Efficacité au travail
Développement personnel

Comment gagner en efficacité au travail ?

Efficacité au travail

Les nouveaux enjeux des entreprises et le développement du travail en mode projet ont influencé notre rapport à l’efficacité et au temps. Les équipes et managers ont de plus en plus de missions et tâches à gérer dans des délais de plus en plus courts. Ainsi, savoir être efficace et gérer ses priorités est plus que nécessaire pour avancer sereinement ! Voici quelques conseils pour vous aider sur ce chemin.

Qu’est ce qu’être efficace en entreprise aujourd’hui ?

C’est la capacité à se centrer sur l’essentiel et à rester serein face aux urgences pour décider des vraies priorités sur lesquelles intervenir.

Il est impossible de prétendre tout vouloir faire, de répondre à toutes les sollicitations. L’efficacité réside dans la sélection des priorités en lien avec les enjeux de l’entreprise, les axes stratégiques et la délégation pertinente.

Aujourd’hui, l’efficacité est éminemment stratégique et politique et repose sur l’évaluation en amont du retour d’investissement ou du ratio temps/résultats. C’est le travail en mode projet et en transversalité qui gère notre temps et guide notre hiérarchisation des priorités. En effet, la culture du travail en mode projet a influencé et redéfini l’efficacité et le traitement des urgences.

Etre efficace, c’est se concentrer sur l’essentiel, savoir repousser les parasitages, et il convient de bien identifier ce qui est important pour l’entreprise, ses projets et sa stratégie de développement. Avant d’agir et de déléguer, l’analyse éclairée d’un dialogue permanent avec sa hiérarchie doit alimenter la réflexion et la prise de décision stratégique de tout manager.

Etre efficace, c’est aussi bien se connaître et connaître les autres. Chacun a sa forme d’efficacité ou du moins ses chemins pour y parvenir. La vraie efficacité est celle qui sera confortable pour nous sur le long cours et pour les autres. C’est rechercher notre valeur ajoutée dans chaque projet pour mieux agir, conseiller, déléguer et accompagner.

Le « Multi Tasking »

Travailler en polychronie, c’est-à-dire faire avancer plusieurs dossiers dans le même temps, est efficace si la programmation et l’alternance des activités sont respectées.

La pratique polychronique permet d’être transversal, d’apporter des réponses sur plusieurs points avec le même délai. Le bénéfice est celui de l’imprégnation : nous continuons subliminalement d’avancer sur le dossier précédent, alors que nous traitons le dossier suivant. C’est un gain de temps dans la réflexion et dans l’anticipation de l’action.

Cependant, le risque est celui d’avoir l’impression de papillonner, de se déconcentrer pour se reconcentrer sur un sujet différent et de ressentir une forme d’agitation et de stress. C’est un ressenti individuel selon notre profil initialement monochrone ou polychrone.

Le Multi Tasking réclame une certaine énergie et correspond à des leviers de motivation personnelle qui sont le renouvellement, la variété d’activités, le besoin de contact, de mobilité, de créativité, de jeu… Il engendre alors un stress qui nous booste et génère une puissance de travail. Attention à ne pas confondre quantité de travail et réelle efficacité !

Le Multi Tasking exige une discipline de sélection des activités prioritaires et d’écartement des activités dites secondaires, une auto-limitation du perfectionnisme pour investir et doser son énergie à bon escient.

Le Multi Tasking est efficace si toutes ces conditions sont réunies et dans la mesure où chacun est conscient de ses tendances et de ses ressources internes pour en tirer parti.

La « not to do list »

La « not to do list » contient  les choses à ne pas faire, pour lesquelles consacrer du temps et de l’énergie serait improductif ou ne correspondrait pas aux résultats attendus. Il est aussi important de sélectionner les priorités que d’identifier les fausses demandes ou fausses actions.

Les critères de référence ne sont pas toujours très évidents, mais doivent répondre à la même question centrale : ce qui relève des enjeux de l’entreprise vs ce qui est hors enjeux. Par exemple, quelque chose d’urgent en termes de délai n’est pas nécessairement important ou essentiel, alors qu’un dossier important deviendra urgent et restera incontournable ! Créer sa « not to do list » permet de résister aux sollicitations secondaires et de ne pas s’écarter de sa volonté d’« essentialité ».

Ainsi, focuser sur l’essentiel nous ôte un stress considérable, celui de la confusion, de la velléité de tout pouvoir faire et, par la même, de la procrastination.

Etre efficace, c’est plus que gérer son temps…

Gérer son temps, c’est organiser et programmer les activités sélectionnées dans le temps chronologique. Cela contribue à l’efficacité opérationnelle bien-sûr.
Etre efficace est une notion à double sens : être efficace stratégiquement, c’est-à-dire produire une réflexion stratégique en amont, conduit à être efficace opérationnellement ou à rendre efficace ses coéquipiers, et ainsi obtenir le résultat escompté.

L’efficacité globale d’un manager consiste à associer et à faire cohabiter stratégie, opérationnalité et résultat, tout en s’appuyant sur ses atouts personnels et ceux de ses coéquipiers qui sont de formidables leviers de motivation et d’influence. C’est la trilogie gagnante !

Anne Cherret, Consultante formatrice et Coach

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