Formation : Préparer et réussir ses entretiens et réunions

Méthodes pour réussir tous ses entretiens, réunions et rendez-vous

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • Présentiel ou à distance
  • Réf 2819

Objectifs

  • Préparer ses rendez-vous pour conduire l'échange vers une issue favorable
  • Maîtriser les techniques d'écoute active pour mener ses entretiens avec tact et souplesse
  • Travailler sa qualité de présence pour saisir toutes les opportunités

Pré-requis

  • Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Cibles

  • Toute personne souhaitant améliorer la qualité de ses rendez-vous professionnels, entretiens, ou réunions.

Les plus

  • Acquérir des méthodes et outils pour gagner du temps dans la préparation de ses entretiens / réunions / rendez-vous.
  • Bien connaître ses interlocuteurs pour anticiper leurs réactions.

Modalités pédagogiques

  • Exposés suivis de questions-réponses et d'échanges avec les participants, cas pratiques.
  • Remise d'un support pédagogique.

Suivi et évaluation des acquis

  • Evaluation de la formation par les participants.
  • Remise d'une attestation de fin de formation.

En amont

S'imprégner du contexte et des enjeux du rendez-vous

  • Visualiser les objectifs : informer, consulter, débattre, décider… ?
  • Rappel sur les différents types d'entretiens et leurs enjeux
  • Prendre le temps d'étudier les dossiers et les questions traitées
  • Recueillir rapidement les informations utiles : chiffres clés, contacts, avancées des projets…
  • Définir le bon timing, l'agenda et anticiper l'organisation logistique

Cas Pratique : construire sa check list de préparation

Se fixer des objectifs, déterminer ses ressources et établir sa stratégie

  • Evaluer les éventuels rapports de force en jeu : la dimension hiérarchique, les enjeux pour vous et vos interlocuteurs, le passif, le niveau d'expertise, etc.
  • Sélectionner et organiser ses arguments dans la perspective de l'entretien
  • Soulever les objections et anticiper les zones de conflit
  • Se préparer mentalement : ancrage et visualisation

Cas pratique : utiliser le Mind Mapping® pour anticiper le plan de l'entretien et préparer ses arguments

Pendant

Réussir son ouverture : franchir le cap des 3 premières minutes avec brio

  • Faire un tour de table pour présenter le fil de l'entretien : odj, le temps imparti et règles du jeu
  • Analyser rapidement ses interlocuteurs, leurs rôles, interactions et jeux d'alliance
  • Adapter son positionnement à la dynamique interne

Cas Pratique : capter l'attention et prendre le lead

Mise en situation d'amorce de rendez-vous

Organiser le temps de parole et gérer le débat

  • Construire sa démonstration et articuler son argumentation : être logique pour être convaincant
  • Canaliser et gérer son temps… et celui de son interlocuteur
  • Résumer chaque décision, évaluer la progression par rapport à l'ODJ et valider les avancements du débat:

Saisir toutes les opportunités de l'entretien

  • Maîtriser les techniques de communication pour amener l'autre sur son terrain, le mettre à l'aise ou le déstabiliser
  • Etre ferme sans être figé : donner de la liberté à l'autre et ouvrir le contexte de la réception
  • Créer du dynamisme et faire réagir ses interlocuteurs : les techniques de questionnement

Cas pratique : faire face aux situations délicates : savoir «laisser glisser» un argument, réfuter avec tact…

Travailler sa qualité de présence

  • Gérer ses émotions, affirmer sa présence et éviter la réactivité : les apports de la sophrologique
  • Travailler son écoute active pour détecter les désaccords, rebondir et reformuler à son avantage
  • Savoir reprendre le lead face à un interlocuteur «difficile» : bavard, négatif, paranoïaque…
  • Gérer son stress

Cas pratique: travailler sa posture : être dans l'ici et le maintenant

Après

Conclure, suivre et débriefer l'entretien / le rendez-vous

  • Résumer les points acquis et conclure avec le sourire
  • Faire produire le compte-rendu en séance et proposer une démarche de travail
  • Donner suite à l'entretien et fixer les prochaines échéances

Cas Pratique : débriefer d'un entretien

Alain U. - Formateur, comédien, scénariste

Alain Ussel met aujourd'hui son expérience et son regard d'artiste au service des entreprises dans lesquelles il intervient comme formateur et sophrologue, spécialisé dans la prise de parole : scénariser son intervention, captiver son public par...

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Cécile VILATTE

Cécile V. - Formatrice, conférencière, sophrologue

Formatrice, conférencière, elle possède 16 ans d'expérience dans des grandes entreprises à des postes de manager. Son travail est axé sur le développement des potentiels : mémoire, concentration, créativité, confiance en soi…Sophrologue...

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