Interview sur le pilotage des déménagements d'entreprise

3 questions à Francis Goarzin qui anime la formation Réussir le pilotage des déménagements de votre entreprise :

1/ Comment maîtriser les coûts d'un déménagement ?

La maîtrise des coûts passe par une étude approfondie du projet.

Cette étude doit prendre en compte des éléments quantitatifs :

• Le nombre de personnes à déménager
• Les dossiers à transférer quantifiés en mètres linéaires
• L'informatique qui accompagne les personnes : nombre de PC fixes, de stations d'accueil, d'imprimantes, de serveurs...
• Les mobiliers à transférer
• Les objets divers : coffres,...

Une fois identifiés les éléments à transférer, il faut décider quelles prestations seront assurées par le personnel ou par les prestataires. Exemple : mise en armoires roulantes par le personnel ou par le prestataire...

Enfin, la planification du déménagement doit :

• Minimiser les pertes d'exploitation de l'entreprise. Exemple : planifier le transfert le Week-end.
• Prendre en compte les spécificités de l'entreprise. Exemple : projet en cours conditionnant la date de transfert.
• Identifier les points critiques. Exemple : transfert de serveur informatique.

Pour l'aider dans cette étude, l'entreprise peut s'appuyer sur l'expertise de consultants spécialisés dans ce domaine.

Entre autres tâches, ces consultants auront en charge la rédaction d'un cahier des charges prenant en compte les éléments évoqués ci-dessus. Ce cahier des charges servira à la consultation d'entreprises spécialisées.   

2/ Comment accompagner le changement auprès des salariés ?

Le déménagement est la troisième source de stress après le deuil et la perte d'emploi (cf. : http://sante.lefigaro.fr/actualite/2011/05/01/10847-stress-demenagement).

Associer le personnel au projet de déménagement est primordial.

Pour ce faire, il est indispensable de mettre en place un comité projet dans lequel seront présents :

• Le responsable du projet transfert désigné par l'entreprise.
• Un représentant du service communication qui sera en charge de diffuser toutes les informations inhérentes au projet.
• Un représentant de chaque service concerné par le transfert. Ce correspondant aura en charge de communiquer auprès des salariés des modalités du déménagement.

Vous l'aurez compris, la meilleure méthode pour réduire le stress est de communiquer  sur le projet. A cet effet, différents supports ou méthodes existent : site intranet, réunions des personnels, show room dédié au projet, mails d'informations, questions-réponses, visite du nouveau site...

Cette communication devra respecter le calendrier social de l'entreprise en consultant les partenaires sociaux concernés.

3/ Sur quels critères sélectionner les prestataires ?

Comme évoqué, l'important est de bien rédiger un ou plusieurs cahiers des charges précis sur les prestations à réaliser.

Les offres des prestataires devront prendre en compte tous les items des cahiers des charges. Un mémoire technique de réalisation des prestations sera joint aux offres. Le prix des prestataires aura aussi, bien sûr, son importance.

Les critères d'analyse des offres prendront en compte la politique de développement durable menée dans l'entreprise.

Enfin, de plus en plus, se pose la problématique du traitement des éléments qui ne sont pas transférés. Les coûts engendrés par cette prestation est loin d'être négligeable. Ils sont souvent bien supérieurs au coût du transfert lui-même.

A titre d'exemple, on peut noter la prestation assurée par la société Valdélia :   http://www.valdelia.org/