L’entretien annuel d’évaluation est un moment clé de la relation entre manager et collaborateur. Il permet de dresser le bilan de l’année écoulée et d’identifier des axes de progrès pour la période à venir. Son organisation et sa réussite impliquent une bonne préparation ainsi que l’utilisation d’indicateurs objectifs de suivi. Voici quelques éléments pour faire de l’entretien d’évaluation un outil de performance et d’engagement professionnel.
Qu’est-ce qu’un entretien d’évaluation ?
L’entretien annuel ou entretien individuel d’évaluation consiste en un moment d’échange entre l’employeur et le salarié. De manière pratique, il se déroule entre chaque salarié et son responsable hiérarchique, son manager ou encore le responsable des ressources humaines. Cet échange sert à faire le point sur les compétences du salarié et à dresser le bilan du travail accompli durant l’année qui vient de s’écouler.
C’est le moment pour le salarié de valoriser ses réussites et de préciser les difficultés qu’il a pu rencontrer dans son travail, ses éventuels besoins en formation et ses souhaits d’évolution à son poste ou à un autre.
Pour l’employeur, c’est aussi l’occasion d’évaluer les performances et l’implication du salarié, de clarifier les résultats selon les objectifs fixés l’année précédente et de présenter les leviers sur lesquels il compte agir pour améliorer les conditions de travail.
L’entretien d’évaluation est-il obligatoire ?
Les entretiens d’évaluation ne sont pas obligatoires et relèvent ainsi du pouvoir de l’employeur. Toutefois, dans certains corps de métier, ce rendez-vous peut être rendu obligatoire par une convention ou un accord collectif. Si l’employeur décide d’organiser un entretien d’évaluation, il est alors tenu d’y convier chaque salarié, au risque de commettre un acte de discrimination à l’égard de ceux qui n’auraient pas été invités.
Il est à noter que l’entretien annuel d’évaluation se distingue de l’entretien professionnel, qui lui est obligatoire. En effet, un moment d’échange doit être organisé tous les deux ans entre le salarié et l’employeur. Cette démarche vise à accompagner le salarié dans son évolution professionnelle, notamment par rapport à la qualification et aux perspectives d’emploi.
Quels points aborder lors d’un entretien d’évaluation ?
En règle générale, l’employeur est libre de donner l’orientation qu’il souhaite à l’entretien annuel d’évaluation. Cependant, l’échange ne doit porter que sur les compétences professionnelles du salarié. L’employeur ne peut l’interroger sur sa vie privée, son état de santé ou ses opinions religieuses ou politiques. Les points suivants peuvent ainsi être abordés :
- l’analyse des résultats de l’année écoulée ;
- le bilan des compétences du salarié ;
- les points à améliorer dans l’organisation du travail ;
- les souhaits de formation et d’évolution du salarié ;
- les relations entre collaborateurs et avec le manager ;
- la définition des objectifs pour la période à venir.
Comment structurer un entretien annuel d’évaluation ?
Bien structuré, l’entretien d’évaluation devient un levier de management et de développement des compétences. Pour le réussir, il est important de prendre en compte les objectifs individuels et la stratégie de l’entreprise afin de les concilier efficacement.
Pensez aussi à soigner la préparation écrite, logistique et psychologique de chaque entretien. Votre moment d’échange pourra alors être structuré selon trois phases.
L’étape du bilan
Cette étape permet au collaborateur de présenter ses réussites et de faire le point sur son parcours au sein de l’entreprise. En tant que manager ou responsable RH, vous devez mobiliser ici toutes vos compétences d’écoute pour comprendre, relancer ou recadrer le collaborateur au besoin.
N’oubliez pas de présenter votre propre bilan en veillant à écarter tout jugement subjectif. Enfin, notez que la réussite du bilan implique de formuler un feed-back. Il peut s’agir de critiques ou de félicitations, du moment que ce retour se fonde sur des éléments objectifs.
La phase d’évaluation
La deuxième phase de l’entretien consiste à apprécier les résultats et les compétences du salarié sur la base d’indicateurs de performances. Cette démarche permet d’évaluer la maîtrise du poste et de prendre des décisions en conséquence. Pour réussir cette étape, pensez à écarter tout jugement fondé sur une première impression.
En effet, cela pourrait vous conduire à surestimer ou à minimiser les résultats du collaborateur. Par ailleurs, n’oubliez pas de justifier vos appréciations selon des fondements techniques, scientifiques ou objectifs.
L’étape de la négociation
Une fois l’évaluation terminée, vient le moment de présenter au salarié les moyens à mettre en œuvre pour l’accompagner dans ses projets ou pour améliorer ses conditions de travail. Selon le cas, il peut s’agir d’un accompagnement logistique, d’un programme de formation ou d’un changement dans l’organisation interne. C’est aussi le lieu d’évoquer ses perspectives d’évolution et de fixer ensemble de nouveaux objectifs pour l’année à venir.
Quelles questions poser à un salarié lors d’une rencontre d’évaluation ?
Dès le démarrage d’un entretien annuel, il est essentiel d’instaurer un climat de dialogue positif et de présenter clairement le cadre des échanges. Vous pouvez ensuite orienter le salarié en lui posant des questions ouvertes ou fermées. Proposez-lui, par exemple, de décrire les objectifs atteints, les principaux accomplissements et les projets qui l’ont stimulé au cours de l’année précédente. Invitez ensuite votre collaborateur à apprécier ses conditions de travail, son niveau actuel de motivation et ses perspectives d’évolution.
N’oubliez pas de lui demander ce qu’il pense du style de management et de la qualité de ses interactions avec la hiérarchie. Enfin, conviez-le à présenter ses nouveaux objectifs ainsi que les responsabilités qu’il aimerait assumer pendant l’année à venir.
L’entretien annuel d’évaluation permet au manager et au salarié d’échanger sur les réalisations de l’année précédente et de mieux se projeter pour la période à venir. Cet échange se termine généralement par un compte rendu dont un exemplaire peut être remis au salarié, mais qui doit rester confidentiel entre les deux parties. Enfin, il faut noter qu’une mauvaise évaluation annuelle ne saurait constituer un motif de licenciement ou de rétrogradation du collaborateur.
Pour vous aider à préparer votre entretien annuel d’évaluation, nous avons préparé une liste de 50 questions à poser que vous pouvez télécharger ci-dessous.
