Cycle : Performance des services de l’environnement de travail

Toutes les clés pour piloter efficacement les services généraux

  • 7 Jours - 49 Heures
  • Formation
  • Présentiel ou à distance
  • Réf 11024
  • Best
  • Nouveauté

Le parcours en un clin d'oeil

Module 1 - FAIRE VIVRE L’ÉCOSYSTEME ET TIRER LE MEILLEUR DES PARTIES PRENANTES DES SERVICES DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL - PARIS2 Jours

Module 2 - LES FONDAMENTAUX DE LA MAINTENANCE ET DES TRAVAUX D’ENTRETIEN - À DISTANCE1 Jour

Module 3 - PRÉVENIR LES RISQUES JURIDIQUES LIÉS AUX SERVICES GÉNÉRAUX – À DISTANCE2 Jours

Module 4 - BUDGET, TABLEAUX DE BORD ET CONSTRUCTION DE VOTRE PLAN D'ACTION INDIVIDUEL - PARIS2 Jours

La pression croissante sur les coûts, l’augmentation des contraintes réglementaires et environnementales, l’exigence accrue des clients internes, l’apparition de nouveaux risques… impactent les métiers de l’environnement de travail. Les compétences requises pour réussir pleinement dans vos fonctions sont de plus en plus nombreuses !


Vous devez être à la fois manager, gestionnaire, acheteur, négociateur, conseil et prestataire de services pour les collaborateurs…
Pour mettre à jour vos connaissances et vous accompagner dans votre montée en compétences, nous vous proposons ce cycle de formation très complet sur 7 jours.

Objectifs

  • Prendre en compte les principales évolutions de l’environnement de travail
  • Améliorer la performance de votre service
  • Développer vos compétences en management et pilotage des services généraux
  • Mettre à jour vos connaissances juridiques

Pré-requis

  • Être impliqué dans l’environnement de travail (services généraux) d’une organisation

Cibles

  • Responsable de l’environnement de travail/services généraux en poste ou en prise de poste
  • Adjoint, assistant, ou collaborateur des services généraux
  • Responsable de site
  • Responsable immobilier
  • Office manager
  • Acheteur

Les plus

  • Des études de cas et mises en situation (brainstorming, analyse d’article ou de cas concret…).
  • 3 formateurs de haut niveau aux expertises complémentaires.
  • Un panorama des meilleures pratiques et des conseils personnalisés.

Modalités pédagogiques

  • Les méthodes, techniques et bonnes pratiques essentielles à votre montée en expertise.
  • Des études de cas et mises en situation (brainstorming, analyse d’article ou de cas concret…).
  • Une demi-journée dédiée à la construction d’un plan d’action personnalisé et à l’évaluation de vos connaissances.

Suivi et évaluation des acquis

  • Évaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
  • Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
  • Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

  • SATISFACTION Année 2021 : 100% | 2ème Semestre 2022 : 100% (03 apprenants)
  • ATTEINTE DES OBJECTIFS 2ème Semestre 2022 : 60% Acquis / 40% À mettre en pratique en situation professionnelle (10 apprenants)

Ce produit a été mis à jour le 7 février 2024

Module 1 - FAIRE VIVRE L’ÉCOSYSTEME ET TIRER LE MEILLEUR DES PARTIES PRENANTES DES SERVICES DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL - PARIS - 2 Jours

Animé par Annie Roussey

Situer votre métier dans son environnement

  • Cartographier l’évolution du mode de fonctionnement des entreprises
  • Se positionner dans les différents types de Services Généraux : publics/privés – TPE/PME/GE – Services/industries -internes/externes/mixtes
  • Comprendre le lien entre la stratégie des entreprises et le fonctionnement des fonctions supports
  • S’approprier la réglementation incontournable et les grandes tendances (ergonomie, bien-être, gestion du stress)
  • L’environnement de travail, partie intégrante de la Qualité de Vie au Travail (QVT)
  • Les services généraux au cœur d’une stratégie globale RSE : Éclairage, eau, déchets, approvisionnements… Évaluer l’impact environnemental de l’espace de travail ; quels sont les bénéfices et les exigences des investissements « durables
  • Identifier les risques des fonctions services généraux
  • Repérer les besoins et attentes des parties prenantes (Direction, équipes internes, prestataires et agents de prestataires, clients internes)

ÉTUDE DE CAS : analyse de différentes stratégies d’entreprises


Répondre aux besoins des clients

  • Les différentes catégories de « clients » : clients internes, directions, DG…
  • Comprendre le rôle majeur de la communication : lien entre savoir-faire et faire-savoir
  • La notion de qualité de service : définition
  • Les trois approches de la qualité : conçue, fournie, perçue
  • Mesurer la qualité : contrôles des prestations, enquêtes de satisfaction
  • Identifier les leviers de performance : le plan de progrès

