Formation : Piloter un prestataire

Réussir ses sous-traitances, externalisations et outsourcings

Réf. 4863
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Formation présentielle
2 jours - 14 h 1 300  € HT
  • Petit-déjeuner d’accueil et repas du midi offerts

Objectifs


Modalités pédagogiques


Pré-requis


Suivi et évaluation


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

1. Appréhender les spécificités de la relation avec un prestataire externe

  • Externalisations, outsourcing, sous-traitance… de quoi parle –ton ? Que choisir ?
  • Comprendre les logiques et enjeux de chaque type de prestation (projet, récurrent…)
  • Focus sur les cas de sous-traitance à un service interne

Cas pratique : pourquoi faire appel à un prestataire ? Les questions à se poser avant d’entamer une démarche

2. Sélectionner son prestataire et réussir le démarrage du partenariat

  • Préparer le projet : rédiger un cahier des charges et organiser l’appel d’offre
  • Organiser la consultation et la sélection : 
    • Diffuser un appel d'offre : les règles pour communiquer
    • Sélectionner son prestataire : établir sa fiche de critères et pondérer les éléments
  • Négocier et contractualiser : 
    • Spécifier les indispensables : livrables, délais, coûts, niveau de service / qualité
    • Etablir un contrat : les points de vigilance à vérifier et les clauses à spécifier

Cas pratique : construire un cahier des charges et un appel d’offre

3. Cadrer et organiser la prestation

  • Structurer les échanges avec le prestataire : définir des instances de pilotage et un schéma de décision
  • Piloter les livrables, la prestation et le budget : méthode et outils
  • Evaluer et suivre la qualité des prestations réalisées
  • Mettre en place la circulation de l’information : briefs, reporting, réunions, comités de pilotages

Cas pratique : établir un tableau de bord de suivi de la relation du prestataire

4. Anticiper et gérer les situations difficiles

  • Savoir dire les choses (méthode DESC) avec tact et obtenir des changements
  • Repérer rapidement les difficultés
  • Anticiper les risques juridiques et financiers des litiges
  • Gérer les relations avec l’interne et les conflits
  • Mettre fin à un contrat

Cas pratiques : mises en situation de gestion de situations difficiles voire conflictuelles

5. Manager le prestataire au quotidien et dans la durée

  • Pérenniser la relation et renforcer l’engagement du prestataire
  • Entrer dans une logique de partenariat gagnant-gagnant : être un « bon client » pour son prestataire
  • Adopter une posture de leader pour encourage la dynamique collective interne et externe

Cas pratique : établir un guide de bonnes pratiques