Office Manager : Réalité et complexité de la fonction - Interview de Marie-Agnès Cauchy

Interview de Marie-Agnès Cauchy, formatrice et coach, spécialiste des métiers de l'assistante

elle anime les formations : Devenir Office Manager et Etre le copilote de son manager

Pourriez-vous nous en dire plus sur cette nouvelle fonction qu'est celle d'Office Manager ?

Question pertinente.C'est une des évolutions du métier d'assistante. C'est un poste à hautes responsabilités nécessitant une forte motivation, une implication personnelle et des compétences comportementales dissociées du niveau d'expertise technique requis traditionnellement.

Un office Manager est au carrefour de l'entreprise. C'est tout à la fois un diplomate, un ambassadeur, un chef d'orchestre, un gestionnaire, un comptable, un coordinateur...poste à multi facettes !!

Comment peut-on devenir Office Manager ?

Ce poste existe, peu ou prou dans toutes les grandes structures, sociétés ou groupes.
Au fur et à mesure de l'évolution du niveau des interlocuteurs, des missions, du rôle au sein de l'équipe de direction ou encore des objectifs que l'on vous fixe vous êtes conduit vers un poste d'office manager.

Actuellement, une assistante devient Office Manager grâce à un panel de compétences polyvalentes : RH, comptabilité, communication et surtout encadrement. (Coordination officielle ou officieuse, dynamisation de l'équipe sont les points communs à tout poste d'Office Manager)

C'est également la responsable de l'ensemble des assistantes, chargée de faire évoluer les postes en responsabilités et exigences auprès de la direction.
Par exemple, il m'est arrivé de coacher un Office Manager d'un grand groupe dans la mise en place de la politique d'évolution de toutes les assistantes.(Actions, suivi d'actions, résultats)

Quelles sont les qualités et expertises recherchées par les entreprises ?

En termes de qualités, il est impératif d'avoir confiance en soi, d'avoir une bonne maitrise de soi pour bien se positionner, de se faire respecter par l'ensemble des interlocuteurs, de savoir prendre du recul, d'analyser, exiger, recadrer, solutionner et surtout accepter d'encadrer.

Les assistantes de par leur formation ont souvent tendance à préférer faire « à la place de !! » Elles sont sûres que c'est fait, et réalisé comme elles le souhaitent. Ce n'est pas l'objectif à atteindre, gérer des équipes et déléguer, cela s'apprend. 

Devenir Office Manager, c'est prendre de la hauteur par rapport à l'opérationnel.

C'est avoir du goût pour le travail en équipe et communiquer son niveau d'exigence pour la réalisation, s'appuyer sur les compétences des autres et les faire évoluer

En une phrase, pour être Office Manager, il faut oser s'exposer, accepter ces responsabilités, ce n'est pas toujours facile 

En ce qui concerne les prérequis, une culture générale sur la gestion d'entreprise, la gestion des objectifs, et des stratégies de développement est indispensable pour permettre d'être un interlocuteur valable et asseoir ainsi son positionnement.

Cette compétence permet de participer, et de s'impliquer sur différents dossiers avec les autres managers de l'entreprise.

Enfin, pour être efficace, il faut avoir de l'assurance, savoir délimiter ses responsabilités et « dire  non » aux managers qui facilement ont tendance à se « défausser »

Dans votre stage, que mettez vous en avant ?

Nous effectuons un travail approfondi sur le positionnement de chaque poste d'Office Manager, ses responsabilités, ses objectifs, les règles du jeu, l'esprit et le comportemental individuel ainsi que la mise en place d'actions d'encadrement concrètes.
Je souhaite leur apporter « des armes » pour faire le « marketing » de leur poste, et vendre sa valeur ajoutée.
« Qui peut le faire mieux qu'elles-mêmes, faut-il encore en avoir assimilé et accepté la réalité ».

Lors d'un changement de Direction j'ai accompagnée un office manager d'un grand groupeà se positionner et faire valoir ses compétences pour conforter son positionnement.