Ressources humaines

Réussir la mise en place de la GEPP : conseils et outils

Mettre en place sa GEPP

Quelles sont les étapes d’une gestion des emplois et des parcours professionnels réussie ? Zoom sur les clés de succès et les outils de la GEPP.

Les clés et les outils pour réussir sa mise en place

La GEPP, ou Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels, remplace la GPEC (Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences) depuis septembre 2018, date mise en application de la loi « pour la liberté de choisir son avenir professionnel ».

Quels sont les objectifs d’une démarche GEPP ? Comment réussir la mise en place de la GEPP et sur quels outils s’appuyer ?

Qu’est-ce que la GEPP ?

La GEPP permet de se faire une idée précise des ressources humaines disponibles dans l’entreprise (emplois, qualifications et compétences clés, etc.. ) Elle est indispensable pour pouvoir déployer les actions nécessaires à l’anticipation des besoins de l’entreprise en matière de stratégie, mais aussi d’évolution de son environnement économique, social et juridique.

L’essence de la démarche est donc la proactivité : la gestion du capital humain de l’entreprise doit être faite de manière anticipative et préventive.

À noter : la GEPP est une obligation légale pour les entreprises et groupes de plus de 300 salariés, ainsi que pour les entreprises et groupes de dimension communautaire qui ont au moins un établissement de plus de 150 salariés sur le territoire français. Pour les entreprises concernées par l’obligation légale, la GEPP doit faire l’objet d’une négociation tous les 3 ans.

Démarche GEPP : quels sont ses objectifs ?

 Les objectifs de la GEPP sont multiples :

  • Anticiper l’évolution des métiers et des compétences : les transformations technologiques, sociales, juridiques et environnementales ont des impacts très concrets sur les métiers de l’entreprise, et sur les compétences clés dont elle a besoin. Pouvoir anticiper ces évolutions par la formation et le recrutement de profils ciblés fait partie des enjeux de la GEPP.
  • Optimiser la gestion des carrières des salariés : l’accompagnement des collaborateurs dans leur parcours professionnel tient compte de ceux de l’entreprise, via différents outils : plans de formation, abondement du CPF, encouragement à la mobilité professionnelle, etc.
  • Améliorer l’efficacité du recrutement : en s’appuyant sur des outils dédiés, le ciblage des profils et compétences à recruter est plus précis.

Les entreprises doivent donc s’appuyer sur la GEPP pour développer leur employabilité et leur compétitivité face à la concurrence.

Quelles sont les étapes d’une démarche GEPP ?

Pour réussir la mise en place de la GEPP, il est indispensable de commencer par une analyse poussée des activités et de l’environnement de l’entreprise. Cette étape permet de dresser un état des lieux des emplois et des qualifications ainsi qu’une analyse des écarts entre les compétences actuelles et les besoins futurs de l’entreprise. Cette base est un prérequis pour établir un plan d’action efficace et pertinent.

Identifier les besoins de l’entreprise et analyser les écarts

En premier lieu, il s’agit de dresser l’inventaire des ressources disponibles. C’est-à-dire : recenser les métiers, les compétences et les technologies déjà présentes et prendre en compte les recrutements, les souhaits de  mobilités ainsi que les départs déjà planifiés.

Puis, dans un second temps, il s’agit d’identifier les besoins futurs de l’entreprise : que disent les grandes tendances du marché ? Dans quel contexte économique, social, technologique et réglementaire l’entreprise évoluera-t-elle à court, moyen, et long terme ? Quelles seront les compétences nécessaires à l’entreprise pour remplir ses objectifs stratégiques et faire face à ses éventuelles menaces identifiées ?

Une fois les ressources existantes et les besoins de l’entreprise répertoriés, l’étape suivante est de comparer les écarts entre les deux. C’est sur la base de cet écart que se construit le plan d’action de la GEPP.