CAS PRATIQUE : construire un outil d’identification des axes de performance


Gérer les achats de prestations de services généraux

  • Identifier les différents types d’achats, leurs spécificités et comprendre leurs marchés : Produits, services, prestations intellectuelles, travaux
  • Mettre à plat la notion de coûts
  • Découvrir l’autre côté du miroir : comment se construit le prix d’une offre ?
  • En déduire les bonnes pratiques d’achat
  • La procédure d’achat : de l’analyse du marché au cahier des charges (secteur privé)

ÉTUDE DE CAS : construction d’un prix de prestation de services


Piloter les prestations sous-traitées

  • Le cadre juridique de la sous-traitance d’activités (secteur privé)
  • Identifier les principes de la sous-traitance et ceux de l’externalisation
  • Organiser et gérer une équipe de prestataires au quotidien. Différencier l’interne/l’externe
  • Mettre en place un dialogue participatif
  • Définir vos outils de pilotage
  • Savoir recadrer en cas d'écart entre le niveau de prestation attendu et la prestation réalisée
  • L’évaluation des prestataires
  • Tenir compte du volet RSE

CAS PRATIQUE : élaborer un outil pratique d’évaluation des prestataires

Animée par Pierre Fayolle

Maîtriser les notions et concepts essentiels en maintenance

  • Définir l'exploitation, la maintenance et les 5 niveaux de maintenance
  • Distinguer les techniques de maintenance préventive, curative, prédictive
  • Maîtriser les fondamentaux techniques (vocabulaire/termes/symboles techniques...) concernant le chauffage, l'électricité, les ascenseurs et la plomberie afin de pouvoir s'affirmer face aux prestataires
  • S'approprier l'essentiel du langage graphique du bâtiment (le gros œuvre, le second œuvre...)
  • Être réactif et efficace face à tout problème de maintenance

Piloter vos prestataires et contrôler/surveiller le suivi de travaux et de contrats

  • Instaurer un dialogue avec les techniciens et les entreprises de maintenance
  • Organiser la relation avec les prestataires : suivi de la performance, plan de progrès, reporting, gestion des crises…
  • Bien gérer son contrat de maintenance avec obligation de résultat

Identifier les dysfonctionnements et planifier les contrôles des installations

  • Comment diagnostiquer une panne, reconnaître un dysfonctionnement : à quoi faut-il faire attention
  • Guide pratique des gestes de sécurité
  • Comment planifier les contrôles des installations

MISE EN SITUATION : faire face à une panne d’ascenseur


Savoir évaluer vos prestataires

  • Identifier les critères objectifs permettant d’évaluer vos prestataires en amont, pendant et en aval de la prestation

JEUX DE RÔLE : négocier la prestation de réparation d’un problème de chauffage et valider le devis


Relever et analyser les consommations énergétiques et les émissions de CO² conformément à la réglementation

  • Repérer les sources d’optimisation pour réaliser des économies d’énergie
  • Adapter la température de vos équipements de chauffage et climatisation
  • Vérifier la programmation horaire des équipements techniques CVC et éclairage afin qu’ils soient adaptés à l’usage du bâtiment.

Repérer les interventions les plus courantes et les précautions à anticiper

  • Déterminer les interventions courantes que vous serez à même de mener
  • Identifier les précautions d'intervention

CAS PRATIQUE n°1 : suite à une panne, lire un schéma électrique pour sécuriser votre intervention


CAS PRATIQUE n°2 : réagir suite à un problème d’inondation et connaître vos responsabilités vis-à-vis de vos copropriétaires

Animée par Danielle Véret


Connaître le cadre juridique dans lequel évolue le Responsable des Services Généraux

  • Différence entre les dispositions légales et les règles d'usage
  • Quelles sont les différentes modes de preuve et leur hiérarchie ?
  • Appréhender les relations contractuelles

Comprendre les mécanismes de mise en cause de la responsabilité

  • Les principes de la responsabilité civile et de la responsabilité pénale
  • Comment se coordonnent les différentes responsabilités pénale, civile et contractuelle ?
  • Gérer la responsabilité, c’est gérer la preuve
  • Objet et limites de la délégation de responsabilité
  • Quel est le rôle de l'assureur dans la gestion des risques ?

