Contrôle interne à l'hôpital : déployer son dispositif

3 questions à Nicolas Gasnier-Duparc, commissaire aux comptes et expert de la certification et du contrôle interne dans les établissements de santé

1/ Quels sont les facteurs clé de succès d'une mise en œuvre d'un dispositif de maîtrise des risques comptables et financiers ?

Le premier des facteurs clés est bien évidement le support que cette démarche doit trouver auprès de la Direction Générale. Ceci pour plusieurs raisons. La première est que le Directeur Général est le premier intéressé, c'est lui qui porte la responsabilité de la qualité des comptes, responsabilité qui peut aller jusqu'à une responsabilité pénale. Il se doit donc de structurer une organisation, mettre en place des outils et les compétences qui lui garantissent que ses comptes sont fiables. La deuxième est que le contrôle interne qui s'appuie sur les processus de gestion de l'établissement ne connait pas les frontières des services et des directions, il est très transversal et impose un dialogue nourri entre les différents acteurs de l'établissement. En tant que Directeur Général, il est le seul à avoir autorité pour instaurer ce dialogue transversal.

Le deuxième facteur clé est de partir de l'existant et de ne surtout pas construire un dispositif ex nihilo. En effet, le contrôle interne pré existe dans l'hôpital à la certification. De façon évidente, l'hôpital n'a pas attendu la certification des comptes pour s'organiser et maitriser ses risques. Aussi, il est important de considérer que cette démarche s'inscrit dans un écosystème préexistant et déjà structuré, notamment par la direction de la qualité qui impose des standards de procédure, des règles de gestion documentaire, des critères d'évaluation des risques.... Aussi, le travail de description et de renforcement du contrôle interne sur les processus comptables et financiers s'inscrit dans la continuité du travail de gestion des risques conduit sur les processus de soins. Il contribue à une seule démarche qui vise à la maîtrise globale des risques opérationnels de l'établissement.

2/ Comment le contrôle interne peut-il contribuer à la performance des organisations ?

Le terme de contrôle dans le contrôle interne doit s'apprécier dans le sens anglo saxon du contrôle à savoir la maîtrise et pas la vérification. Le contrôle interne ne se réduit donc pas à du contrôle mais englobe tous les dispositifs qui contribuent à maîtriser les risques : la compétence du personnel, les procédures, le système d'information, le pilotage..... Il devient alors plus évident que lorsqu'on maitrise ses risques on rend plus performantes ses organisations, on fait moins d'erreur, on connait moins de dysfonctionnement.

Il convient de se rappeler, dans  la définition du contrôle interne donnée par le COSO, le premier objectif du contrôle interne qui est la « réalisation et l'optimisation des opérations ». Le contrôle interne est donc bien un ensemble composé de l'organisation, des outils, des compétences mis en place pour permettre à tout « manager » dans son périmètre de responsabilité de maîtriser ses processus et les responsabilités qui lui a été confiées. Cette maîtrise passe à la fois par l'assurance d'avoir un processus qui se réalise selon des standards élevés de sécurité et de qualité, mais aussi de manière optimisée. A ce titre, le contrôle interne est un levier permettant d'interroger ses organisations sous l'angle de la sécurité de la qualité et de la performance.

3/ Pourquoi le contrôle interne est-il un critère d'appréciation essentiel pour le certificateur ?

L'activité quotidienne de l'hôpital se caractérise par  une très forte décentralisation des responsabilités de gestion et de pilotage auprès des nombreux cadres des services de soins et des fonctions supports. Elle se caractérise aussi par une très forte volumétrie de l'activité (actes produits, passages...) et des ressources engagées (personnel, médicaments et dispositifs médicaux...).

Dans ce contexte à la fois de décentralisation et de forte volumétrie, seul le contrôle interne mis en place peut donner une assurance raisonnable à la direction et au certificateur externe que les comptes sont fiables, qu'ils traduisent le plus fidèlement possible la réalité économique de l'établissement, composée de l'ensemble des actes de gestion effectués. En effet, seules les règles et procédures édictées, les outils mis en place, les compétences existantes, permettent de s'assurer que les traitements sont homogènes d'un acteur à l'autre, que les flux sont sécurisés, que les procédures sont respectées et que donc in fine que les données de gestion comptabilisées sont exhaustives et bien le reflet de la situation économique de l'établissement.

A ce titre le contrôle interne n'est pas déployé ou mis en œuvre pour le certificateur, il est une nécessité pour tous les managers et c'est parce qu'il est indispensable aux gestionnaires que le certificateur va s'y intéresser.

Retrouvez la formation "Contrôle interne à l'hôpital : déployer son dispositif", animé par Nicolas Gasnier-Duparc