Profession Assistante - Un nouveau défi - Interview de Marie-Françoise CROUAIL

Interview de Marie-Françoise CROUAIL, formatrice en efficacité professionnelle et développement personnel.

Elle anime le cycle Profession Assistante. 

Vous êtes faites partie de la direction pédagogique du « cycle Profession Assistante, comment envisagez-vous le métier d'assistante aujourd'hui ?

Il paraît évident que le métier a beaucoup évolué depuis  la révolution technologique et informatique des années 1990. De nouvelles passerelles se sont ouvertes entre les assistantes et le management. Ainsi,  le niveau de compétences et de responsabilités des assistantes s'est fortement élevé, tout comme le niveau de la formation initiale (Réforme du BTS en 2010).

Quels sont, selon vous, les nouveaux enjeux de la fonction? 

Ils découlent de la révolution technologique déjà citée mais aussi des crises économiques successives. Ces nouveaux enjeux sont liés à des notions de productivité et de service. L'assistante doit par ses compétences, sa polyvalence, son adaptabilité suivre les évolutions des besoins et des contraintes de son entreprise et de son service. Cela lui demande de se former, d'évoluer en permanence.

Pourquoi est-ce un sujet important dans l'entreprise ?

Parce que l'assistante est au cœur de l'efficacité collective au sein de l'entreprise.Elle doit renforcer ses compétences pour s'adapter aux évolutions structurelles, managériales, technologiques.Elle doit élargir sa polyvalence et développer sa proactivité.

Vous intervenez sur les modules 2 et 3 sur les thématiques de la gestion du temps et des écrits professionnels, quels sont les points clés que vous abordez dans ces journées ?

Nous traitons, dans le module 2 « Optimiser son temps et son organisation » , des méthodes et  outils d'organisation ainsi que du traitement de l'information. Très concrètement nous abordons des questions telles que : comment gérer ses tâches au quotidien ? Comment hiérarchiser ses tâches lorsque tout est urgent ? Comment être « facilitatrice » dans la circulation des informations ?Nous traitons des outils d'organisation (listes de tâches, tableaux de suivi...) et de la meilleure manière de s'en servir dans le contexte propre à chacune.

Dans le module 3 « Renforcer l'impact de ses écrits professionnels », nous abordons la communication écrite et comment la rendre plus efficace. Les participantes prennent conscience de l'importance de leurs écrits et réalisent qu'elles peuvent améliorer leur manière d'écrire, en préparant davantage leurs messages, en structurant leurs pensées  en fonction du destinataire et de l'objectif.Le traitement des mails est un sujet qui suscite toujours beaucoup de questions !

Nous l'envisageons sur le plan de l'organisation : comment s'organiser avec sa boîte de réception, quand consulter, est-il réaliste de se déconnecter ?Nous partageons des pratiques et des outils concernant l'utilisation d'Outlook : agenda, gestionnaire de tâches. Puis nous travaillons sur le bon usage du mail sur le plan de la communication : comment produire des messages précis, concis et efficaces.

Auriez-vous des « trucs et astuces » pour être plus efficace ?

Il faut venir, mais mes phrases clés sont « ne pas se laisser débordé par l'urgence ni envahir par la panique » et « réfléchir avant d'agir, c'est-à-dire prioriser ».

Pourriez-vous nous décrire en quelques mots votre expérience dans l'animation de ce cycle ?

Nous avons rencontré, dans ce 1er cycle, des assistantes très motivées et très ouvertes. Nous avons  échangé sur leurs difficultés et leurs expériences. Nous avons balayé les différents aspects de leur métier. Ainsi chacune a pu se situer par rapport à ses pratiques : voir ce qui est acquis et ce qui peut être développé.

C'est un temps précieux pour prendre du recul et faire le point sur sa fonction, ses missions. Cela permet de prendre confiance pour avancer.

Pourriez-vous vous présenter en quelques mots ?

Marie-Françoise  Crouail, je suis formatrice en efficacité professionnelle et en développement personnel.La formation est pour moi un temps d'échange et de partage.Je pars toujours de l'expérience et du besoin des participants et, dans le cadre du programme, nous construisons  ensemble notre parcours.Je transmets et  j'anime avec passion et énergie. Mon objectif est que chaque participant reparte avec des choses concrètes à mettre en œuvre pour développer ses compétences et améliorer son efficacité. 

Elle anime les formations : 

Ecrits professionnels : rédigez avec aisance et efficacité
Écrits Professionnels : rédiger des emails impactants
Gérer et organiser l'information
Profession Assistante

février 2016