Interview sur l'archivage électronique

Interview de Jacques Leret

Jacques Leret est consultant expert en dématérialisation et directeur général d'Opus Conseil.

Il anime la formation Développez un système d'archivage électronique performant

Qu'est ce qu'une entreprise peut attendre de la mise en place d'un archivage électronique ?

Comme pour tout projet de « dématérialisation », la substitution du papier par l'électronique amène : d'une part des gains directs, liés à la suppression des coûts de production et d'usage du papier ; d'autre part des gains indirects de productivité, liés aux changements des pratiques documentaires et à la simplification des processus.

Concernant les archives en particulier, il est important de prendre conscience de ce que représentent les coûts d'impression, de manipulation, de classement, de reproduction, d'envoi, de stockage attachés au papier, ce qui fait qu'1 ml d'archives conservés 10 ans représente un coût de 500 €, dont seulement 1/3 pour le stockage lui-même.

Les technologies informatiques sont capables d'assurer un archivage électronique pour environ 2.000 à 5.000 € le To par an, alors que l'équivalent papier, soit 5 Kml, nécessite entre 15.000 à 20.000 €/an.

Au-delà, des coûts directs et indirects, le « Records Management » participe à la mise en conformité des entreprises (« Compliance »), c'est-à-dire au respect strict des différentes obligations : d'authentification des documents, de traçabilité des opérations, de conservation et de restitution (comme l'indiquent les lois US SOX ou LSF en France, BALE II, ...).

Certaines structures n'osent pas passer le cap de la dématérialisation. Quels sont les freins et comment les lever ?

Les évolutions du contexte juridique entre 2000 et 2002 en faveur de la reconnaissance légale des « écrits » (et de la signature) électroniques ont d'abord suscitées des débats en particulier sur les conditions de conservation des documents (normes et recommandations en matière de supports).
Aujourd'hui ces débats sont clos, et les évolutions constantes du contexte légal en faveur de la dématérialisation (dématérialisation fiscale des factures, des bulletins de salaire, instruction fiscale 13L, ...) sont autant d'incitation pour les entreprises.

Il reste que les projets de dématérialisation des archives, comme celle des flux entrants ou sortants, ont des impacts non négligeables sur les « pratiques quotidiennes » et sur les « processus de travail ». Il convient donc d'identifier, de préparer et d'accompagner ces changements, avec un véritable projet de « conduite de changement » qui peut impliquer l'ensemble de l'entreprise. C'est à la fois un enjeu fort (en termes de gains) et une opportunité (en termes de réorganisation), comme l'ont été d'autres grands projets d'entreprise (les ERP, la Micro, Internet, ...).

La dématérialisation est probablement l'une des dernières grandes révolutions technologiques pour les entreprises.

Quelles sont les spécificités techniques à respecter pour disposer d'un système d'archivage électronique dit probant ?

L'archivage électronique « à valeur probante » a pour ambition de collecter et conserver la totalité des informations/documents/données qui, un jour, sont susceptibles d'être requises, dans une procédure ou litige, à titre de preuve. Implicitement le périmètre est donc très large. Cela ne concerne pas seulement la dématérialisation des contrats ou adhésions signés en ligne (« les écrits »), mais également la production interne, les flux sortants ou entrants, les emails, les données comptables, ... qui peuvent avoir une valeur probante dite de « commencement de preuve ».

Pour la totalité de ces fonds documentaires, dès lors qu'il est question d'archivage, il convient de respecter les règles de l'archivistique, qui comme l'indique la norme ISO 15 489 sur le Records Management, s'appliquent au papier comme à l'électronique.