Prendre la parole en réunion ? et si vous osiez !

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Prendre la parole en réunion, les clés pour intervenir en toute confiance !

Comment prendre la parole lorsque l'on n'est pas l'organisateur principal ? Comment rebondir sur les propos d'un des participants ? Comment « attraper » la parole et faire passer ses idées ?

Interview de Marlène REUX, formatrice, consultante, conférencière.

Quelles sont les spécificités de la prise de parole lors d'une réunion ?

Je distinguerais 3 problématiques spécifiques à la prise de parole en réunion et déterminantes pour la réussite ou l'échec des réunions. Comment prendre la parole dans le groupe ? Comment gérer le temps : le sien et celui des autres ?   Comment contribuer efficacement aux échanges dans les réunions ?

Y a-t-il des techniques à maîtriser pour faire passer ses idées ?

Faire passer ses idées, requiert la maitrise de 3 compétences fondamentales : être clair pour être compris, être crédible pour créer la confiance et mobiliser pour être suivi d'effets

Pour y arriver il faut travailler sa prise de parole étape par étape.

Etape 1 : Préparer son intervention : les questions essentielles

- Quel est l'objectif ?

L'objectif ce n'est pas le sujet ou le thème de l'intervention. C'est le but que l'on poursuit, le résultat que l'on veut obtenir de son auditoire.
- Quel est l'auditoire ?

Vous devez adapter votre discours à votre auditoire. Est-il novice ou expert ? Est-il concerné par le sujet ? A-t-il des attentes particulières ? Dans quel état d'esprit est-il,... ?
- Dans quel contexte se déroule l'intervention ?
- Quelle est votre position vis-à-vis du sujet ? Quel est votre degré de connaissance ? Quelle est votre crédibilité sur le sujet ?
- Comment atteindre votre objectif ? Comment intéresser l'auditoire ? Comment faire passer les messages principaux ?

Etape 2 ; Elaborer son discours

Utilisez « la règle de 3 » : dites trois fois la même chose, mais de façon différente. Cette redondance est nécessaire pour faciliter la compréhension par l'auditoire

  1. Je dis ce que je vais vous dire : j'annonce le sujet : l'introduction
  2. Je vous le dis : je développe le sujet : le développement
  3. Je dis que je l'ai dit : je résume les éléments principaux : la conclusion.

Privilégiez une construction à partir de 2 ou 3 idées clefs sur lesquelles vous développerez votre argumentation (importance du sujet, enjeux, utilité, bénéfices... Anticiper sur les critiques ou freins éventuels).

Etape 3 : Réussir son intervention :

Capter l'attention de l'auditoire dès le début. Les premiers instants sont capitaux. En fonction de la circonstance et du public présent, utilisez l'anecdote, une information qui frappe, une question : Marquez les esprits.

Transformer l'attention en intérêt : être entendu et compris

Exprimez vous de manière claire, fluide, affirmée. Utilisez des phrases courtes. Appuyez-vous sur des faits, des informations précises, montrez que vous maitrisez le sujet, que vous êtes crédible. Les gens ne suivent que les personnes en qui elles ont confiance.

Faites appel aux émotions, les vôtres et celle de l'auditoire. Créez le lien. C'est l'émotion qui nous fait agir.

Transformer l'intérêt en action, le « call to action ». Quel résultat souhaitez- vous à l'issue de votre intervention ? Quelle suite, quelle prise de décision (cela renvoie à votre objectif initial).

et aussis, soigner le para-verbal et le non verbal

  • Le regard : Le regard est fondamental. Il permet d'établir le contact avec l'auditoire, de créer le lien
  • La gestuelle :  Votre attitude, votre gestuelle sont très importantes. Elles doivent être en cohérence avec vos propos, sinon les participants percevront une distorsion. Que vous parliez assis(e) ou debout, tenez-vous bien droit(e) sans être raide. Gardez les pieds bien posés à plat sur le sol.
  • La voix: Travailler le volume, l'articulation, la modulation, le rythme.

Comment prendre la parole lorsque l'on n'est pas l'organisateur principal ?

Prendre la parole n'est pas toujours chose facile en réunion. Pour y arrivez, n'hésitez pas à rebondir sur les propos d'un des participants. Vous pouvez aussi regarder l'animateur de la réunion et lui faire un geste pour indiquer que vous souhaitez intervenir. Enfin profitez d'un moment de silence pour « attraper » la parole.

Quels sont les outils / méthodes que vous présentez ?

Je m'appuie sur la tradition rhétorique, l'art de la communication puissante, inspirée des techniques de l'Antiquité adaptées au XXIème siècle.

Les formations reposent sur l'appropriation d'outils qui permet de travailler sur le fond et sur la forme du message :

  • Analyse stratégique (objectifs, audience, contexte....),
  • Elaboration du discours (structure, argumentation, figures de style),
  • Piliers de la persuasion (autorité, crédibilité, empathie, conviction)
  • Expression du discours (gestion du stress, présence, art oratoire, voix).

L'approche,  pratique et très concrète permet une utilisation immédiate des outils.

Auriez-vous des trucs pour gérer le trac ?

Voici quelques conseils pour gérer son stress.

-          Etre préparé

  • Vous devez connaître votre sujet et l'avoir compris. Il faut beaucoup répéter.
  • Jouez la sécurité: Préparez les phrases d'introduction et de conclusion.

-          Banaliser l'événement

  • Banalisez la situation au maximum: ce n'est pas une question de vie ou de mort.
  • Relativisez. Les autres ont envie que ça se passe bien. Les drames ne sont pas définitifs.
  • Pratiquez. Beaucoup. Prenez la parole dès que vous le pouvez, démarrez des discussions, intervenez en réunion, sortez de sa zone de confort. Ça finira par devenir naturel.
  • Soyez indulgent avec vous-même.

-          Se mettre en situation d'échange avec l'auditoire

  • Inversez la donne: pensez aux autres, pas à vous. Trop souvent on pense uniquement à son discours, on reste branché sur soi-même alors que l'on devrait penser à ce que l'on veut pour son auditoire.
  • Vivez le présent comme un partenariat entre vous et l'auditoire.

-          Affronter physiquement

  • Pratiquez la respiration basse. Non seulement c'est très utile pour le souffle et la voix mais cela ralentit mécaniquement le rythme cardiaque et fait retomber la pression.
  • Quand la panique vous saisit. Taisez-vous. Regardez les gens. Reprenez la respiration basse.
  • Gorge sèche: Dans le verre d'eau mettez un peu de jus de citron, cela active la sécrétion de la salive et fluidifie le mucus sur les cordes vocales.

Pourriez-vous vous présenter en quelques mots ?

Praticienne en PNL et formée à la rhétorique, j'interviens en tant que formatrice et conférencière dans les domaines de la communication orale et écrite : prise de parole, rhétorique, art oratoire, management. J'interviens en français et en anglais.

Je transmets mes connaissances par passion autant que par conviction. Je suis persuadée qu'une communication efficace est un facteur de progrès et d'innovation pour les individus comme pour les organisations ; et que, bien communiquer, c'est avant tout une question d'apprentissage.

Marlène REUX

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Prendre la parole en réunion

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