Formation - Management multi-projets en contexte hybride

1. Définir les enjeux clés du rôle de management transverse à distance :

Questionnaire d’auto positionnement : où en êtes-vous ?

• Travail en 2 sous-groupes : identifier les besoins du pilote du projet(s) pour bien fonctionner à distance / identifier les besoins du contributeur
• Enjeux et spécificités du management de projets croisés avec les impacts du contexte hybride
• Définir les règles et outils de communication adaptés aux besoins et contextes
• Donner du sens et faciliter l’accès à l’information partagée
• Brainstorm: quel outil pour quel besoin? Outils synchrones et asynchrones
• Jeu de la prairie pour donner le meilleur de ce que je sais faire (basé sur les méthodes agiles)
• Jeu d’énigmes: comprendre l’enjeu du partage d’informations pour assurer l’efficacité collective

2. Définir le cadre de la collaboration et les modes de fonctionnement tout au long du projet

• Quelles règles pour fluidifier la relation transverse à distance?
• Clarifier le cadre par rapport à l’attendu « pour être en phase » : La distance déteste le flou
• Engager les participants et développer l’interaction dans une réunion à distance : découvrir les techniques d’animation (éviter les réunions avec des participants en « siège passagé » : des réunions plus courtes et plus focussées, co-construction de l’ODJ, distribution de la parole et des rôles, stimulation de la créativité)
• Piloter l’activité de chaque collaborateur par des objectifs stimulants et ajustés
• Favoriser les coopérations spontanées entre les jalons imposés afin d’accélérer le déroulement du projet
• Brainstorm autour des 3 P « Protection, Puissance et Permission »
• Training lancement de réunion, lancement d’une activité interactive, clôture d’une réunion distancielle
• Ateliers en sous-groupe, développer des objectifs SMARTS, battle d’objectifs SMARTS (avec du Sens !)

3. Identifier et savoir interpréter les signaux faibles, même à distance: aller chercher les objections, questionner

• Revisiter nos organisations et celles de nos équipes en travail hybride (ce qui doit se faire en distanciel et en présentiel) en distinguant les tâches « télé fragiles » et les tâches « télé robustes »
• Ajuster sa communication sur les étapes et rapprocher les jalons
• Analyse en collectif des étapes du projet et des adaptations à mettre en place pour prendre en compte le contexte hybride
• Ritualiser les rencontres individuelles et collectives, pour optimiser les spécificités du présentiel et du distanciel et construire sa trame de rites et rythmes pour son pilotage transverse
• Ecouter pour comprendre et non écouter pour répondre: pratiquer les questions ouvertes
• Pratiquer un feedback constructif et stimulant, même à distance: adopter la méthode FEED de FEEDBACK
• Jeu de Tangram (jeu de consignes 2 par 2, langage commun, difficulté à se mettre à la place de l’autre …)
• Training questionnement ouvert: écouter pour comprendre et non écouter pour répondre
• Training à la méthode FEED pour des feedbacks de valorisation et d’amélioration : comment c’est exprimé et comment c’est ressenti

4. Construire son plan d’action selon la Méthode Starfish

• Qu’est-ce que je continue à faire, je fais autrement et j’arrête de faire ?
• Construire son propre plan d’action individuel