Gérer l'information pour une meilleure efficacité
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Mieux gérer l’information : une des clés de l’efficacité

Gérer l'information pour une meilleure efficacité

Le rapport à l'information a beaucoup changé ces dernières années : l'efficacité revient à savoir trier, partager l'information et travailler avec les autres. Quels sont les outils, méthodes et stratégies pour mieux faire face aux flux croissants d'informations ?

Qu’est-ce que l’information dans une entreprise ? De quoi parle-t-on ? Quels sont les enjeux ?

Nous sommes tous, quel que soit aujourd’hui le contexte dans lequel nous travaillons, « bombardés » d’informations,  qu’elles nous arrivent sous la forme de mails,  de courriers, de documents papiers ou électroniques, de messages téléphoniques.

L’importance croissante du volume de ces échanges, la diversité des sources et des supports nous obligent, si nous ne voulons pas nous laisser submerger et si nous voulons rester efficaces, à nous adapter sans cesse, pour prioriser et sélectionner les informations.

Cela suppose de comprendre et d’analyser notre rapport à ces informations, de définir notre rôle et nos objectifs et enfin de réfléchir à notre organisation.

Notre rapport à l’information est-il en train de changer ?

Face à ces flux croissants de données à traiter, réflexion et recul sont absolument nécessaires.

Etre capable de repérer rapidement les informations importantes, de les synthétiser et leur donner du sens, d’enrichir sa connaissance des dossiers par une meilleure mémorisation et une meilleure vision d’ensemble ;  sont des compétences que nous devons développer dans ce contexte pour gagner en efficacité, évoluer dans nos pratiques et ne plus subir ce flux perpétuel.

 Si gérer l’information devient une compétence indispensable, comment la développer ?

En effet, gérer l’information est véritablement une compétence, elle est l’association de multiples savoir-faire que nous devons identifier, associer, transférer ou développer: analyse, méthodologie, gestion des priorités, organisation, communication, utilisation des outils informatiques, concentration, mémoire et lecture efficace.

Gérer l’information, c’est optimiser ces savoir-faire et les mettre en synergie en repérant ses points forts et ses points sensibles.

Comment aller vers plus d’efficacité ?

Cette notion d’efficacité est bien liée à la personne, à son poste, à son contexte, à ses objectifs et à ses compétences.

Il faut s’entraîner à analyser des informations, à les hiérarchiser, à bien comprendre la relation entre cette analyse et le sens donné à ces informations. Quoi transmettre ? A qui ? Comment ? Dans quel but ? Quelle est alors notre « valeur ajoutée » dans cette « dynamique » de l’information ?

L’efficacité dépend de 4 critères du traitement ou gestion de l’information : la sélection ou priorisation des informations,  le traitement de l’information selon les cibles et les enjeux,  la rapidité d’acheminement de l’information par choix des moyens de communication et l’actualisation ou évolutions de l’information.

Marie-Françoise Crouail,  formatrice en efficacité professionnelle pour Comundi. Elle anime la formation :  Gérer et organiser l’information

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