Classer, Trier, ranger - Interview de Denis Gallet

Interview de Denis GALLET, formateur et coach en efficacité professionnelle et management

il anime le stage "Classer, trier, ranger : 2 jours pour reprendre la main sur son organisation".

1. Classer, trier, ranger, est-ce la même chose ?

On connait tous des gens organisés, et des gens qui le sont moins. Mais si on veut améliorer sa capacité d'organisation il vaut mieux faire des distinctions.  

• Le classement est en rapport avec une capacité à synthétiser, à structurer des informations en les distinguant par niveaux.
• Le rangement est physique, concret, avec des boites, des dossiers.

Un jardin anglais est dans un grand désordre apparent. Mais dans la tête du jardinier anglais, les plantes sont bien classées. 

Ainsi, il y a des gens qui savent très bien classer mais qui ont du mal à ranger. Et ils savent retrouver les choses bien que cela paraisse en désordre. Tout comme il y a des gens qui, peut-être parce qu'ils ne savent pas classer, sont excessivement rigides dans leur organisation. Ils encourent le risque d'être vite débordés.  

2. Faut-il être "un maniaque de l'ordre" pour être plus productif ?

Si vous passez tout votre temps à ranger vous ne produisez plus. Il n'y a donc pas un absolu de l'organisation mais un optimum. Il faut donc être suffisamment organisé, mais pas trop. D'ailleurs cela nuit à la créativité... et la créativité c'est important pour savoir classer !

3. A qui s'adresse ce stage ?

Le stage a un sous-titre : deux jours pour reprendre la main sur son organisation. L'objectif premier n'est donc pas de délivrer un message d'expert mais de proposer aux stagiaires de construire un plan d'action pour changer radicalement ses pratiques à l'issue du stage. Les contenus proposés permettent de faire un diagnostic. Sur quoi dois-je continue comme avant ? Sur quoi dois-je changer ?  Les changements pérennes dans le temps viennent d'un changement des habitudes.

4. Voulez-vous dire qu'être organisé c'est une affaire d'habitudes ?

Pendant ce stage on s'inspire aussi des techniques des professionnels. On s'entraîne à l'indexation par exemple. Mais les habitudes jouent un rôle crucial. Poser une paire de chaussures de sport à côté de la porte, le soir ; pour que vous les retrouviez le matin, 3 fois par semaine,  pour aller courir 30 minutes, à plus d'effet que tous les programmes de « bonne volonté » imaginables. Les neurosciences le prouvent. On fonctionne en mode semi-automatique avec les habitudes, alors que la volonté nécessite de mobiliser le cortical.  Donc il faut savoir dépasser la bonne intention, le vœu pieux.

Maintenant la volonté sert quand même puisqu'il s'agit d'avoir volontairement une habitude.  On peut par exemple, s'entraîner à segmenter les objectifs de travail en tâches élémentaires à effectuer, puis de ne pas lâcher, tant que la tâche élémentaire de rangement n'est pas terminée.  

5. Peut-on faire un parallèle avec la gestion du temps?

Nous ne gérons pas le temps, mais des activités dans le temps. Alors oui !  Il y a des gens qui ont du mal à hiérarchiser les activités qu'ils doivent inclure dans du temps.  

Avec les tâches d'organisation il y a deux difficultés supplémentaires. La première est que beaucoup de personnes ne savent pas faire. Ils n'ont jamais appris ou n'ont jamais prêté attention aux techniques parce qu'ils ne voyaient pas l'enjeu. La seconde est qu'il s'agit de tâches essentielles (savoir retrouver l'avenant au contrat quand on facture c'est important), mais peu valorisées. Donc ces tâches échouent dans la case, à faire quand on aura le temps. Et comme on n'a pas le temps... 

6. Qu'en est-il des outils numériques ?

C'est un outil. Il aide, c'est indéniablement pratique, mais ne fait pas le travail à la place. 

Et ce qui compte, c'est d'avoir assimilé la mécanique.  Derrière l'outil de gestion des méls par exemple, il y la compréhension de ce qu'est une arborescence. Et quand on a compris ce que c'est, on maitrise tous les outils. 

avril 2016