Travailler en mode projet - méthodes et outils - Interview de Denis Gallet

Interview Denis GALLET, formateur et coach en efficacité professionnelle et management

Il anime les formations Comundi

Travailler en mode projet

Classer, trier, ranger

Qu'est-ce que la culture projet : une manière de penser, une manière de s'organiser ?

Vous avez bien raison d'employer le mot de culture !  Car on a d'abord parlé d'organisation en mode projet. Puis on est progressivement passé de l'organisation à la culture. La culture, c'est ce que font les gens alors même qu'il n'est écrit nulle part qu'ils doivent faire comme cela.  Cela inclut donc l'interprétation que les gens font des règles voire des astuces qu'ils trouvent pour rendre celles-ci plus efficaces.

Travailler en mode projet, c'est savoir interagir avec des personnes de services, de métiers voire d'entreprises différentes. Il y a un planning défini, des étapes à respecter. Il est important de trouver sa place, sa contribution au sein de l'équipe. 

Quels sont les comportements efficaces pour coopérer ?

Ce qui est efficace c'est ce qui atteint son but. Et comme dans un projet il s'agit d'atteindre collectivement un but, l'équipe projet a besoin de toutes sortes de qualités humaines. Le perfectionniste permettra  de réviser le travail, de vérifier qu'on n'oublie rien, le visionnaire donnera un cap, telle autre personne saura réduire les divergences, etc. La liste des comportements efficaces ne saurait donc être close. Tout dépend du projet dont il s'agit, des objectifs visés.

Mais on comprend bien avec ce que je viens de dire que ce qui compte est la capacité de fonctionner en complémentarité avec sa personnalité et celle des autres.

De manière très synthétique on peut nommer trois points.

• Etre «carré» et très performant sur sa compétence technique: respecter les jalons, travailler en fonction d'attendus précis, proposer des solutions innovantes.
• Etre «rond» dans sa communication, c'est-à-dire savoir alterner positions hautes et basses dans la communication, accepter de commander et d'être commandé, savoir écouter. Bien sûr l'humour n'est pas inutile. C'est même très efficace face aux difficultés des relations humaines.
• Enfin coopérer, n'est pas collaborer. Une personne qui collabore délivre une prestation sans avoir la vision globale du projet dans lequel son action s'insère. Par différence coopérer, c'est être impliqué à tous les niveaux: de la définition du problème à sa résolution. Cela impose de faire un effort pour comprendre et proposer une vision globale. Avoir une vision originale de quelque chose qui n'existe pas encore, cela s'appelle être créatif.

Comment anticiper, planifier, réagir et s'adapter ?

La relation au temps est tout à fait centrale. Vous savez, un adage dit: si jeunesse savait et si vieillesse pouvait. Et bien c'est exactement pareil pour la vie des projets. C'est à la fin qu'on sait comment on aurait dû l'initier, puis le développer.

Tout projet commence par un planning et une définition des contributions de chacun. Il existe des outils pour bien suivre un projet, et sur un mode individuel, cela implique une gestion différente du temps.

Il faut aussi savoir s'adapter

Bien sûr des méthodes il y en a.  Mais pas pour tout. Et donc il faut accepter que parfois on travaille sur une option qui n'est pas retenue. On ne peut tout anticiper.. Ne dit-on pas qu'un créatif est quelqu'un qui, lorsqu'il trouve une aiguille dans une botte de foin, cherche la deuxième.  

De même, il faut être à la fois pro actif et réactif !

Etre pro-actif est une qualité de gestionnaire. On anticipe, on envisage les risques et on les couvre par un plan B. Sans forcément le dire. Et on attend. Etre réactif est une qualité de manager de projet. On connait la finalité et on observe les signaux faibles pour corriger la trajectoire. En état de veille. On réagit. On alerte. Un peu comme le fait le pilote d'un bateau à voile. Ce sont deux manières différentes de vivre le temps, et la seconde me semble plus essentielle que la première dans la vie d'un projet.

Pour qui avez-vous conçu ce stage ?

Ce stage est plutôt fait pour les personnes qui travaillent régulièrement ou ponctuellement sur des projets et qui souhaitent acquérir les méthodes et outils pour mieux s'organiser, être plus efficace, jongler avec différentes tâches.. Mieux vivre en mode projet.

A côté des gens qui ont toujours voulu vivre en mode projet (les concepteurs de jeux vidéo par exemple) beaucoup de personnes vivent le travail dans un mode de fonctionnement très hiérarchique, avec des procédures qu'il faut respecter à la lettre. Parfois le travail évolue, on leur demande, pour une partie de leur temps, de travailler en mode projet.

A ce moment-là il est important qu'elles acquièrent les repères qui leur permettent de vivre le mieux possible cette transition vers un nouveau mode de fonctionnement. Et c'est pour ces personnes que le stage a été conçu.

Pourriez-vous vous présenter en quelques mots.

En quelques mots ! Alors il m'en faudra trois : faciliter le travail. Faire que le travail soit plus facile, après le stage, qu'avant. Travailler c'est produire une action qui satisfasse des normes. C'est de l'énergie structurée par de l'information comme disent les économistes. Or ce n'est pas simple d'être efficace, il faut intégrer des règles, les comprendre et, si on veut les appliquer avec succès, trouver une manière personnelle de les jouer.

Pour moi, un formateur doit informer, c'est-à-dire, dire les normes. Mais il doit aussi proposer des exercices créatifs et des entraînements qui permettent à la personne de se projeter dans l'action nouvelle qui lui est proposée.

J'anime des stages sur les trois thématiques du management, de l'efficacité professionnelle et de la communication depuis 25 ans. Et mes sujets d'intérêts sont le changement - Ecole de palo-Alto (association Paradoxes.asso), et la pratique du discernement dans la décision (association discernement.org).

janvier 2016