Gestion des archives en entreprise et politique d'archivage

Interview d'Aline Lobut-Mader, Consultante en gestion d'archives chez Lobut Consultant.

Aline Lobut-Mader anime la formation Gérer les archives sans être archiviste

Selon vous, qu'est ce qui a changé ces dernières années dans la gestion des archives ?

Ces dernières années ont vu une explosion des échanges électroniques. La gestion des archives doit maintenant prendre en compte toutes les données immatérielles. Celles ci doivent se gérer sur les mêmes grands principes que les archives papiers, à la différence près qu'il faut se préoccuper de leur durée de vie et de leur sort final, dès leur création.
De plus, au lieu du zéro papier que ce développement devait induire, il a entrainé une augmentation du volume des documents papiers produits. Et par conséquent, une augmentation des archives à gérer.
Enfin, 3° point qui me parait très important est l'apparition de normes, sur la gestion ou la structure des données ; ces normes encadrent la profession et permettent une gestion mieux maitrisée. C'est le cas notamment de la norme Iso 15449, sur le Records Management qui donne des guides pour la gestion des documents de l'entreprise. Cette norme a été renforcée par MoReq (Modèle d'exigence pour l'organisation de l'archivage électronique) ou encore la norme Iso 23081 sur les métadonnées à prendre en compte pour l'archivage des données. On dispose également de plus de normes sur la conservation physique des données, tant papiers qu'électroniques.

Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui souhaite définir une politique d'archivage ?

Il est nécessaire de faire une analyse précise des besoins et de définir les documents vitaux dont la perte aurait des répercussions graves sur la bonne marche de l'entreprise. Il faut également définir le rôle et la responsabilité de chacun, cette stratégie devant s'inscrire dans une politique plus globale de l'entreprise.
En effet, et c'est là un des mérites de la norme Iso 15489 qui le précise, chaque acteur dans le cycle de vie des données doit être concerné par leur archivage, certes à des degrés divers mais la gestion des archives concerne tous les acteurs et non pas uniquement l'archiviste.
De plus pour définir une telle stratégie, il est nécessaire de connaître un minimum les bases de la gestion des archives pour mieux définir le mode d'application de la gestion des archives. En effet, connaître les outils qui permettent une bonne traçabilité, comme le bordereau de versement par exemple, ou qui permettent une gestion maitrisée de l'espace comme le récolement permet de mieux définir le périmètre de chaque fonction.

Vous animez pour Comundi la formation « Gérer les archives sans être archiviste », à qui s'adresse-t-elle ?

Cette formation s'adresse à toute personne dont l'entreprise désire gérer ou améliorer la gestion de ses archives. Il peut s'agir de personnes en charge de la mise sur pied de la fonction archives ou de personnes en charge de l'application d'une politique décidée en amont. Il arrive souvent que des décideurs suivent cette formation et que les opérationnels viennent dans un second temps, le volet outils et procédures permettant une application directe dans l'entreprise. Bien entendu, je dirai que pour profiter à plein de cette formation il est nécessaire de faire preuve d'un peu enthousiasme pour cette fonction qui se révèle bien plus riche que ce que certains auraient pu penser.