Produits, services, prestations intellectuelles, travaux
  • Mettre à plat la notion de coûts
  • Découvrir l’autre côté du miroir : comment se construit le prix d’une offre ?
  • En déduire les bonnes pratiques d’achat
  • La procédure d’achat : de l’analyse du marché au cahier des charges (secteur privé)

Etude de cas

Analyse critique de cahiers des charges existants

Piloter les prestations sous-traitées

  • Le cadre juridique de la sous-traitance d’activités (secteur privé)
  • Identifier les principes de la sous-traitance et ceux de l’externalisation
  • Organiser et gérer une équipe de prestataires au quotidien. Différencier l’interne/l’externe
  • Mettre en place un dialogue participatif
  • Retenir vos outils de pilotage
  • Savoir recadrer en cas d'écart entre le niveau de prestation attendu et la prestation réalisée
  • L’évaluation des prestataires

Cas pratique

Élaborer un outil pratique d’évaluation des prestataires

JOUR 1 - Animé par Denis Skobel

Améliorer la performance des prestataires techniques

  • Savoir définir le besoin technique en fonction de la stratégie de l’entreprise
  • Connaître les limites de responsabilité et la réglementation pour le donneur d’ordre et le prestataire
  • Les différents types de maintenance
  • Les différents contrats de prestation
  • Bien gérer son contrat de maintenance avec obligation de résultat
  • Organiser la relation avec les prestataires : suivi de la performance, plan de progrès, reporting, gestion des crises…
  • Instaurer un dialogue avec les techniciens et les entreprises de maintenance
  • Maîtriser les consommations d’énergie

CAS PRATIQUE

ANALYSER UN CONTRAT DE MAINTENANCE

JOUR 2 - Animé par Camille Rabineau

L’espace de travail revu au prisme des nouveaux modes de travail

  • Télétravail, transformation digitale, nouveaux lieux du travail : le bureau en pleine mutation
  • Le choc de la crise sanitaire : des impacts à long terme
  • Flex office, aménagement selon les usages, coworkings et labs d’innovation : les nouveaux concepts et services de l’aménagement tertiaire
  • L’environnement de travail, partie intégrante de la Qualité de Vie au travail (QVT)

CAS PRATIQUE

IMAGINER ET PITCHER LE BUREAU DE DEMAIN

L’espace de travail en mode projet

  • Les différents types d’aménagement et les ratios à connaître : open-space, espace flexible, espace collaboratifs
  • Taux d’occupation et mutualisations d'usages
  • Connaître les temps forts d’un projet d'aménagement et les outils incontournables
  • Associer les salariés au projet de conception : les scénarios possibles et les pièges à éviter
  • Exemples d’opérations emblématiques

CAS PRATIQUE

METTRE AU POINT SA FEUILLE DE ROUTE POUR UN PROJET D'AMÉNAGEMENT

JOUR 3 - Matinée animée par Camille Rabineau

Responsabilité sociétale de l’entreprise et services généraux

  • Les services généraux au coeur d’une stratégie globale RSE
  • Évaluer l’impact environnemental de l’espace de travail
  • Le développement durable au quotidien : éclairage, eau, déchets, approvisionnements…
  • Les bénéfices et les exigences des investissements « durables
  • Exemple de projets de performances environnementales emblématiques

Tour d’horizon de l’essentiel de la réglementation en immobilier et des acteurs

  • Droit de l’urbanisme et permis de construire,
  • Accessibilité des ERP aux handicapés, prévention des risques et contrôles réglementaires.
  • Architecte, designer, space-planner, ergonome, fournisseur de mobilier…le qui est-ce du projet d'aménagement
  • Connaître les limites de responsabilité et la réglementation de la relation donneur d’ordre - prestataire

Après-midi animée par Maître Boussuard-LeCren

Focus sur les baux commerciaux : analyser le bail commercial et les principales clauses utiles pour le DET

  • Bail commercial, bail mixte ou professionnel, bail de neuf ans ou de courte durée... : différents baux applicables pour la location de bureaux à usage professionnel en fonction de la nature de l’activité
  • Durée et portée du bail commercial
  • Importance de la preuve écrite : rédiger le bail par un notaire sous la forme d'un acte authentique ou, sous seing privé …
  • Fixation du loyer et prise en compte de l’indice de référence des loyers
  • Les obligations du propriétaire et du locataire
  • Les clauses à vérifier avant de signer : type de location, durée de la location, loyer d'origine, charges, pouvoir sous-louer ou changer d’activité, loyer en cours de bail, déplafonnement du loyer en cours de bail, …
  • Le montant du dépôt de garantie versé au bailleur
  • Les clauses de résiliation du bail
  • Variantes de baux : bail « emphytéotique », bail avec option d’achat, bail « vert », bail dérogatoire (ou précaire), …

Session questions-réponses finale

Concevoir le budget des Services généraux

  • Prendre en compte la stratégie de l’entreprise
  • Identifier les rubriques du budget : budget de fonctionnement, budget d’investissement
  • La notion de coût global : coûts directs et indirects
  • Méthodologie pour construire un budget : le budget Base Zéro
  • Les arbitrages possibles entre différents postes de dépenses

Gérer et optimiser le budget

  • Mettre en place un suivi du budget, analyser les écarts
  • Définir des objectifs et un plan de progrès
  • Organiser et formaliser le reporting
  • Le benchmarking : intérêts et limites de la démarche, approches et outils, exemples pratiques
  • La refacturation des prestations des Services Généraux : avantages et inconvénients, catalogue de prix, retours d’expérience

Construire vos tableaux de bord

  • Un outil indispensable pour piloter son activité et son équipe, valoriser son action
  • Comment passer de la stratégie aux objectifs chiffrés
  • Les différents axes de mesure
  • Choisir les indicateurs pertinents

CAS PRATIQUE

CONSTRUIRE LA MAQUETTE D’UN TABLEAU DE BORD

ATELIER PRATIQUE ET ÉVALUATION

Préparation d’un plan d’action qui devra permettre au participant d’améliorer ses pratiques en tant que responsable des services généraux.

Promo de septembre 2021 à décembre 2021

Paris

  • Module 1 : Du 27 au 29 septembre 2021
  • Module 2 : Du 25 au 26 octobre 2021
  • Module 3 : Du 17 au 19 novembre 2021
  • Module 4 : Du 09 au 10 décembre 2021

Sylvaine - Avocat au barreau de Paris

Diplômée de Sciences-Po et titulaire d'un DEA de Droit des Affaires et Droit économique, avocat au Barreau de Paris depuis 1988, Sylvaine Boussuard-Le Cren exerce son activité principalement en droit immobilier, tant en conseil qu'en...

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Camille - Consultante nouveaux modes et espaces de travail

Urbaniste diplômée de Sciences Po Paris et de la London School of Economics, elle conseille et accompagne les entreprises dans leurs transformations culturelles, organisationnelles et managériales en lien avec les nouveaux espaces de travail....

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Annie - Dirigeante et fondatrice

Passée depuis quelques années, « de l'autre côté du miroir », elle a mis son expérience d'ancienne donneuse d'ordres, au service des fournisseurs, avec pour objectif, d'améliorer la pertinence de la qualité au besoin des clients. Elle a...

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Denis - Directeur du développement et du marketing stratégique

Maître d’œuvre en génie électrique et thermique chez France Télécom au sein de la maîtrise d’ouvrage pendant 8 ans, il a rejoint en 1994 Bouygues Construction comme directeur de l’activité maintenance. Il est depuis 2007 directeur du...

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