Accueillir une nouvelle recrue ne s’improvise pas. Les entreprises ont tout à gagner à investir dans un « onboarding » de qualité pour fidéliser leurs talents et éviter les départs précipités.
Un sentiment de rentrée des classes, avec l’appréhension de découvrir un nouvel environnement. C’est ce que peuvent ressentir les salariés lors de leur premier jour en entreprise. A leur arrivée comme durant les mois qui suivent, les entreprises ont tout intérêt à les choyer, souligne Albane Armand, directrice des opérations au sein du cabinet de recrutement Robert Half. « S’ils ne se sentent pas à leur place et valorisés, ils préféreront peut-être ne pas aller au-delà de la période d’essai. »
Mais quelle est la recette d’un « onboarding » réussi ? Il y a le b.a.-ba : un badge et du matériel informatique prêts à être utilisés le jour J, une visite des locaux, un manager présent plutôt qu’en télétravail, un déjeuner d’équipe… « Beaucoup de nouveaux arrivants se retrouvent le premier jour à manger tout seuls », déplore Albane Armand.
Faire passer le mot
Autre indispensable : prévenir toutes les équipes de l’arrivée d’une nouvelle recrue, pour qu’elle soit bien accueillie. « C’est quand même plus sympa de rencontrer des gens qui ont quelques infos sur vous plutôt que de devoir vous présenter à des collaborateurs qui n’ont jamais entendu parler de vous », pointe Albane Armand.
Dans certaines entreprises, un petit portrait des nouveaux est communiqué en interne. Cela peut prendre la forme d’une interview écrite, avec des questions du type : quel est ton parcours ? Quelle est ta passion ? « Et pourquoi pas ajouter une question un peu décalée comme ‘Quel est l’aliment que tu détestes le plus ?’ Ça peut sembler futile, mais ça peut faire office d »ice breaker’ pour lancer une conversation », suggère Léo Bernard, cofondateur de Blendy, une entreprise qui forme les recruteurs et managers.
Faciliter les rencontres
Une fois en poste, mieux vaut ne pas attendre du nouveau venu qu’il soit opérationnel à 100 % dans l’immédiat. « On part souvent du principe que quelqu’un qui a de l’expérience maîtrise tout, regrette Léo Bernard. Mais il arrive dans un nouvel environnement où il y a peut-être d’autres process, d’autres logiciels, d’autres façons d’interagir… Donnez-lui le temps de se mettre à côté de ses collègues, pour voir comment ils travaillent. »
A cela peuvent s’ajouter des immersions ponctuelles dans d’autres services. « Une demi-journée ou une journée par mois durant six mois par exemple », indique-t-il.
L’expérience en entreprise varie aussi beaucoup selon l’ambiance et les relations entre collègues. Or, faire ses premiers pas en entreprise n’est pas forcément aisé, qui plus est quand on est réservé et introverti. D’où l’importance de faciliter les interactions.
« L’entreprise peut prendre l’initiative d’organiser des rencontres régulières entre les nouveaux venus, qui pourront échanger sans filtre, indique Paul-Marc Santelli, directeur des opérations chez Random Coffee, une start-up qui facilite les rencontres entre salariés. Elle peut aussi leur faire rencontrer des salariés plus seniors, de différents services. »
Une charge de travail adaptée
Attribuer un « buddy » au salarié, un collègue volontaire et disponible qui pourra répondre à ses questions et l’aiguiller dans la durée, est aussi pertinent d’après Paul-Marc Santelli. C’est ce qui est arrivé à Maxime, récemment recruté dans une grande entreprise de l’aviation. Lors de son premier jour, on lui a présenté celle qui serait sa marraine.
Il a ensuite eu droit à un process d’intégration complet, dont il est ravi. « Les trois premières semaines étaient consacrées à mon acclimatation. J’avais un emploi du temps très cadré, avec des formations, des temps réservés à observer comment les gens de mon équipe travaillaient, et des immersions dans les services avec lesquels j’allais interagir à mon poste. »
A l’issue de ces trois semaines, Maxime a progressivement pris en main son poste, jusqu’à avoir sa charge de travail complète au bout de deux mois et demi. Une expérience qui tranche avec ce qu’il a connu par le passé, chez des entreprises où les jeunes recrues devaient plutôt se débrouiller par elles-mêmes.
Demander un retour honnête au salarié
Côté entreprise, managers, salariés, un « onboarding » de qualité demande des efforts, du temps, de l’investissement. « Mais c’est primordial si on veut que la personne se sente à l’aise, intégrée, et qu’elle se projette dans l’entreprise, rappelle Léo Bernard. C’est d’autant plus stratégique que recruter quelqu’un coûte de l’argent (il faut analyser les candidatures, faire passer des entretiens…). Autant faire les choses bien jusqu’au bout, au risque de voir la personne partir rapidement et devoir repartir de zéro. »
Dans l’entreprise de Maxime, on a trouvé la parade pour que tout le monde joue le jeu : « L’accueil et la l’intégration des nouveaux font partie des objectifs des salariés, sur lesquels ils sont évalués chaque année. »
Pour parfaire un processus d’intégration, Albane Armand a un conseil : demander régulièrement aux nouveaux comment ils se sentent. De quoi corriger le tir rapidement en cas de malaise ou d’incompréhension. « Au bout d’un ou deux mois, les RH peuvent organiser un entretien informel pour savoir ce qui a surpris la nouvelle recrue depuis son arrivée, aussi bien positivement que négativement, en suggérant des pistes d’amélioration. » Mais pour que cela fonctionne, encore faut-il rassurer le salarié sur le fait que tous ses commentaires sont les bienvenus et qu’ils ne lui porteront en aucun cas préjudice.
Chloé Marriault