Formation Open-space : maîtriser les règles d'aménagement

Améliorer la qualité de vie au travail et accompagner le changement

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • Présentiel ou à distance
  • Réf FJ13

La qualité de vie au travail est étroitement liée à l'espace et à l'environnement dans lesquels les salariés évoluent. Ainsi, quand votre établissement engage des projets d'ouverture des espaces de travail, vous devez être un interlocuteur et un conseiller incontournable auprès de votre Direction.

Optez pour cette formation de 2 jours qui vous permettra d'adopter les bonnes pratiques en matière d'aménagement des open space.

Objectifs

  • Décrypter les bonnes pratiques d'aménagement ou de réaménagement d'open-space
  • Connaître le contexte réglementaire lié aux espaces de travail
  • Savoir conseiller la direction et accompagner les collaborateurs

Pré-requis

  • Il est recommandé d'avoir une activité en lien avec la santé au travail pour suivre la formation

Cibles

  • Toute personne confrontée à un projet d’aménagement ou de réaménagement des espaces de travail : RRH, chef de projet immobilier, responsable services généraux, médecin du travail, infirmier(e) du travail, membre du CSE, responsable HSE, QSE, responsable sécurité...

Les plus

  • Vous bénéficiez des règles indispensables de space planning.
  • Vous repartez avec les différentes normes de santé et sécurité des espaces de travail.

Modalités pédagogiques

  • Exposés suivis de questions-réponses et d'échanges avec les participants, mises en situation.
  • Remise d'un support pédagogique

Suivi et évaluation des acquis

  • E-quizz des compétences visées en amont et en aval de la formation
  • Evaluation de la formation par les participants
  • Remise d’une attestation en fin de formation

Introduction : l'open-space de 1875 à aujourd'hui

  • D'où vient l'open-space ? Quelles sont ses grandes évolutions : l'école de Chicago, le mouvement Bauhaus, Frank Lloyd Wright...
  • Qu'est-ce que le « space planning » ? Comment a-t-il été introduit ?

Intégrer les spécificités et conséquences du travail en open-space 

Quels sont les différents types d'open-space

  • Connaître le vocabulaire : bureau collectif, partagé, paysagé, ouvert... 
  • Quelles sont les caractéristiques de chaque type d'aménagement 
  • Quels activités/métiers se prêtent mieux à tel ou tel type d'open-space

Etudes de cas : le pire et le meilleur de l'open-space

A partir de photos, le formateur vous présente différents exemples d'open-space. Vous analysez les qualités et les défauts de chaque aménagement, et les éléments qui pourraient être améliorés. Vous pourrez ainsi tirer des 1ères conclusions sur ce qu'il faut faire ou ne pas faire en matière d'open-space.

Cas pratique : identifier les avantages et les risques de l'open-space

Avec les autres participants, vous listez les impacts de l'open-space sur la communication entre les équipes, l'ambiance de travail, la performance, la concentration... Ainsi, vous décryptez les principales conséquences de l'open-space, ses avantages et ses inconvénients.

Comment les salariés perçoivent-ils leur espace de travail

  • Les salariés sont-ils satisfaits de leur espace de travail 
  • Quelles sont les principales nuisances ressenties
  • Sur quels leviers agir pour améliorer la qualité des espaces de travail

Connaître les normes et la réglementation en matière d'espaces de travail ouverts

Respecter la réglementation en vigueur pour les espaces de travail

  • Que dit le Code du travail en matière de ventilation et de renouvellement de l'air
  • Qu'en est-il de l'obligation de sécurité concernant le dispositif d'évacuation des locaux

Prendre en compte les recommandations et normes en matière de santé au travail dans les open-space

  • Surface minimum par occupant
  • Lumière naturelle et artificielle
  • Acoustique
  • Cloison
  • Comprendre les différences d'enjeux lorsqu'il s'agit de réglementation ou de normes

Réfléchir en amont des projets d'aménagement : anticiper

Respecter les principes d'ergonomie pour optimiser les conditions de travail

  • Maximiser le confort des occupants : bruit, lumière...
  • Comment choisir les matériaux et le mobilier
  • Travailler l'agencement du poste de travail selon les principes d'ergonomie
  • Respecter les besoins sociaux fondamentaux de l'être humain

Imaginer différents types d'espaces : créer de la convivialité, permettre de travailler à plusieurs ou de s'isoler

  • Comment aménager des espaces de tranquillité où les salariés peuvent s'isoler et profiter d'un moment d'intimité
  • Prévoir des espaces de travail individuels et collectifs : box, salles de réunions...
  • Les solutions pour proposer aux occupants des espaces de convivialité et d’échanges

Accompagner le changement : une étape décisive et indispensable

  • Pourquoi rencontre-t-on des résistances face au changement d'espace de travail
  • Comment consulter les occupants : enquêtes de besoins...
  • Comment impliquer les collaborateurs : visites témoins pour s'approprier les futurs locaux...
  • Expliquer et communiquer autour du projet en s'adaptant aux caractéristiques de la population (âge, culture, mentalité...)
  • Apporter un accompagnement spécifique aux managers : quels conseils leur donner pour manager en open-space
  • Anticiper l'apparition de tensions ou de conflits au sein des équipes

Mise en situation : simuler une réunion du comité de pilotage pour discuter de problématiques liées au passage en open space

Mise en situation : simuler une négociation avec la direction au sujet de l'aménagement d'un open-space

Apporter votre expertise lors d'un projet de mise en place d'espaces de travail ouverts

Intervenir aux moments opportuns dans le déroulement du projet de passage en open-space

  • Intégrer l'importance de la temporalité dans ce type de projet
  • Quelles sont les grandes étapes à respecter
  • A quels moments pouvez-vous et devez-vous intervenir pour apporter votre point de vue et votre expertise

Les interlocuteurs en présence, leur rôle et valeur ajoutée

  • Qui peut être impliqué : IRP, CHSCT, médecine du travail, responsable sécurité/HSE...
  • Comment travailler en équipe pluridisciplinaire
  • Proposer la création d'un comité de pilotage : comment le créer, quelles missions lui donner
  • Identifier le chef de projet et ses responsabilités

Comprendre et suivre le travail des prestataires

  • Quels sont les différents métiers nécessaires pour réaliser un projet d'aménagement
  • Quel type de mission peut-on demander

Comment légitimer vos interventions

  • Quels sont les arguments à présenter, notamment à la direction
  • Comment donner du poids à vos arguments

Les ajustements après l'installation

Adopter l'angle d'approche du « projet permanent » : comment apporter des corrections

  • L'espace de travail ouvert est un système vivant : comment suivre et réguler son évolution
  • Apporter régulièrement des ajustements
  • Prendre en considération les problématiques de pérennité de tels projets et de confiance entre l'entreprise et les collaborateurs

Aldo Z. -

Passionné par l'approche de l'accompagnement au changement liée au fonctionnement et aux objectifs de l'entreprise dans le cadre d'un nouvel aménagement de l'espace de travail, son champ d'activité comprend la programmation stratégique, la...

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