Formation : Préparer et réussir ses entretiens et réunions

En amont

S'imprégner du contexte et des enjeux du rendez-vous

• Visualiser les objectifs : informer, consulter, débattre, décider… ?
• Rappel sur les différents types d'entretiens et leurs enjeux
• Prendre le temps d'étudier les dossiers et les questions traitées
• Recueillir rapidement les informations utiles : chiffres clés, contacts, avancées des projets…
• Définir le bon timing, l'agenda et anticiper l'organisation logistique

Cas Pratique : construire sa check list de préparation

Se fixer des objectifs, déterminer ses ressources et établir sa stratégie

• Evaluer les éventuels rapports de force en jeu : la dimension hiérarchique, les enjeux pour vous et vos interlocuteurs, le passif, le niveau d'expertise, etc.
• Sélectionner et organiser ses arguments dans la perspective de l'entretien
• Soulever les objections et anticiper les zones de conflit
• Se préparer mentalement : ancrage et visualisation

Cas pratique : utiliser le Mind Mapping® pour anticiper le plan de l'entretien et préparer ses arguments

Pendant

Réussir son ouverture : franchir le cap des 3 premières minutes avec brio

• Faire un tour de table pour présenter le fil de l'entretien : odj, le temps imparti et règles du jeu
• Analyser rapidement ses interlocuteurs, leurs rôles, interactions et jeux d'alliance
• Adapter son positionnement à la dynamique interne

Cas Pratique : capter l'attention et prendre le lead

Mise en situation d'amorce de rendez-vous

Organiser le temps de parole et gérer le débat

• Construire sa démonstration et articuler son argumentation : être logique pour être convaincant
• Canaliser et gérer son temps… et celui de son interlocuteur
• Résumer chaque décision, évaluer la progression par rapport à l'ODJ et valider les avancements du débat:

Saisir toutes les opportunités de l'entretien

• Maîtriser les techniques de communication pour amener l'autre sur son terrain, le mettre à l'aise ou le déstabiliser
• Etre ferme sans être figé : donner de la liberté à l'autre et ouvrir le contexte de la réception
• Créer du dynamisme et faire réagir ses interlocuteurs : les techniques de questionnement

Cas pratique : faire face aux situations délicates : savoir «laisser glisser» un argument, réfuter avec tact…

Travailler sa qualité de présence

• Gérer ses émotions, affirmer sa présence et éviter la réactivité : les apports de la sophrologique
• Travailler son écoute active pour détecter les désaccords, rebondir et reformuler à son avantage
• Savoir reprendre le lead face à un interlocuteur «difficile» : bavard, négatif, paranoïaque…
• Gérer son stress

Cas pratique: travailler sa posture : être dans l'ici et le maintenant

Après

Conclure, suivre et débriefer l'entretien / le rendez-vous

• Résumer les points acquis et conclure avec le sourire
• Faire produire le compte-rendu en séance et proposer une démarche de travail
• Donner suite à l'entretien et fixer les prochaines échéances

Cas Pratique : débriefer d'un entretien