Formation : Classer, trier, ranger

1 jour pour reprendre la main sur son organisation

Réf. 2568
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Formation présentielle
Cette formation est disponible en session individuelle ou intra-entreprise uniquement

Objectifs


Modalités pédagogiques


Pré-requis


Suivi et évaluation


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

Autodiagnostic : quel ordonné / désordonné êtes-vous ?

Connaître et maîtriser les règles d'un bon classement

  • Qu'est-ce qu'un « bon classement » ? : les règles de base du rangement dans le monde physique et le monde numérique
  • Quelles en sont les conditions d'efficacité?
  • Rappel sur les fondamentaux : objectifs, principes et règles
  • Alphabétique, numérique, thématiques : découvrir les principales méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
  • Quels critères prendre en compte : disponibilité de l'information, degré d'utilité du document, fréquence de consultation

Cas pratique : poser un diagnostic sur ses méthodes de classement : quels sont ses points forts ? comment l'optimiser ? quels sont vos objectifs ?

Clarifier et améliorer l'organisation de ses dossiers physiques et virtuels

  • Connaître le cycle de vie de ses documents : du document dynamique au document statique
  • Savoir analyser le flux d'informations (sources, support, etc.)
  • Structurer un dossier clair et complet : méthodes et outils
  • Choisir des titres, sous-titres, index, entrées évocateurs
  • Garantir l'accessibilité et la clarté de ses données
  • Couleurs, fiches de synthèses, synopsis, mappings… rendre l'information visuelle
  • Le cas particulier de l'organisation en télétravail ou travail à distance

Cas pratique : construire un plan de classement efficace

Optimiser son classement électronique

  • Elaborer son arborescence : méthodes et outils
  • Comment coordonner classement « matériel » et classement informatique ?
  • Organiser sa messagerie pour retrouver aisément les informations : arborescence, archivage, marqueurs de suivi…
  • Créer des règles de suivi et d'archivage
  • Savoir « se retrouver »

Cas pratique : gérer sa boite mail avec efficacité

Vivre son classement au quotidien : les règles d'or pour devenir un collaborateur « organisé »

  • Savoir faire le tri et archiver… et jeter
  • Veiller à l'actualisation et à la fiabilité des données et des dossiers pour avoir des références complètes et à jour
  • Prendre le temps de synthétiser et compiler les données pour ne pas accumuler les « miettes d'informations »
  • Dépoussiérer ses dossiers « divers » et « autres »
  • Aménager son environnement de travail

Cas pratique : créer ses réflexes

Repérer ses habitudes improductives et les transformer en habitudes utiles