Pour établir ces bilans et cette analyse des écarts, plusieurs outils seront utiles. On peut notamment citer :

  • L’organigramme, pour comprendre l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise en fonction de ses services.
  • Les fiches de poste, pour clarifier les rôles et les responsabilités des salariés.
  • Le référentiel métiers et compétences, pour obtenir une vue d’ensemble des ressources disponibles et des compétences associées à chaque métier. Pour que cet outil soit pertinent, il doit être le plus exhaustif possible : compétences techniques ciblées, mais aussi comportementales, niveau d’expertise requis, identification claire des compétences rares et stratégiques. Toutefois, élaborer un référentiel métier est un chantier extrêmement long et complexe qui se transforme souvent en “usine à gaz”. D’autant qu’une fois terminé, il faut le maintenir à jour. Un point d’attention à prendre en compte avant de se lancer dans ce type de projet.
  • La pyramide des âges, indispensable pour anticiper le besoin d’évolutions et de transferts de compétences, notamment dans le cas des départs à la retraite.

Définir et mettre en œuvre un plan d’action

Suite logique de la démarche GEPP, la mise en place d’un plan d’action. Son objectif : combler l’écart identifié entre les ressources de l’entreprise et les nouveaux besoins.

La nature du plan d’action peut prendre diverses formes : construction d’un plan de développement des compétences, mobilités internes, renforcement de l’accès aux formations, campagne de recrutement, favorisation de la VAE, instauration de système de mentorat et de mécénat de compétences, etc.

La conduite des entretiens annuels et professionnels est également déterminante dans l’application du plan d’action de GEPP. Ces entretiens servent en effet à évaluer les besoins futurs, à faire face aux évolutions du contexte économique, mais aussi à faire une cartographie des potentiels, des compétences existantes et manquantes. L’entretien professionnel est donc un outil stratégique de la GEPP.

À noter : le déploiement du plan d’action ne signe pas le terme de la GEPP. Il est important de suivre et d’évaluer les actions mises en place pour s’assurer de leur efficacité, et pouvoir réagir suffisamment vite en cas de dysfonctionnement. Par ailleurs, la GEPP est une démarche long terme. Elle n’est pas gravée dans le marbre et doit donc pouvoir évoluer en fonction de la stratégie de l’entreprise.

Quels sont les autres outils de la GEPP à disposition des RH ?

La formation pour maintenir l’expertise des collaborateurs

La formation fait partie des éléments clés permettant de servir les ambitions d’un plan de GEPP. Elle comporte de nombreux avantages servant  à la fois les intérêts de l’entreprise et ceux des collaborateurs, puisqu’elle permet de :

  • planifier la montée en compétences des ressources de l’entreprise, pour répondre à ses besoins futurs ;
  • développer la compétitivité de l’entreprise ;
  • optimiser les besoins en recrutement de l’entreprise ;
  • valoriser les talents déjà présents au sein de l’entreprise ;
  • favoriser la mobilité interne.

Pour approfondir le lien entre performances de l’entreprise et formation, rendez-vous sur l’article dédié.

Le bilan de carrière pour réfléchir à une évolution professionnelle commune

Le bilan de carrière est lui aussi un outil précieux de la démarche GEPP, surtout dans le cadre du développement de la mobilité interne.

Il permet :

  • de mieux cerner les points forts et les points faibles des collaborateurs ;
  • d’anticiper au maximum les parcours de mobilité et de réorientation professionnelle ;
  • d’augmenter l’engagement des collaborateurs motivés pour s’investir dans l’entreprise.

Le bilan de carrière peut être utilisé à tout moment de la vie professionnelle : il n’est pas nécessaire d’attendre l’approche de la retraite du collaborateur. En revanche, il sera naturellement plus pertinent de l’employer avec des salariés qui ont déjà une certaine expérience.

La gestion des emplois et des parcours professionnels est une démarche stratégique cruciale pour les entreprises, quelle que soit leur taille. La réussite d’une démarche GEPP va essentiellement se jouer sur la capacité à maintenir l’équilibre entre l’épanouissement professionnel des collaborateurs et l’atteinte des ambitions stratégiques de l’entreprise.

Lucca

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