Maîtrise des frais généraux

Interview de Philippe Gaillard

Philippe Gaillard est consultant au sein de Gaillard Conseil.

La bonne santé de l'entreprise passe par la maîtrise des frais généraux. Quand faut-il agir ?

Il faut agir en permanence, en amont de la dépense, et sur la durée. Un pilotage optimisé des frais généraux passe par un encadrement des dépenses via des règles précises, transparentes et équitables, applicables à tous les salariés sans exception, et des politiques d'entreprise fixant la marche à suivre, pour une catégorie de dépenses par exemple (voyages, véhicules, etc...). Toutes ces règles visent à permettre à l'entreprise d'identifier des leviers de pilotage (coût moyen, budget maximum par dépense, règle d'utilisation, ...) de ces frais, de les budgéter sans encombre, de les réduire éventuellement, et surtout de les recadrer en cas de dérapages.

Par quelle action simple le responsable des services généraux peut-il commencer ?

Une action simple est justement la réalisation d'un état des lieux de ces règles et politiques d'entreprise, de les créer ou de les formaliser le cas échéant, de les communiquer au sein de toute l'entreprise, afin de préciser les « règles du jeu ».

Quel conseil donneriez-vous à un collaborateur soucieux de revoir ses contrats de prestataires ?

Une négociation réussie avec un prestataire passe obligatoirement par une définition précise de son besoin, par la rédaction d'un cahier des charges de la prestation à sous traiter. Mon conseil est de réaliser, avec les utilisateurs concernés dans l'entreprise, un cahier des charges pour toutes les dépenses significatives et de réaliser régulièrement des appels d'offres. Un besoin mal défini restreint clairement la marge de manœuvre de l'entreprise vis-à-vis de ses prestataires.