Piloter la mise en place d'un archivage électronique légal

3 questions à Hélène LEBON et Claire ROMAC, Avocats, PDGB Société d'Avocats.

Hélène LEBON et Claire ROMAC animent les 2 premiers jours de la formation « Archivage électronique légal »

1- Constatez-vous une croissance des projets d'archivage électronique légal au sein des entreprises ?

Le nombre de projets d'archivage électronique légal de type GED est très important depuis quelques années déjà. En revanche, on observe une diversification et complexification des méthodes et problématiques liées à d'archivage au cours des deux dernières années avec notamment  le développement du  cloud computing, le recours aux coffres forts électroniques, l'externalisation vers des prestataires extérieurs, la multiplication des failles de sécurité.

2- Quelle est la principale question à se poser avant de se lancer dans un projet d'archivage électronique légal ?

Il est fondamental de déterminer le niveau de sensibilité des données, l'usage que l'on veut en faire ainsi que le budget que la société est prête à allouer au projet.

3- Quelles sont les principales précautions à prendre en cas d'externalisation de son projet d'archivage ?

De plus en plus de sociétés subissent des failles de sécurité. En cas d'externalisation, il faut savoir que l'entreprise demeure responsable au regard de la loi Informatique et Libertés en cas de perte ou de détérioration de données. Il faut donc s'assurer que les mesures de sécurité appropriées sont mises en œuvre (mesures physiques, logiques mais également actions de sensibilisation des salariés du prestataire) et que les flux de données sont protégés de façon adéquate (importance de la localisation du serveur et des personnes en charge de la maintenance).