Cycle : Management des services généraux

Gérer les achats de prestations de services généraux

• Identifier les différents types d’achats, leurs spécificités et comprendre leurs marchés : Produits, services, prestations intellectuelles, travaux
• Mettre à plat la notion de coûts
• Découvrir l’autre côté du miroir : comment se construit le prix d’une offre ?
• En déduire les bonnes pratiques d’achat
• La procédure d’achat : de l’analyse du marché au cahier des charges (secteur privé)

Etude de cas

Analyse critique de cahiers des charges existants

Piloter les prestations sous-traitées

• Le cadre juridique de la sous-traitance d’activités (secteur privé)
• Identifier les principes de la sous-traitance et ceux de l’externalisation
• Organiser et gérer une équipe de prestataires au quotidien. Différencier l’interne/l’externe
• Mettre en place un dialogue participatif
• Retenir vos outils de pilotage
• Savoir recadrer en cas d'écart entre le niveau de prestation attendu et la prestation réalisée
• L’évaluation des prestataires

Cas pratique

Élaborer un outil pratique d’évaluation des prestataires

JOUR 1 - Animé par Denis Skobel

Améliorer la performance des prestataires techniques

• Savoir définir le besoin technique en fonction de la stratégie de l’entreprise
• Connaître les limites de responsabilité et la réglementation pour le donneur d’ordre et le prestataire
• Les différents types de maintenance
• Les différents contrats de prestation
• Bien gérer son contrat de maintenance avec obligation de résultat
• Organiser la relation avec les prestataires : suivi de la performance, plan de progrès, reporting, gestion des crises…
• Instaurer un dialogue avec les techniciens et les entreprises de maintenance
• Maîtriser les consommations d’énergie

CAS PRATIQUE

ANALYSER UN CONTRAT DE MAINTENANCE

JOUR 2 - Animé par Camille Rabineau

L’espace de travail revu au prisme des nouveaux modes de travail

• Télétravail, transformation digitale, nouveaux lieux du travail : le bureau en pleine mutation
• Le choc de la crise sanitaire : des impacts à long terme
• Flex office, aménagement selon les usages, coworkings et labs d’innovation : les nouveaux concepts et services de l’aménagement tertiaire
• L’environnement de travail, partie intégrante de la Qualité de Vie au travail (QVT)

CAS PRATIQUE

IMAGINER ET PITCHER LE BUREAU DE DEMAIN

L’espace de travail en mode projet

• Les différents types d’aménagement et les ratios à connaître : open-space, espace flexible, espace collaboratifs
• Taux d’occupation et mutualisations d'usages
• Connaître les temps forts d’un projet d'aménagement et les outils incontournables
• Associer les salariés au projet de conception : les scénarios possibles et les pièges à éviter
• Exemples d’opérations emblématiques

CAS PRATIQUE

METTRE AU POINT SA FEUILLE DE ROUTE POUR UN PROJET D'AMÉNAGEMENT

JOUR 3 - Matinée animée par Camille Rabineau

Responsabilité sociétale de l’entreprise et services généraux

• Les services généraux au coeur d’une stratégie globale RSE
• Évaluer l’impact environnemental de l’espace de travail
• Le développement durable au quotidien : éclairage, eau, déchets, approvisionnements…
• Les bénéfices et les exigences des investissements « durables
• Exemple de projets de performances environnementales emblématiques

Tour d’horizon de l’essentiel de la réglementation en immobilier et des acteurs

• Droit de l’urbanisme et permis de construire,
• Accessibilité des ERP aux handicapés, prévention des risques et contrôles réglementaires.
• Architecte, designer, space-planner, ergonome, fournisseur de mobilier…le qui est-ce du projet d'aménagement
• Connaître les limites de responsabilité et la réglementation de la relation donneur d’ordre - prestataire

Après-midi animée par Maître Boussuard-LeCren

Focus sur les baux commerciaux : analyser le bail commercial et les principales clauses utiles pour le DET

• Bail commercial, bail mixte ou professionnel, bail de neuf ans ou de courte durée... : différents baux applicables pour la location de bureaux à usage professionnel en fonction de la nature de l’activité
• Durée et portée du bail commercial
• Importance de la preuve écrite : rédiger le bail par un notaire sous la forme d'un acte authentique ou, sous seing privé …
• Fixation du loyer et prise en compte de l’indice de référence des loyers
• Les obligations du propriétaire et du locataire
• Les clauses à vérifier avant de signer : type de location, durée de la location, loyer d'origine, charges, pouvoir sous-louer ou changer d’activité, loyer en cours de bail, déplafonnement du loyer en cours de bail, …
• Le montant du dépôt de garantie versé au bailleur
• Les clauses de résiliation du bail
• Variantes de baux : bail « emphytéotique », bail avec option d’achat, bail « vert », bail dérogatoire (ou précaire), …

Session questions-réponses finale

Concevoir le budget des Services généraux

• Prendre en compte la stratégie de l’entreprise
• Identifier les rubriques du budget : budget de fonctionnement, budget d’investissement
• La notion de coût global : coûts directs et indirects
• Méthodologie pour construire un budget : le budget Base Zéro
• Les arbitrages possibles entre différents postes de dépenses

Gérer et optimiser le budget

• Mettre en place un suivi du budget, analyser les écarts
• Définir des objectifs et un plan de progrès
• Organiser et formaliser le reporting
• Le benchmarking : intérêts et limites de la démarche, approches et outils, exemples pratiques
• La refacturation des prestations des Services Généraux : avantages et inconvénients, catalogue de prix, retours d’expérience

Construire vos tableaux de bord

• Un outil indispensable pour piloter son activité et son équipe, valoriser son action
• Comment passer de la stratégie aux objectifs chiffrés
• Les différents axes de mesure
• Choisir les indicateurs pertinents

CAS PRATIQUE

CONSTRUIRE LA MAQUETTE D’UN TABLEAU DE BORD

ATELIER PRATIQUE ET ÉVALUATION

Préparation d’un plan d’action qui devra permettre au participant d’améliorer ses pratiques en tant que responsable des services généraux.