Plateforme d'Archivage Electronique : retour d'expérience

Interview d'Irène Barbieri

Irène Barbieri est Conservatrice générale de bibliothèque, chef du bureau documentation et archives, Ministère de l'économie, des finances et de l'emploi

Elle intervient sur la conférence L'archivage électronique à valeur probante en pratique.

Vous avez mis en place une plateforme d'archivage électronique à valeur probante, pouvez-vous retracer les étapes du projet ?

Le projet ARCADE fait l'objet d'un programme pluri annuel. La V1 - création d'une plate forme d'archivage électronique à valeur probante est opérationnelle depuis juin 2008. La V2 - création des interfaces pour les utilisateurs fait l'objet d'un cahier des charges en cours d'élaboration. Une expérimentation d'un connecteur entre une application métier - marchés publics de l'Etat - et ARCADE sera opérationnelle en 2009. Un ROI accompagne le projet depuis le début, il a été revu et corrigé en 2008.

Aujourd'hui, vous travaillez à la conception de l'interface utilisateurs, pourquoi cette étape n'a pas été traitée plus en amont dans le projet ?

Le système ARCADE des administrations financières a été conçu pour répondre à une organisation complexe. Plus de 50 directions et services ont l'obligation de déposer leurs documents au service des archives dans un contexte d'évolutions et de restructurations des services imposées par la RGPP (Révision Générale des Politiques Publiques).
Il a été décidé d'offrir d'abord des prestations d'archivage électronique avec un socle robuste et performant qui correspond à l'outil du service des archives. La présentation de ce nouveau service rassure les directions versantes et les engage à faire évoluer leurs pratiques de production ou à les adapter.
La complexité organisationnelle des administrations financières oblige le service des archives à proposer plusieurs systèmes d'interfaces utilisateurs adaptés aux directions clientes (prise en compte des applications métiers, des bases de données de gestion des documents, de la production des dossiers bureautiques, de la dématérialisation via la numérisation des dossiers papier ...). Le cahier des charges de la V2 est élaboré avec les directions et à partir d'un dialogue constructif prenant en compte leurs particularités et leurs systèmes d'information.

Cela fait plus de 3 ans que vous êtes impliquée dans le projet, quels conseils donneriez-vous à ceux qui démarrent un projet d'archivage électronique ?

Un préalable me semble indispensable : moderniser le service des archives. Le projet ARCADE est un volet de cette modernisation. En trois ans 2005-2008 le service des archives des administrations financières avec l'aide de consultants a pris en compte un plan de performance annuel, la démarche qualité et les attentes de ses clients par des enquêtes, un contrôle de gestion rigoureux et un suivi des coûts complets. La réévaluation des procédures, un portail offert aux directions, des recrutements et des formations ont constitué les étapes du plan de performance. Les archivistes ont en profondeur modifié leur perception de leur métier ce qui les a normalement conduits à intégrer l'archivage électronique dans leurs prestations, leurs procédures et leurs compétences. Les excellentes relations avec les informaticiens ont contribué à cette évolution significative de leur métier. Une politique de performance s'appliquant aux sources papier et électronique a eu aussi pour effet de valoriser les archives historiques sur le site internet des ministères.