Comment gérer les absences de ses collègues ?

D’après le baromètre de l’absentéisme 2025, publié par le courtier en assurances Verlingue, le taux d’absentéisme chez les salariés a progressé de 7 % sur le seul premier trimestre. Sur la même période, il a atteint 5,9 % contre 5,5 % en 2024 et 5,3 % en 2023. Cette étude démontre la dynamique de l’absentéisme : en augmentation continue et durable sur les dernières années. En tant que dirigeant ou manager, il est important d’anticiper afin de bien gérer les absences et de préserver la performance de l’entreprise.

L’absentéisme, une réalité préoccupante dans le monde du travail

Différent des congés prévus, l’absentéisme fait référence à une absence imprévue, prolongée ou répétée sur le lieu travail. Qu’il soit motivé ou non, ce phénomène entraîne une désorganisation des équipes et du fonctionnement de l’entreprise. Non seulement il influe sur la productivité, mais il peut également impacter le moral des autres collaborateurs. Certains secteurs d’activité sont beaucoup plus touchés que d’autres comme la santé, le commerce et la logistique.

Pour mieux gérer les absences au travail, il convient d’en connaître les différents types. Les arrêts de plus de 15 jours représentent près de 90 % du nombre total des jours d’arrêt. En revanche, ceux de moins de 15 jours constituent plus de 65 % des absences. Une étude réalisée par Ayming en 2025 met aussi en évidence une réalité inquiétante. Les absences de plus de deux mois, dites de longue durée, ont augmenté de 58 % en cinq ans.

Les principales causes de l’absentéisme dans le milieu professionnel

L’absentéisme au travail découle de diverses raisons. Il résulte en premier lieu d’un problème de santé. Le baromètre annuel du Cabinet de conseil Mercer révèle que 73 % des absences sont motivées par des arrêts maladie. Les congés de maternité et de paternité viennent en seconde position avec 14 %, suivis des maladies professionnelles et des accidents de travail avec 13 %. Dans la majorité des cas, les arrêts durent moins de six jours.

L’environnement de travail constitue un autre motif d’absentéisme. Par exemple, la surcharge de travail constante engendre du stress et de la fatigue à moyen terme. Un style de management oppressant nuit aussi au climat de travail en créant de la peur chez les collaborateurs. Ces facteurs peuvent notamment être la source de troubles psychosociaux qui nécessiteront des arrêts de travail.

Par ailleurs, les raisons personnelles comme la perte de sens au travail et les difficultés familiales peuvent aussi générer des absences et une baisse de motivation.

Des conséquences organisationnelles et financières sur l’entreprise

À chaque absence d’un collaborateur, l’entreprise fait face à une désorganisation et une perte de productivité. Un absentéisme prolongé peut aussi entraîner une perte de savoir-faire. Tout cela combiné altère la performance des équipes et, à terme, les résultats de l’entreprise. Les absences fréquentes finissent aussi par détériorer le climat social. Elles accroissent la charge de travail des employés présents et les risques d’erreurs, ce qui entraîne des tensions en interne.

Par ailleurs, l’absentéisme a un coût invisible, mais lourd pour l’entreprise. Toujours selon l’étude Ayming, il s’élève en moyenne à 4 000 € par an et par employé. Pour une entreprise qui compte par exemple 100 salariés, les pertes annuelles se chiffrent ainsi à 400 000 €. Pourtant, un jour d’absence sur quatre s’avère évitable avec une politique de prévention. Rester dans la logique réactive ou ne pas mettre une vraie stratégie pour gérer les absences de manière efficace ne fait qu’alourdir les conséquences de cette situation.

Une politique de gestion claire avec un processus de suivi interne efficace

Il est essentiel d’élaborer une politique de gestion qui définit clairement une absence : congé, repos médical, absence justifiée ou injustifiée, etc. Celle-ci doit indiquer les procédures à suivre et les moyens de signalement à utiliser. En d’autres termes, quelle est la personne à prévenir, quand et comment le faire. Lors du retour du salarié, vous pouvez organiser un entretien pour vous enquérir de la situation. Cela est d’autant plus utile après une longue absence pour le comprendre et le soutenir. Certaines étapes sont définies par la loi, ce qui n’empêche pas l’entreprise d’apporter des précisions à ses salariés sur les procédures.

Afin de bien gérer les absences, l’adoption d’outils de suivi adaptés devient également indispensable. Vous avez le choix entre un logiciel de gestion des absences des collaborateurs et un tableau de bord automatisé. D’une part, vous bénéficiez d’une visibilité en temps réel des collègues absents. D’autre part, vous évitez les erreurs de gestion. Puis, cela facilite l’analyse les absences à l’aide d’indicateurs clés pour dégager les tendances et traiter les causes.

Une communication régulière et explicite avec l’ensemble des équipes

Une politique de gestion des absences réussie repose sur une bonne communication avec l’ensemble de vos équipes. Elle doit être claire et facilement accessible à tous les collaborateurs dès leur arrivée au sein de l’entreprise. En complément, il peut être pertinent d’organiser régulièrement des réunions de sensibilisation. En plus de répondre aux questions, vous apportez des éclaircissements sur des points comme les justificatifs et les canaux de communication acceptés.

Outre la clarté de la communication, il convient de mettre en place des procédures simples et équitables pour les absences. Par exemple, vous fixez un délai de préavis pour anticiper les absences et assurer la passation des dossiers. De même, vous rendez transparent le système de validation. Vous avez ainsi la possibilité de répondre rapidement à chaque demande. Enfin, la flexibilité reste de mise en favorisant une culture d’écoute bienveillante.

Une bonne gestion des absences est primordiale pour le bon fonctionnement de l’équipe et la performance de l’entreprise. En mettant en place des procédures claires, vous préservez la productivité des services. Par ailleurs, en veillant au bien-être des salariés, vous protégez leur santé et éviter des absences supplémentaires. Enfin, adopter les bons outils vous permet d’anticiper les potentielles absences et de faciliter l’organisation interne.