Les tâches liées aux conditions de travail des employés

  • L'aménagement du poste de travail
  • L'obligation de signalétique et l'accessibilité des bâtiments aux personnes handicapées
  • Que faire si les clients internes se plaignent du bruit ?
  • Open space, flex office, espaces collaboratifs, télétravail, téléphonie mobile… : quels nouveaux modes d’assistance prendre en compte face aux nouveaux modes de travail ?

Les risques liés aux prestataires

  • Sécuriser le choix de vos prestataires et mettre en place un suivi maintenance
  • Hygiène et sécurité alimentaire : les outils pour contrôler le respect des procédures par votre prestataire
  • Les prestations de maintenance et les travaux
  • Les spécificités de la prestation nettoyage

Les prestations de maintenance et les travaux

  • Vérifier l'habilitation des professionnels que vous employez
  • Quels engagements contractuels mettre en exergue ?
  • La traçabilité et la gestion de la preuve dans les travaux
  • Comptes-rendus de chantier et procès-verbaux

Les spécificités de la prestation nettoyage

  • Les preuves de l'exécution ou de l'inexécution des contrats
  • Savoir ramener la preuve du préjudice : frais, dépenses, gains manqués

CAS PRATIQUE : que faire en cas d'inexécution du contrat par votre prestataire d'entretien/nettoyage ?


Intégrer les nouvelles responsabilités liées à la protection de l'environnement et au développement durable

  • La gestion des déchets
  • Les espaces verts
  • La consommation d’énergie et les obligations à respecter dans le cadre du dispositif Éco Énergie Tertiaire

Les actions liées à la sécurité

  • Comment prévoir l'organisation des secours
  • L'accès aux locaux et la surveillance
  • Le plan de continuité de l'entreprise

Focus sur les risques liés à la mobilité : ascenseur, risque routier…

  • Quelles sont vos obligations légales au regard des ascenseurs ?
  • La gestion du parc automobile et le risque routier

CAS PRATIQUE : quelle procédure en cas de salarié bloqué dans un ascenseur


Respecter la règlementation liée au personnel des entreprises extérieures

  • Assurez-vous de la conformité de votre plan de prévention
  • La notion de travail non-dissimulé

CAS PRATIQUE : gérer un litige avec un prestataire de maintenance non sécurisé


Savoir faire face aux litiges

  • Monter un dossier de preuves
  • La loi applicable
  • Graduer les réclamations
  • Distinguer les pénalités et les indemnités

Animé par Annie Roussey


Concevoir le budget des Services généraux

  • Prendre en compte la stratégie de l’entreprise
  • Identifier les rubriques du budget : budget de fonctionnement, budget d’investissement
  • La notion de coût global : coûts directs et indirects
  • Méthodologie pour construire un budget : le budget Base Zéro
  • Les arbitrages possibles entre différents postes de dépenses

Gérer et optimiser le budget

  • Mettre en place un suivi du budget, analyser les écarts
  • Définir des objectifs et un plan de progrès
  • Organiser et formaliser le reporting
  • Le benchmarking : intérêts et limites de la démarche, approches et outils, exemples pratiques
  • La refacturation des prestations des Services Généraux : avantages et inconvénients, catalogue de prix, retours d’expérience

Construire vos tableaux de bord

  • Un outil indispensable pour piloter son activité et son équipe, valoriser son action
  • Comment passer de la stratégie aux objectifs chiffrés
  • Les différents axes de mesure
  • Choisir les indicateurs pertinents

CAS PRATIQUE : construire la maquette d’un tableau de bord

 

ATELIER PRATIQUE ET ÉVALUATION


Préparation d’un plan d’action qui devra permettre au participant d’améliorer ses pratiques en tant que responsable des services généraux.

Yves ROQUELLE

Yves R. - Ingénieur Civil E.I.G.

Ingénieur Civil E.I.G., Expert I.E.P. Bâtiment et Génie Civil et Agréé en Pathologies des bétons et des structures, Membre de l’Ordre des Experts Internationaux (O.E.I.).Il donne également des cours sur les Pathologies des Bétons pour...

En savoir plus
Annie ROUSSEY

Annie R. - Dirigeante et fondatrice

Passée depuis quelques années, « de l'autre côté du miroir », elle a mis son expérience d'ancienne donneuse d'ordres, au service des fournisseurs, avec pour objectif, d'améliorer la pertinence de la qualité au besoin des clients. Elle a...

En savoir plus
Danièle VERET

Danièle V. - Avocat au Barreau de Paris

Danièle VERET est avocate indépendante après avoir été associée au sein du Cabinet Granrut et directrice de départements au sein du Cabinet Alain Bensoussan. Elle a animé des groupes de travaux de normalisation à l'AFNOR et au Comité...

En savoir plus