Faire des réunion un lieu de création et de production

3 questions à Valérie Chassagnite, Consultante formatrice, spécialiste du management public

 1) En quoi la préparation d'une réunion peut-elle déterminer son efficacité ?

 La préparation des réunions constitue l'un des facteurs majeurs de son efficacité. Faute d'accorder du temps à cette phase, la réunion risque fort de s'avérer improductive et de s'éterniser inutilement.
Prévoir, anticiper en amont, autant que faire se peut, favorisera toujours la réussite d'une réunion.

L'efficacité d'une réunion repose sur :
- la présence des participants concernés, intéressés et directement impliqués dans les thèmes abordés
- un ordre du jour (ODJ) précis et détaillé
- une salle et des matériels appropriés
- une documentation complète

Ainsi, conviendra-t-il, en amont de la réunion de s'assurer de l'ensemble de ces éléments d'organisation.
Afin de garantir la participation des toutes les personnes, il est recommandé d'en dresser la liste assortie des  fonctions qu'elles occupent, de leur structure d'origine et de leur coordonnées.
La convocation à la réunion, devra leur parvenir suffisamment tôt pour qu'elles se rendent disponibles. Cette convocation  indiquera clairement : la date, le lieu ( adresse, bâtiment, étage, N° de salle...)
Compte tenu du nombre de participants, il faudra réserver une salle et les matériels nécessaires au bon déroulement de la réunion.

L'établissement minutieux d'un ordre du jour - thèmes et sous-thèmes traités -  contribue pour une large part à l'efficacité d'une réunion. Cet ODJ peut également signifier le temps imparti à chaque thème ; et devra être transmis à l'ensemble des participants avec leur convocation.

Enfin, s'il y a lieu, il faudra veiller à réunir la documentation pour constituer les dossiers regroupant les informations indispensables pour la réunion ; et les reprographier en nombre d'exemplaires suffisant.

Nota bene : Lorsque les participants ne se connaissent pas, il est recommandé de préparer des chevalets indiquant : leur identité, fonction et structure pour faciliter les échanges.

2) Comment devient-on un bon animateur de réunion ?

Comme son nom l'indique, un bon animateur de réunion doit ANIMER. C'est-à-dire qu'il ne doit pas être à la fois participant, secrétaire ET animateur. Or, trop souvent, l'animateur combine ces trois rôles.
Sans prendre part au débat, l'animateur doit réguler les échanges avec un souci d'objectivité et d'empathie. Pour cela, il doit faire preuve d'une certaine autorité et d'affirmation de soi.

Lorsqu'il ouvre la réunion l'animateur expose :
- "les règles du jeu ",
- les modalités relatives aux prises de parole et définit le cadre  de communication,
- l'ordre du jour et le temps imparti aux thèmes

Il peut également faire apparaître ces éléments sur un écran ou un paper-board afin que les participants ne les perdent pas de vue.
L'animateur veillera avec attention à commencer la réunion à l'heure prévue et respectera l'ordre du jour établi.

Un bon animateur maîtrise les techniques d'écoute active, de reformulation et les fondamentaux du langage non verbal. Il doit pouvoir traduire les attitudes et comportements des participants afin de déceler l'ennui, l'irritation, le désintérêt...
Dans un souci d'équité, d'équilibre et de productivité des échanges, le bon animateur sait canaliser les bavards, prises de parole intempestives ou digressives ; il facilite la prise de parole des participants réservés ou timides.

En outre, le bon animateur garantit la courtoisie des échanges, et s'applique à les modérer et les tempérer si les discussions deviennent provocantes et/ou agressives.

 L'animateur pourrait être défini par 4 qualités
- la distanciation ( il intervient plus sur les procédures et affects que sur les contenus énoncés, il désamorce les conflits destructifs)
- l'adaptation (l'animateur est prêt à modifier ses stratégies en fonction des attentes des participants)
- l'activation (il active la discussion, favorise les conflits productifs...)
- l'organisation (il est le garant du cadre contractuel du groupe qu'il anime).

Pour résumer  l'animateur doit :

1) Commencer sans tarder
2) Respecter l'ordre du jour
3) Maîtriser le temps
4) Limiter/Contrôler la discussion
5) Susciter la participation
6) Aider à la résolution des conflits
7) Clarifier les actions à mener
8) Résumer les résultats / Faire des points de synthèse de chaque thème abordé
9) Reformuler les propos trop techniques ou peu clairs
10) Etre à l'écoute sans intervenir directement dans le débat.

3) Quels sont les secrets d'une réunion productive ?

Hormis les qualités et la maîtrise de l'animateur, les conditions requises d'une réunion productive sont les suivantes :

 1- Différencier les différents types de production,
Spécifier l'ordre du jour: recherche d'idées, négociation, décision, information,  mobilisation

 2- Ne se réunir que pour un objectif clair et précis :
Quel que soit le type de réunion, il convient de définir des objectifs. C'est-à-dire ce que visent les participants à la réunion, ce à quoi ils veulent aboutir.
Il peut s'agir de recueillir des informations, de réfléchir à la résolution d'un problème, de prendre des décisions, d'engager une négociation sur une question clairement posée...

 3- Ne se réunir que si c'est le moyen le plus efficace :
Avant d'être productive, une réunion doit être utile et profitable aux participants.
Avant de convoquer une réunion, faire le tour des autres moyens : téléphone, notes écrites, contacts individuels, etc... et choisir le plus efficace.

4- Ne réunir que les gens concernés, intéressés et volontaires pour atteindre les objectifs :
Remettre à chacun une convocation précise et détaillée avec note explicative et demande de suggestions afin que chacun prépare les arguments nécessaires pour exposer son point de vue.
Prévoir, pour chaque point à examiner, la fourchette de temps qui y sera consacré pour que tout le monde puisse s'expliquer, accepter les points de vue opposés et arriver à se mettre d'accord par l'évolution des parties en présence.

 5- Eliminer tout parasite extérieur ou dans la salle de réunion
Le temps de réunion est trop précieux pour le gaspiller avec des interruptions extérieures. Il convient donc d'éviter que les téléphones sonnent, que des personnes s'introduisent dans la salle, que les participants se déplacent

6- Participation active de tous
Chaque participant doit apporter sa contribution au travail de l'ensemble.
Chacun doit faire l'effort pour écouter celui qui parle. C'est le seul moyen pour progresser.
Parler et écouter sont les deux éléments de base de l'efficacité et de la productivité.

7- Choisir une méthode appropriée
Respecter l'ordre du jour et les temps impartis à chaque thème
S'abstenir de propos hors sujet, rester concentré sur le sujet traité
Désigner un secrétaire pour les prises de notes et si possible un chronométreur pour veiller au respect du temps.
Chaque réunion pouvant être différente, on ne peut utiliser la même méthode pour une réunion d'information ou de décision. Chacune nécessite des outils ou méthodes différents pour atteindre les objectifs

8- Choisir une salle et des équipements appropriés :
Type de la salle, organisation de la salle, tables en U, table ronde ou ovale, chevalets...
Prévoir la logistique à l'avance: tableau, écran, vidéo-projecteur, éclairage
Si la réunion va durer ou s'il y a des invités, prévoir un accueil, une collation, des bouteilles d'eau...