Interview de Bertrand Gontier su rle budget des services généraux

3 questions à Bertrand Gontier qui anime la formation Le budget de l'environnement de travail.

Comment prévoir les dépenses à venir de façon réaliste ?

Une prévision de dépense, dans le cadre d'un budget de frais généraux, passe par quelques étapes fondamentales : obtenir les informations, bâtir les hypothèses, se comparer.

Recueillir les informations

Dans le cas d'un budget antérieur existant, c'est facile. Dans le cas d'un budget à créer (ex : déménagement vers un futur site), il faut trouver des valeurs. Une estimation des charges peut être fournie par le bailleur si le bâtiment est existant. Dans le cas d'une nouvelle construction ou rénovation, le promoteur a dû faire un calcul estimatif dans la plaquette de commercialisation (très souvent sous- évalué par rapport à la réalité pour des raisons commerciales).

Il est impératif de faire un inventaire complet en se basant sur le budget type de la profession pour être sûr de ne rien oublier.

Bâtir les hypothèses

Une fois les valeurs obtenues, il faut estimer leur évolution pour l'année à venir. Lorsqu'il s'agit de contrats, les formules de révision, si elles n'ont pas été oubliées lors de la rédaction, répondent à la question. Pour les autres dépenses, il faut se baser sur leur évolution dans le temps. D'où la nécessité de tableaux de bord et d'une veille constante de l'évolution des coûts du marché. Certaines revues de notre profession donnent mensuellement des tableaux de bord à ce sujet. Il faut également prendre en compte les projets à venir de la société qui peuvent également impacter votre budget.

Comparer son budget

Lorsqu'il subsiste un doute sur une ligne budgétaire, il faut se comparer. Soit en questionnant nos homologues du même secteur, soit en se « benchmarkant » avec les ratios de la profession.

Il ne faut pas oublier de réaliser des tableaux de suivi de l'évolution de son budget qui seront la base du budget de l'année suivante.

Pourquoi se benchmarker ?

Dans le contexte de crise actuelle, les recherches d'économies sont générales et le budget des frais généraux est, une fois de plus, sur la sellette.

Depuis des années, nous œuvrons déjà à traquer les dépenses inutiles, mettre en concurrence les prestataires, gagner en productivité. Il n'est parfois plus possible de baisser les coûts sans altérer la qualité du service rendu...encore faut-il le prouver ! Mais comment ? Il faut se comparer aux autres.

Avant de pouvoir se comparer, il faut avoir un budget bien structuré et « comparable ». Lors d'une conférence sur le sujet, il a été constaté auprès de 215 responsables des Services Généraux, que seul 30% disposaient de tableaux de bord et que moins de 20% se « benchmarkaient ».

Par « structuré » j'entends « bâti sur une trame exploitation environnement de travail » où les dépenses sont regroupées par type d'activité et non par code comptable différent entre sociétés.

La comparaison se trouve ainsi aisée car il est possible d'utiliser des ratios de référence (tel que les Buzzy Ratio © de l'ARSEG, standard de la profession) par poste budgétaire comme le « coût des prestations de services» ou plus pointu comme le « coût de la maintenance ascenseurs ».

L'utilisation de ces ratios appliqués à la surface et/ou à l'effectif de la société permet de donner deux valeurs et  ainsi de vérifier si on est dans la fourchette.

Le benchmark sert également à montrer nos points forts et les évolutions résultantes de nos actions d'économie.

Quelles sont les clés pour obtenir l'adhésion de la direction ?

1) Ne « surgonflez » pas les estimations. Soyez au plus juste avec la réalité et faites éventuellement bien apparaître pour chaque grande ligne budgétaire, une réserve pour aléas.

2) Si vous n'avez pas reçu de lettre de cadrage budgétaire, demandez les hypothèses à prendre pour l'année à venir ou estimez les et, impérativement, faites les valider.

3) Soyez « transparent » lors de la présentation mais ne rentrez dans les détails que si cela vous est demandé. Avoir sur vous tous les éléments de votre construction budgétaire pour pourvoir répondre de façon détaillée sur un point si cela vous est demandé.

4) Si c'est votre première présentation budgétaire, ne cherchez pas à surprendre : allez voir votre DG et exposez-lui, sur deux ou trois points, comment vous pensez lui présenter l'ensemble et il vous donnera son avis sur ce qu'il attend comme présentation...