Système d'archivage électronique : l'interview de Jacques Leret

Jacques Leret est consultant expert en dématérialisation et Directeur Général de Opus Conseil.
Retrouvez-le lors de la formation "Développer un système d'archivage électronique performant"

Quels sont les avantages de la mise en place d'un système d'archivage électronique pour une entreprise ?

Comme pour tout projet de « dématérialisation », la substitution du Papier par l'Électronique amène : d'une part des gains directs, liés à la suppression des coûts de production et d'usage du papier ; d'autre part des gains indirects de productivité, liés aux changements des pratiques documentaires et à la simplification (sinon l'automatisation) des processus.

Depuis la publication de l'Article 1316-1 qui admet l'écrit sous forme électronique comme preuve au même titre que l'écrit sur support papier, à condition qu'il soit conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité (c'est-à-dire au respect strict des différentes obligations : d'authentification des documents, de traçabilité des opérations, de conservation et de restitution), les entreprises peuvent archiver directement sous format électronique, les documents d'origine électronique. Ce qui permet une diminution des coûts d'impression, de manipulation, de classement, de reproduction, d'envoi, de stockage attachés au papier.

La mise en place d'un SAE permet de regrouper et de référencer au sein d'une unique base les différents flux documentaires, ce qui réduit le temps de restitution des documents et de reconstitution des dossiers.
Concrètement, la mise en place d'un SAE permet la diminution des contraintes de sauvegardes grâce à l'archivage d'une partie importante des documents (dont ensemble des documents règlementaires) avec une réduction significative des volumes de sauvegardes.
La mise en œuvre d'un SAE justifie une refonte des processus et des organisations qui implique les archives traditionnelles et permettent une révision globale des archives pour les décennies à venir.

Quels peuvent être les impacts organisationnels de la mise en place d'un système d'archivage électronique ?

Les premiers impacts apparaissent lors de la collecte des informations relatives à l'existant. Cette étape, indispensable à l'expression de besoins et à la rédaction du cahier des charges, référence les différents flux documentaires et met à jour certaines lacunes procédurales qu'il convient de combler avant la mise en place du SAE.
De plus, une organisation doit être mise en place afin de définir les responsables et les garants de la mise à jour, du suivi et du contrôle du SAE. De ce fait on observe au sein des structures des modifications des fiches de poste, des ETP et des structures hiérarchiques.

Enfin, lors de la mise en place effective du SAE, il existe une période de transition où il peut être observé un surplus de travail dut à l'assimilation des logiciels, à la mixité des processus et à la réorganisation autour du projet. 
On constate donc que les projets de dématérialisation des Archives ont des impacts non négligeables sur les « Pratiques Quotidiennes » et sur les « Processus de travail ». Il convient donc d'identifier, de préparer et d'accompagner ces changements, avec un véritable projet de « Conduite de Changement » qui implique l'ensemble de l'entreprise. C'est à la fois un enjeu fort (en termes de gains) et une opportunité (en termes de réorganisation), comme l'ont été d'autres grands projets d'entreprise (les ERP, la Micro, Internet,…).


Quelles sont les spécificités techniques nécessaires pour garantir la recevabilité juridique des documents numériques ?

L'Archivage électronique « à valeur probante » a pour ambition de collecter et conserver la totalité des informations/documents/données qui, un jour, sont susceptibles d'être requises, dans une procédure ou litige, à titre de preuve.
Implicitement le périmètre est donc très large. Cela ne concerne pas seulement la dématérialisation des Contrats ou Adhésions signées en ligne (« les Écrits »), mais également la production interne, les flux sortants ou entrants, les emails, les données comptables, … soit des documents qui peuvent avoir une valeur probante dite seulement de  « commencement de preuve ».

Pour la totalité de ces Fonds Documentaires, dès lors qu'il est question d'archivage, il convient de respecter les règles de l'archivistique, qui, comme l'indique la norme ISO 15 489 sur le Records Management, s'appliquent au Papier comme à l'Électronique (gestion des durées de conservation, …).
En revanche, il conviendra selon la « valeur probante » des originaux électroniques, de fixer le « Niveau de Sécurisation » adapté et exigé d'un point de vue juridique, et la technologie correspondante.  Par exemple, l'usage de la Signature Électronique Simple ou Sécurisée pour les « actes authentiques », les « écrits », la Signature Électronique Avancée pour les « Factures », l'usage de Sceaux ou d'Empreintes électroniques pour les originaux électroniques ou les copies numériques.

La valeur probante d'un dispositif d'archivage n'est pas liée aux seuls supports de conservation utilisés (WORM ou non), mais dans la capacité démontrée de respecter les critères communs d'Intégrité, de Pérennité, d'Authenticité, de Traçabilité, … ainsi que les différentes normes les recommandent.
Les choix technologiques relèvent d'une analyse comparée des exigences, des risques encours, des coûts. L'audit du dispositif apporte au final, une garantie que des choix pertinents ont été faits.