Formation : Organiser un événement professionnel

Devenir le chef de projet d'un événement réussi

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Formation blended
2 jours - 14 h 1 300  € HT
Formation + certification 1 600  € HT
  • Petit-déjeuner d’accueil et repas du midi offerts

CPF

En option, profitez d’une certification en management de l’ESG école de commerce (ESGCI).

Ce dispositif de certification éligible au CPF vous donnera accès à :

  • un cursus de digital learning complété par un accès illimité pendant un mois à nos modules de digital learning en management et efficacité professionnelle
  • une évaluation à distance par un professeur de l’ESG pour certifier vos compétences en management

Cette certification est accessible à des profils de :

  • manager senior
  • manager en transition professionnelle
  • collaborateur en prise de poste de management
  • collaborateur en situation de management de projet ou de
    management transversal 


Pré-requis nécessaires :

  • Bac à Bac+2 avec plus de 7 ans d’expérience professionnelle
  • Ou Bac+3 à 5 avec plus de 5 ans d’expérience professionnelle

Objectifs


Modalités pédagogiques


Pré-requis


Suivi et évaluation


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

Comprendre les enjeux d'un événement professionnel

  • Identifier les différents types d'événements professionnels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes…
  • Connaitre les enjeux et les spécificités de chaque type d'évènement
  • Choisir un événement légitime, marquant, original

Cas pratique : identifier son rôle et sa valeur ajoutée dans l'organisation d'un événement

Préparer et piloter son événement en mode projet

  • Poser le cadre du projet : contexte, objectifs, délais, budget, facteurs de succès 
  • Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires 
  • Construire ses outils: liste de tâches, tableaux de bord, retroplanning, budget…
  • Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation

Cas pratique : dérouler les différentes étapes de préparation d'un événement

Suivre et maîtriser l'événement : délais, budget et logistique

  • Construire son rétro-planning des actions à mener… et s'y tenir
  • Bâtir le budget et assurer le suivi des dépenses 
  • Organiser les différents aspects logistiques et pratiques : déplacements, présences, etc.
  • Contrôler, alerter et montrer ses talents de gestionnaire

Cas pratique : construire un budget et un rétro-planning.

Choisir les prestataires et négocier son budget

  • Rédiger un cahier des charges et rechercher les fournisseurs 
  • Construire un outil d'aide à la décision pour sélectionner les prestataires.
  • Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget.
  • Soumettre des recommandations à sa direction.

Cas pratique : rédiger un cahier des charges et négocier auprès de son prestataire

Prendre sa place de chef de projet

  • Coordonner les différents contributeurs 
  • Définir les rôles et missions dans l'organisation de l'événement.
  • S'assurer que chacun connaisse ses responsabilités et objectifs
  • Suivre les avancées du projet et savoir relancer avec tact
  • Affirmer ses talents d'organisateur

Cas pratique : Oser dire, oser demander et savoir dire non lorsque c'est nécessaire.

Communiquer sur l'événement et autour de celui-ci

  • Identifier les objectifs et les cibles de la communication.
  • Choisir et réaliser les supports de communication selon le type d'événement : invitations, catalogues, tarifs…
  • Informer en interne sur l'événement : newsletter, courriels, …
  • Organiser les relations presse : dossier et communiqué de presse, relations média et promotion numérique
  • Assurer la couverture de l'événement : vidéo, photo

Cas Pratique : rédiger un communiqué de presse, préparation d'un dossier presse

Gérer le jour J : être au cœur de l'événement

  • Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
  • Gérer les demandes particulières et assurer les relations publiques
  • Tenir son rôle d'interface entre l'entreprise et les fournisseurs
  • Superviser la clôture de l'événement
  • Trucs et astuces pour gérer le prévisible et anticiper l'imprévisible

Cas pratique : travailler à la stratégie du pire pour anticiper les difficultés

Faire le bilan de l'événement et exploiter les résultats

  • Mettre à jour le budget et débriefer avec chaque prestataire
  • Remercier les participants, les médias et les contributeurs
  • Analyser le retour des participants et gérer les réclamations si nécessaire
  • Traiter les informations recueillies avec les services concernés (marketing, commercial, RP, communication…)
  • Établir un plan d'action post-événement
  • Valoriser l'événement en interne et en externe

Exercice d'application : Finaliser un bilan pour préparer le futur événement

Organiser un tableau bilan pour une analyse à froid de l'événement

Témoignage