Imprévus, crises, surcharges momentanée de travail... travailler est devenu une course contre le temps et le régime d'urgence est désormais le régime normal de fonctionnement des entreprises.
Comment faire face au « périodes de rush » sans s'épuiser ? Comment s'organiser pour sortir de la « culture de l'urgence » ? Mais entre un appel d'offres auquel vous devez répondre immédiatement ou une présentation à faire pour demain et le travail dans une « culture de l'urgence », quelles sont les frontières ? quelles sont les limites ?
Pour aller plus loin, découvrez l'interview de Julie Ramos, « Gérer les périodes de Rush ».
Objectifs
- Faire face aux périodes de rush et assumer les urgences
- Savoir se surpasser sans s'épuiser
- Garder son sang-froid
Modalités pédagogiques
- Exposés suivis de questions-réponses et d'échanges avec les participants, cas pratiques.
- Remise d'un support pédagogique.
Pré-requis
- Les participants sont invités à préparer 2 exemples de gestion du temps sur lequels ils souhaitent travailler pendant la formation
Suivi et
évaluation
- Evaluation de la formation par les participants.
- Remise d'une attestation de fin de formation.
Pour quel
public ?
- Tout collaborateur souhaitant trouver de nouveaux outils pour gagner du temps !
Les plus
- De nombreux exercices pratiques pour mieux gérer les périodes de rush
Programme détaillé
Sortir de la dictature de l'urgence : redevenir maître de son temps
- Subie ou réelle, objective ou supposée, liée au métier ou à l'humain : faire le point sur les urgences de son quotidien
- Repérer les « périodes critiques » dans son activité pour que l'urgence reste exceptionnelle
- Identifier ses pertes de temps et les éléments qui vous mettent sous pression : procrastination, perfectionnisme, papillonnage...
Cas pratique : réorganiser son travail pour être plus efficient : les clés pour mieux s'organiser et gérer son temps
Hiérarchiser l'urgence : prioriser et reconnaître les vraies urgences
- Acquérir les outils pour identifier ses priorités… même en période de rush
- Sortir du syndrome de la fausse urgence
- S'organiser pour aller à l'essentiel : diagnostiquer rigoureusement le traitement à donner à chaque tâche en cours
- Savoir anticiper et prévoir les urgences « imprévues »
Cas pratique : construire un rétro planning de l'urgence et de prédiction des urgences
Assumer l'urgence : garder son sang-froid
- Réagir sans « sur réagir » : trouver en soi les solutions pour ne pas se laisser submerger
- Déléguer, organiser, planifier : mettre son équipe dans un stress stimulant
- Se montrer exemplaire et maintenir une bonne communication en période de rush
- Décider sans se précipiter
Atelier « Keep Cool et Self Control » : garder son calme en période de rush, trucs et astuces pour reprendre le contrôle de soi
Gérer le temps relationnel
- Traiter les dérangements et les interruptions avec tact et diplomatie
- Travailler dans une entreprise qui a développé une culture de l'urgence
- Repérer ses marges de négociation d'un délai sur le fond et la forme
- Prendre le temps d'être dans le relationnel et créer de bonnes conditions de travail
Cas pratique : développer son adaptabilité en situation et s'entraîner sur des situations concrètes des participants
Savoir se surpasser sans s'épuiser
- Optimiser l'équation Temps / Exigence client / Exigence personnelle
- Faire le choix ou non du « multi tasking » selon sa personnalité
- Donner du rythme à ses journées : créer ses périodes d'intensité et s'autoriser des pauses
- Exploiter le potentiel des NTIC et des Smartphones pour éviter le « technostress »
Cas pratiques : travailler sur sa courbe d'énergie et ses rythmes
Débriefer de l'urgence : mettre en place un process de travail
- Sortir du « vertige positif de l'urgence » et de la culture de l'immédiateté
- Faire le bilan de l'urgence :
- identifier les problèmes
- repérer récurrences et périodicité
- alerter et modifier les process
Cas pratique : mettre en place un process de travail à l'issue d'une période de rush
Mettre en place un process de travail à l'issue d'une période de rush pour capitaliser et intégrer la gestion de certaines urgences dans ses pratiques