Vers une gestion performante des archives papiers et numériques

3 questions à Jacques Leret, directeur général de Opus conseils, animateur de la formation "Développez un système d'archivage électronique performant".

Où en sont les entreprises et institutions françaises dans la gestion globale de leurs archives papiers et numériques ?

Dans le secteur public, une étude réalisée en 2007 auprès de l'ensemble des Ministères démontrait que si les intentions étaient affichées, en faveur de l'Archivage Électronique, peu de Ministères avaient engagés concrètement cette démarche (sinon la Culture avec la DAF, et le Ministère des Finances avec les Téléprocédures).

Les études récentes (MARKESS) réalisées en 2009 auprès des entreprises du secteur privé, à propos du développement de l'archivage électronique montrent un très fort intérêt et un net engagement en faveur de la mise en place de l'archivage électronique.

Enfin ! Soit 10 ans après la loi du 13 Mars 2000 qui reconnaît aux documents électroniques et à la signature électronique une valeur probante identique a celle du papier (sous conditions).

La forte dématérialisation des documents aujourd'hui se vit au quotidien (bureautique), échanges (messagerie), procédures officielles (télé-procédures), et ne fait qu'accroître de façon exponentielle les volumes des documents sous formes électroniques (et donc implicitement les volumes à archiver). En revanche, les pratiques d'archivage sont restées traditionnelles "papier", quand elles n'ont pas été abandonnées, dans la mesure ou le papier n'est plus édité.

Or "archiver" ce n'est pas "stocker"! La conservation au quotidien des documents électroniques ne constituent pas des "archives" au sens de la loi.

Les entreprises doivent donc aujourd'hui faire face à une situation relativement "explosive", avec un total déséquilibre entre des volumétries de stockage au quotidien en très forte croissance (+50% par an), et des pratiques d'archivage inadaptées aux obligations légales, qui devraient porter maintenant sur les "originaux électroniques" et non sur le papier.

Sachant par ailleurs que la législation évolue très vite en faveur de la dématérialisation (gains d'économies, développement de marché, raisons écologiques, ...) : factures, bulletin de salaire, ...

Ces mêmes études ont mis en évidence également les éléments qui peuvent constituer des "freins" au développement de l'archivage électronique :
•  Freins réels, comme la nécessité d'organiser la démarche d'archivage et d'impliquer les métiers, les services producteurs, les archivistes et pas seulement l'informatique; et donc d'engager une conduite du changement. Changement cependant très relatif dans la mesure où les fondamentaux de l'archivage sont conservés en matière d'archivage électronique.

•  Freins fictifs, comme le manque de solutions ou de budgets invoqués par certaines entreprises. En fait, les budgets sont ceux de l'archivage et les risques encourus par le non archivage couvrent largement les coûts de mise en œuvre ! Quant aux solutions, elles existent aujourd'hui et sont facilement intégrables aux systèmes d'informations des entreprises.

Par ailleurs, il faut savoir que l'archivage électronique est moins coûteux que l'archivage papier, à quantité d'informations égale : moins coûteux de 25% au moins, et plus sécurisé car pour ce prix on dispose de 2 ou 3 copies, ce qui ne peut pas être le cas avec le papier !

Quels sont les principaux écueils à éviter dans la mise en place et la gestion d'un système d'archivage électronique à valeur probante ?

Le principal écueil à éviter est de tomber dans la précipitation et de confondre "stockage" et "archivage" ! Des pratiques de stockage qui pour être immédiates, en revanche n'apportent en aucun cas de garantie en matière "d'archivage à valeur probante".

La mise en œuvre de l'archivage électronique nécessite le respect d'un minimum de règles, qui sont les mêmes règles que celles appliquées depuis longtemps pour les archives papier.

L'archivage électronique n'est pas seulement un "système informatique". C'est avant tout la mise en œuvre d'une politique, d'une organisation, de procédures, et d'outils qui impliquent les métiers producteurs des documents, les MOA des applications informatiques, les archivistes (en charge aujourd'hui des archives papier).

L'archivage électronique c'est la transposition des processus et fonctions traditionnelles de l'archivage dans le monde informatique : le respect des mêmes exigences en matière de durées de conservation, de tracer les versements des archives, la nécessité de gérer les durées de conservation, de garantir la préservation de la valeur probante, de restituer les archives à la demande.

Le respect de l'ensemble de ces exigences permet de constituer un "système d'archivage électronique performant". "Performant" au sens de "conforme aux règles de l'archivistique" et susceptible de "préserver la valeur probante des archives".

Aujourd'hui, tous les outils, logiciels ou matériels, les méthodes et les experts existent et sont disponibles pour répondre aux besoins des entreprises en matière d'archivage électronique. Mais la précipitation pousse certaines entreprises à seulement "stocker" cette masse de documents sur des supports WORM de grandes capacité, sans organisation, sans identification des documents, sans traçabilité des sources et des opérations, sans mécanismes de gestion des durées de vie, ...

Or, quelques soient les supports utilisés, "WORM" ou non, ce type de stockage ne constitue pas des "Archives" au sens strict, et ne n'apporte aucune garantie sur la valeur probante des documents stockés.

C'est un "système d'archivage performant" qu'il faut mettre en œuvre.
La valeur probante des archives électroniques n'est pas liée uniquement à la nature des supports de stockage utilisés.

Quels conseils pourriez-vous donner aux responsables de ce type de projet pour mener à bien leur mission ?

La bonne démarche pour aborder l'archivage électronique, dans une grande entreprise comme pour une structure PME/PMI, est en premier lieu de mettre en place une équipe et une organisation (personnes impliquées) en charge de conduire la démarche adaptée (méthodologie DIRKS par exemple) pour la mise en œuvre de l'archivage électronique, soit :

• Établir le diagnostic de la situation existante et mettre en évidence les gains et enjeux de l'archivage électronique : volumétrie non archivée, abandon des obligations de conservation, impossibilité de retrouver un document (éparpillement), pas de valeur probante, coût des archives traditionnelles, ....

• Puis impliquer les directions : secrétariat général, logistique, DSI, métiers, ... de la nécessité d'une nouvelle politique d'archivage qui prenne en compte la migration des archives traditionnelles vers les archives électroniques, l'évaluation des gains et des impacts de cette politique.

• Enfin constituer et évaluer le projet d'archivage électronique et le planifier sur 5 à 10 ans : définir les fonctions attendues, la montée en charge, consulter le marché, évaluer les Impacts, ... en relation avec l'informatique.

• Et finalement lancer le projet avec l'aval des directions.