Passeport Efficacité : du temps pour l'important

Interview de Anne Cherret de la Boissière, consultante-formatrice et executive coach, spécialiste du développement personnel et de l'efficacité professionnelle.

Elle anime les formations :

• Passeport efficacité professionnelle
• Leadership au féminin
• Rester maître de ses émotions
• Managers de proximité, renforcez votre leadership
• Le temps, mode d'emploi
• Femmes, pouvoir et management
• Positiver ses émotions au travail
• Small Talk : l'art d'engager la conversation !

Qu'est ce qu'être efficace en entreprise aujourd'hui ?

Si l'on cherche à donner une définition, c'est la capacité du manager à se centrer sur l'essentiel et à rester serein face aux urgences pour décider des vraies priorités sur lesquelles il doit intervenir, lui-même ou par délégation auprès de ses coéquipiers.

Etre efficace, c'est se concentrer sur l'essentiel, savoir repousser les parasitages, et il convient de bien identifier ce qui est important dans le sens prioritaire pour l'entreprise, ses projets, sa stratégie de développement.

Il est impossible de prétendre tout vouloir faire, de répondre à toutes les sollicitations : la réalité et l'efficacité résident dans la sélection des priorités en lien avec les enjeux de l'entreprise, les axes stratégiques et la délégation pertinente.

Avant d'agir et de déléguer, l'analyse éclairée d'un dialogue permanent avec sa hiérarchie doit alimenter la réflexion et la prise de décision stratégique de tout manager.

En quoi est-ce une problématique actuelle ?

L'efficacité aujourd'hui est éminemment stratégique et politique et repose sur l'évaluation en amont du retour d'investissement ou du ratio temps/résultats : c'est le travail en mode projet et en transversalité qui gère notre temps et guide notre hiérarchisation des priorités.

En effet, la culture du travail en mode projet a influencé et redéfini l'efficacité, la gestion du temps et  le traitement des urgences.

La vraie efficacité est celle qui sera confortable pour nous sur le long cours et pour les autres, c'est rechercher notre valeur ajoutée dans chaque projet pour mieux agir, conseiller, déléguer et accompagner. 

La notion d'efficacité n'est donc plus uniquement personnelle ?

Etre efficace, c'est aussi bien se connaître et connaître les autres, chacun a sa forme d'efficacité ou du moins ses chemins pour y parvenir.

Notre profil de personnalité recèle nos valeurs, nos atouts, nos besoins psychologiques et nos centres d'intérêt et détermine ainsi notre forme d'énergie, notre perception du monde, des enjeux et des objectifs, des autres. Chacun a sa porte d'entrée au monde qui génère son comportement, son efficacité globale et lui donne son écologie personnelle et professionnelle : votre porte d'entrée est- elle celle de l'action, de l'émotion, de la réaction, de la pensée logique, de la conviction, de l'imagination ?

Notre nouvelle formation « Passeport Efficacité Professionnelle » vous fera découvrir vos propres ressources liées à votre personnalité pour être plus efficace et plus serein dans la durée : chacun pourra identifier sa stratégie de réussite et construire un plan d'efficacité professionnelle (le PEP) adapté à ses ressorts internes.

On parle beaucoup de «Multi Tasking», est- ce aussi un gage d'efficacité et une façon de gagner du temps ?

Travailler en polychronie, c'est-à-dire faire avancer plusieurs dossiers dans le même temps, est efficace si le découpage de l'action se fait par objectif, si la durée et le délai des actions sont précis, si la programmation et l'alternance des activités sont respectées, et si nous savons réduire les croque-temps en situation.

La pratique polychronique permet d'être transversal, d'apporter des réponses sur plusieurs points différents pour le même délai : d'ailleurs, c'est l'efficacité qui est attendue en entreprise, liée au travail en mode projet.

Le bénéfice est celui de l'imprégnation, nous continuons subliminalement d'avancer sur le dossier précédent alors que nous traitons le dossier suivant : c'est un gain de temps dans la réflexion et dans l'anticipation de l'action.

Cependant, le risque est celui d'avoir l'impression de papillonner, de se déconcentrer pour se reconcentrer sur un sujet différent et de ressentir une forme d'agitation et de stress : c'est un ressenti individuel selon notre profil initialement monochrone ou polychrone.

Le Multi Tasking réclame une certaine énergie et correspond à des leviers de motivation personnelle qui sont le renouvellement, la variété d'activités, le besoin de contact, de mobilité, de créativité, de jeu aussi. Il engendre alors un stress positif qui nous booste et génère une puissance de travail. Attention à ne pas confondre quantité de travail et réelle efficacité !

Cependant, il exige une discipline de sélection des activités prioritaires au même titre et d'écartement des activités  dites secondaires, une pratique du non constructif, et une auto-limitation du perfectionnisme pour investir et doser son énergie à bon escient.

Le Multi Tasking est efficace si toutes ces conditions sont réunies et dans la mesure où chacun est conscient de ses tendances et ses ressources internes pour en tirer parti.

Vous parlez de « not to do list », qu'entendez-vous par là ?

Précisément, il s'agit de choses à ne pas faire pour lesquelles consacrer  du temps et de l'énergie serait « improductif » ou ne correspondrait pas aux résultats attendus.

Il est aussi important de sélectionner les priorités que d'identifier les fausses demandes ou actions.

Les critères de référence ne sont pas toujours très évidents mais doivent en fait répondre à la même question centrale : ce qui relève des enjeux de l'entreprise de ce qui est hors enjeux.

Par exemple, quelque chose d'urgent en termes de délai n'est pas nécessairement important ou essentiel alors qu'un dossier important deviendra urgent et restera incontournable !

Créer sa «  not to do list » permet de résister aux sollicitations secondaires et de ne pas s'écarter de sa volonté d'« essentialité »... Ainsi, focuser sur l'essentiel nous ôte un stress considérable : celui de la confusion, de la velléité de tout pouvoir faire et par la même de la procrastination.

Etre efficace, c'est donc plus que gérer son temps... ?

Absolument ! Gérer son temps, c'est organiser et programmer les activités sélectionnées dans le temps chronologique. Bien sûr, cela contribue à l'efficacité opérationnelle.

Etre efficace est une notion à double sens : être efficace stratégiquement, c'est-à-dire produire une réflexion stratégique en amont, conduit à être efficace opérationnellement ou à rendre efficace ses coéquipiers, autrement dit à réussir à obtenir le résultat escompté.

L'efficacité globale d'un manager consiste à associer et à faire cohabiter stratégie, opérationnalité et résultat tout en s'appuyant sur ses atouts personnels et ceux de ses coéquipiers qui sont de formidables leviers de motivation et d'influence. C'est la trilogie gagnante !

05/04/2012